Executive Support
Pubblicato il 07-09-2026 - UNIMATIC in Monza
UNIMATIC è alla ricerca di un/una Executive Support & Operations Coordinator da inserire nel proprio team presso la sede di Milano.
La preghiamo di leggere attentamente le informazioni contenute in questo annuncio di lavoro per comprendere esattamente cosa ci si aspetta dai potenziali candidati.
La figura avrà un ruolo trasversale a supporto della Direzione e dei diversi reparti aziendali, contribuendo al coordinamento delle attività operative, organizzative e di back office e garantendo un flusso di lavoro efficiente tra team interni, collaboratori e partner esterni.
Il ruolo prevede inoltre attività di supporto grafico operativo, per le quali è richiesta una buona padronanza dei principali strumenti della Adobe Creative Suite.
Responsabilità principali
- Supporto alla Direzione nelle attività quotidiane, con l'obiettivo di ottimizzare le comunicazioni interne, il flusso operativo e le attività di back office aziendale.
- Gestione e organizzazione di agende, appuntamenti, eventi e viaggi di lavoro.
- Coordinamento delle attività organizzative relative a meeting e appuntamenti aziendali.
- Supervisione dell'ordine e della preparazione della sala riunioni, inclusa la gestione delle eventuali forniture necessarie.
- Gestione e filtraggio delle comunicazioni con partner, collaboratori e potenziali contatti esterni.
- Monitoraggio delle caselle di posta elettronica di riferimento, con particolare attenzione alle comunicazioni relative a progetti attivi o in fase di sviluppo.
- Archiviazione e organizzazione, sia digitale sia cartacea, della documentazione rilevante per l'azienda.
- Gestione, organizzazione e aggiornamento dei contatti aziendali e dei database sulle piattaforme utilizzate internamente.
- Creazione, gestione e aggiornamento di database, tabelle, report e file operativi tramite Apple Numbers, con capacità di organizzare e strutturare i dati in modo trasparente e funzionale.
- Aggiornamento periodico delle schede e della documentazione relativa ai progetti sp