Executive Assistant
Pubblicato il 08-09-2026 - bbspa_Group in Firenze
bbspa_Group ricerca una nuova risorsa per il ruolo di Executive Assistant, a stretto contatto con Régis Boudon-Doris, SVP Creative Development. La posizione avrà un ruolo centrale nel supporto alla direzione, nel coordinamento operativo, nella comunicazione internazionale e nella relazione con clienti, partner e prospect. Richiede sensibilità relazionale, organizzativa ed estetica, insieme alla capacità di operare con naturalezza in un contesto creativo, strategico e internazionale.
La persona selezionata sarà un punto di collegamento essenziale tra la direzione creativa, il team bbspa e gli interlocutori esterni. Contribuirà a rendere più fluido il lavoro quotidiano, più chiara la comunicazione e più strutturata la gestione delle opportunità commerciali, progettuali, strategiche e di ricerca e sviluppo.
Per chi desidera lavorare in un contesto internazionale, dinamico e orientato all’eccellenza, questa posizione rappresenta un’opportunità per contribuire da vicino allo sviluppo di progetti di alto profilo nel mondo hospitality, wellness, spa e real estate.
Responsabilità principali
- Supportare direttamente la direzione nella gestione di agenda, priorità, meeting, follow-up e documentazione.
- Facilitare la comunicazione tra Régis Boudon-Doris e il team bbspa, in Italia e all’estero.
- Gestire contatti, relazioni e follow-up con clienti, prospect, partner e interlocutori internazionali.
- Preparare, revisionare e organizzare documenti, presentazioni, email, note e materiali commerciali.
- Contribuire alle attività legate a strategia di comunicazione, marketing, CRM, contenuti, sviluppo relazionale e supporto ai progetti di R&D.;
- Garantire ordine, riservatezza, affidabilità e continuità nella gestione delle informazioni e delle attività operative.
Profilo richiesto
- Italiano, inglese e francese fluenti, scritti e parlati.
- Ottima padronanza di Word, PowerPoint, Excel, Outlook e dei principali strumenti di scrittura, presentazione e organizzazione.
- Buona conoscenza di strumenti grafici di base come Canva, Adobe Express, PowerPoint avanzato o equivalenti.
- Esperienza o dimestichezza con CRM, idealmente Pipedrive, e strumenti digitali per gestione contatti, task e pipeline commerciali.
- Buona conoscenza dell’ecosistema Apple e familiarità con strumenti di intelligenza artificiale applicati alla produttività, alla scrittura e alla ricerca.
- Conoscenza di base dei principi di marketing, comunicazione aziendale e relazione commerciale.
- Precisione, discrezione, maturità emotiva, spirito pratico, flessibilità e capacità di lavorare con interlocutori internazionali.
Cosa cerchiamo
Cerchiamo una persona affidabile, organizzata, elegante nei modi, curiosa e proattiva, capace di lavorare vicino alla direzione con assoluta riservatezza e senso di responsabilità. Per la natura del ruolo saranno particolarmente valorizzate sensibilità relazionale, intelligenza comunicativa, cura del dettaglio, ascolto, equilibrio e capacità di muoversi con naturalezza tra attività organizzative, creative, strategiche e commerciali.
Il ruolo richiede inoltre capacità di anticipare le necessità, gestire priorità variabili, affrontare momenti di pressione con lucidità e rappresentare l’azienda con professionalità nei rapporti interni ed esterni.
Cosa offriamoOffriamo un ruolo di fiducia a stretto contatto con la direzione creativa, esposizione a progetti internazionali di alto livello e possibilità di crescita professionale.
La persona selezionata sarà coinvolta in attività trasversali tra organizzazione, comunicazione, marketing, sviluppo commerciale, relazione con clienti e partner e supporto ai progetti di R&D.;
Contesto bbspa_Group opera all’intersezione tra hospitality, wellness, spa, real estate e progetti di sviluppo internazionale. La posizione avrà sede principale a Firenze e offrirà una collaborazione stretta con la direzione creativa, il senior management e un team distribuito tra Italia e mercati esteri, contribuendo a progetti in cui organizzazione, comunicazione, sensibilità estetica e pensiero strategico si incontrano.
Remunerazione e benefit La remunerazione sarà definita in base all’esperienza, alla seniority, alle competenze linguistiche, alla padronanza degli strumenti digitali e alla coerenza complessiva del profilo con il ruolo. Per profili junior o con esperienza iniziale coerente con la posizione, la remunerazione lorda annua indicativa è compresa tra 25.000 € e 30.000 €.
