Ceo Executive Assistant&Office Coordinator
Pubblicato il 07-09-2026 - MERMEC STE in Italia
Position Mission
L’Executive Assistant lavorerà a stretto contatto con il CEO, supportandolo nella gestione delle attività quotidiane e contribuendo ad assicurare un efficace flusso di informazioni all’interno dell’organizzazione. Sarà inoltre un punto di riferimento per il coordinamento delle attività di direzione, office management e accoglienza presso la sede aziendale, garantendo elevati standard di efficienza, organizzazione e professionalità.
Responsibilities
- Supporto diretto al CEO nella gestione delle attività quotidiane, garantendo elevati standard di efficienza, precisione e riservatezza.
- Gestione dell'agenda, con pianificazione e coordinamento di meeting, visite, eventi e trasferte.
- Organizzazione e coordinamento delle riunioni di Direzione, predisposizione dei materiali e follow-up delle attività concordate.
- Interfaccia con funzioni aziendali interne, clienti, fornitori e stakeholder esterni.
- Predisposizione di presentazioni, reportistica, documentazione amministrativa e supporto alle attività della Direzione.
- Gestione di note spese,
richieste di acquisto e pratiche amministrative.
- Coordinamento delle attività di reception e office management, inclusi l'accoglienza di ospiti e visitatori, la gestione degli spazi comuni e delle sale riunioni, nonché il supporto operativo ai servizi generali della sede.
Qualifications
- Esperienza pregressa (2-4 anni) in ruoli di Executive Assistant, Personal Assistant o Office Manager, preferibilmente in contesti strutturati.
- Ottime doti relazionali e comunicative, resistente orientamento alla collaborazione.
- Proattività, capacità organizzative, precisione e gestione efficace delle priorità.
- Elevata riservatezza e professionalità nella gestione di informazioni sensibili.
- Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel, PowerPoint, Outlook e Teams.
- Esperienza nell'utilizzo di strumenti di AI applicati alle attività di segreteria, organizzazione, produzione documentale e supporto