Executive Support
Pubblicato il 07-09-2026 - UNIMATIC in Roma
UNIMATIC è alla ricerca di un/una Executive Support & Operations Coordinator da inserire nel proprio team presso la sede di Milano.La figura avrà un ruolo trasversale a supporto della Direzione e dei diversi reparti aziendali, contribuendo al coordinamento delle attività operative, organizzative e di back office e garantendo un flusso di lavoro snello tra team interni, collaboratori e partner esterni.Il ruolo prevede inoltre attività di supporto grafico operativo, per le quali è richiesta una buona padronanza dei principali strumenti della Adobe Creative Suite.Responsabilità principaliSupporto alla Direzione nelle attività quotidiane, con l'obiettivo di ottimizzare le comunicazioni interne, il flusso operativo e le attività di back office aziendale.Gestione e organizzazione di agende, appuntamenti, eventi e viaggi di lavoro.Coordinamento delle attività organizzative relative a meeting e appuntamenti aziendali.Supervisione dell'ordine e della preparazione della sala riunioni,
inclusa la gestione delle eventuali forniture necessarie.Gestione e filtraggio delle comunicazioni con partner, collaboratori e potenziali contatti esterni.Monitoraggio delle caselle di posta elettronica di riferimento, con particolare attenzione alle comunicazioni relative a progetti attivi o in fase di sviluppo.Archiviazione e organizzazione, sia digitale sia cartacea, della documentazione rilevante per l'azienda.Gestione, organizzazione e aggiornamento dei contatti aziendali e dei database sulle piattaforme utilizzate internamente.Creazione, gestione e aggiornamento di database, tabelle, report e file operativi tramite Apple Numbers, con capacità di organizzare e strutturare i dati in modo chiaro e funzionale.Aggiornamento periodico delle schede e della documentazione relativa ai progetti speciali in fase di sviluppo.Coordinamento delle task condivise, monitoraggio delle scadenze e gestione dei reminder relativi alle attività giornaliere e settimanali.Supporto nel follow-up delle attività