In funzione del profilo selezionato e della modalità di collaborazione definita, il pacchetto potrà includere strumenti di lavoro adeguati, esposizione diretta a progetti internazionali, possibilità di crescita competente, formazione sul campo e coinvolgimento progressivo in attività strategiche, creative, commerciali e di R&D.;
Modalità di candidatura
Il livello di seniority, l’inquadramento e la modalità contrattuale saranno valutati in base all’esperienza, alla qualità del profilo e alla coerenza con le esigenze operative dell’azienda.
Le persone interessate possono inviare il proprio CV e una breve presentazione, indicando esperienza rilevante, competenze linguistiche, familiarità con strumenti digitali, disponibilità rispetto alla sede di Firenze e motivazione specifica per il ruolo.
bbspa_Group is looking for a highly organized, discreet and reliable Executive Assistant to work closely with Régis Boudon-Doris, SVP Creative Development. This is a central coordination role, supporting senior management, international communication, operational priorities and relationships with clients, partners and prospects. It requires relational intelligence, organizational sensitivity and the ability to operate with confidence in a creative, strategic and international environment.
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The successful candidate will act as a key link between creative direction, senior management, the bbspa team and external stakeholders, helping to make daily work smoother, communication more effective and the management of commercial, project, strategic and research-driven opportunities more structured.
Main responsibilities
- Provide direct support to senior management in managing agenda, priorities, meetings, follow-ups and documentation.
- Facilitate communication between Régis Boudon-Doris and the bbspa team in Italy and abroad.
- Manage contacts, relationships and follow-ups with clients, prospects, partners and international stakeholders.
- Prepare, review and organize documents, presentations, emails, notes and commercial materials.
- Contribute to communication strategy, marketing activities, CRM coordination, content development, relationship building and support for creative research and R&D; projects.
- Ensure order, confidentiality, reliability and continuity in the management of information and operational activities.
Required profile
- Fluent Italian, English and French, both written and spoken.
- Excellent command of Word, PowerPoint, Excel, Outlook and the main tools for writing, presentation and organization.
- Good knowledge of basic graphic tools such as Canva, Adobe Express, advanced PowerPoint or equivalent solutions.
- Experience with CRM tools, ideally Pipedrive, and digital tools for contact management, tasks and commercial pipelines.
- Good knowledge of the Apple ecosystem and familiarity with artificial intelligence tools for productivity, writing, research and synthesis.
- Basic understanding of marketing, corporate communication and client relationship management.
- Precision, discretion, emotional maturity, practical intelligence, flexibility and the ability to interact confidently with international stakeholders.
What we are looking for
We are looking for a reliable, organized, polished, curious and proactive professional, able to work closely with senior management with absolute confidentiality and a strong sense of responsibility. Given the nature of the role, particular value will be placed on relational sensitivity, communication intelligence, attention to detail, listening skills, balance and the ability to move naturally between organizational, creative, strategic and commercial activities. The role also requires the ability to anticipate needs, manage changing priorities, handle pressure with clarity and represent the company professionally in both internal and external relationships.
What we offer A trusted role working closely with creative direction and senior management, with exposure to high-level international projects, opportunities for professional growth and involvement in activities spanning organization, communication, marketing, business development, client and partner relationships and support for R&D; projects.
Context bbspa_Group works at the intersection of hospitality, wellness, spa, real estate and international development projects. Based mainly in Florence, the role offers close exposure to creative direction, senior management and a team operating across Italy and international markets, contributing to projects where organization, communication, aesthetic sensitivity and strategic thinking come together.
Remuneration and benefits
Remuneration will be defined according to the candidate’s experience, seniority, language skills, digital capabilities and overall fit with the role. For junior profiles or candidates with initial experience aligned with the position, the indicative annual gross remuneration range is between €25,000 and €30,000.
Depending on the selected profile and collaboration model, the overall package may include appropriate work tools, direct exposure to international projects, professional growth opportunities, on-the-job learning and progressive involvement in strategic, creative, commercial and R&D-related; activities.
How to apply
Interested candidates are invited to send their CV together with a short introduction, highlighting their relevant experience, language skills, familiarity with digital tools, availability for the Florence-based role and motivation for the position.