Office Assistant - Milano centro

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ppbRuolo: /b Office Assistant /p pbSettore: /b Società di Gestione del Risparmio (SGR) / Financial Services /p pbSede di lavoro: /b Milano /p pbOrario di lavoro: /b Full-time, 10:00 – 19:00 (con 1 ora di pausa pranzo) /p pbOfferta contrattuale: /b tempo indeterminato, RAL fino a 32K, ticket giornalieri, welfare 3k annuali, assicurazione sanitaria integrativa + chech up sanitario annuale. /p pbDescrizione del Ruolo: /b /p pLa figura selezionata si occuperà della gestione dell'accoglienza, delle attività amministrative di supporto e del presidio della reception, garantendo uno standard elevato di professionalità e riservatezza. /p pLa figura opererà in costante sinergia all'interno di un team di servizi generali composto da altre due risorse, assicurando la copertura ottimale delle attività nella fascia oraria di riferimento (con focus sul presidio pomeridiano fino alle 19:00). /p pbResponsabilità e Attività Principali: /b /p pbFront Desk Accoglienza (in affiancamento alla risorsa di Reception) /b /p ul liAccoglienza e gestione di clientela, investitori, advisor e fornitori in conformità con i protocolli di sicurezza aziendali. /li liPresidio e gestione del centralino telefonico: smistamento chiamate e gestione delle comunicazioni in entrata e in uscita (in italiano e inglese). /li liGestione, pianificazione e preparazione delle sale riunioni per i meeting operativi e con la clientela (prenotazioni, allestimento, pranzi e coffee break). /li liCoordinamento per organizzazione meetings. /li /ul pbAmministrazione Office Support /b /p ul liGestione della posta in entrata e uscita (e relativa protocollazione), corrieri espressi e raccomandate. /li liSupporto alla prenotazione di viaggi, trasferte, voli e soggiorni per il team di gestione e la direzione.



/li liSupporto operativo per la preparazione di presentazioni, stampe, rilegature, documentazione societaria o archiviazione di contratti e fatture passive d'ufficio nonché documenti per i CDA della società. /li liMonitoraggio degli ordini di cancelleria, materiale di consumo e forniture per le sale riunioni. /li liRedazione delle rendicontazione delle note spese e supporto nella richiesta dei rimborsi medici. /li /ul pbCoordinamento dei Servizi Generali /b /p ul liCollaborazione continua con i servizi generali per la supervisione dei manutentori esterni, servizi di pulizia, IT e fornitura degli impianti aziendali nonché della sicurezza sul lavoro. /li liSegnalazione e tracciamento tempestivo di eventuali anomalie o guasti logistici all'interno degli uffici. /li /ul pbRequisiti e Qualifiche: /b /p ul libEsperienza: /b Gradita esperienza pregressa (2-4 anni) in ruoli analoghi (Receptionist, Office Assistant, Executive Assistant) /li libLingue: /b Conoscenza fluente della lingua inglese (sia parlata che scritta), indispensabile per l'interazione con controparti e investitori internazionali. /li libCompetenze Informatiche: /b Ottima padronanza del Pacchetto Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) e familiarità con sistemi di gestione sale riunioni/centralini VoIP. /li libFlessibilità oraria: /b Effettiva disponibilità a coprire il turno 10:00 – 19:00. /li /ul pbCompetenze Trasversali: /b /p ul liElevata riservatezza e discrezione nella gestione di informazioni confidenziali. /li liForte attitudine al lavoro di squadra e spiccata capacità di coordinamento con il team Operations e Facility. /li liEccellenti doti relazionali, orientamento al servizio e capacità di gestione dello stress nei momenti di picco di lavoro. /li /ul /p #J-18808-Ljbffr

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