07 set - Varese
UNIMATIC
UNIMATIC è alla ricerca di un/una Executive Support & Operations Coordinator da inserire nel proprio team presso la sede di Milano.
La figura avrà un ruolo trasversale a supporto della Direzione e dei diversi reparti aziendali, contribuendo al coordinamento delle attività operative, organizzative e di back office e garantendo un flusso di lavoro ottimizzato tra team interni, collaboratori e partner esterni.
Il ruolo prevede inoltre attività di supporto grafico operativo , per le quali è richiesta una buona padronanza dei principali strumenti della Adobe Creative Suite .
Responsabilità principali
- Supporto alla Direzione nelle attività quotidiane, con l'obiettivo di ottimizzare le comunicazioni interne, il flusso operativo e le attività di back office aziendale.
- Gestione e organizzazione di agende, appuntamenti, eventi e viaggi di lavoro.
- Coordinamento delle attività organizzative relative a meeting e appuntamenti aziendali.
- Supervisione dell'ordine e della preparazione della sala riunioni, inclusa la gestione delle eventuali forniture necessarie.
- Gestione e filtraggio delle comunicazioni con partner, collaboratori e potenziali contatti esterni.
- Monitoraggio delle caselle di posta elettronica di riferimento, con particolare attenzione alle comunicazioni relative a progetti attivi o in fase di sviluppo.
- Archiviazione e organizzazione, sia digitale sia cartacea, della documentazione rilevante per l'azienda.
- Gestione, organizzazione e aggiornamento dei contatti aziendali e dei database sulle piattaforme utilizzate internamente.
- Creazione, gestione e aggiornamento di database, tabelle, report e file operativi tramite Apple Numbers, con capacità di organizzare e strutturare i dati in modo chiaro e funzionale.
- Aggiornamento periodico delle schede e della documentazione relativa ai progetti speciali in fase di sviluppo.
- Coordinamento delle task condivise, monitoraggio delle scadenze e gestione dei reminder relativi alle attività giornaliere e settimana
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