ADDETTA ALLA SEGRETERIA

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Job description

Posizione

Addetto/a alla Segreteria

Responsabilità principali

- Gestione quotidiana delle comunicazioni telefoniche e via email, con risposta tempestiva e smistamento alle aree competenti;

- Organizzazione degli appuntamenti e coordinamento degli incontri interni per garantire un flusso di lavoro snello;

- Supporto amministrativo nella preparazione, gestione e archiviazione di documenti e report con precisione e cura;

- Collaborazione costante con i diversi reparti aziendali per facilitare la comunicazione interna e il coordinamento operativo;

- Partecipazione a brevi riunioni periodiche per aggiornamenti sullo stato delle attività e pianificazione delle priorità;

- Gestione autonoma del tempo e delle priorità, anche in situazioni di imprevisti o richieste urgenti.

Requisiti richiesti

- Esperienza comprovata in ruoli di segreteria o amministrazione;

- Eccellente padronanza della lingua italiana, sia scritta che parlata, con ottime capacità comunicative;

- Buona conoscenza degli strumenti informatici di base, in particolare del pacchetto Office (Word, Excel, Outlook);

- Capacità organizzative solide e attitudine alla gestione autonoma delle attività lavorative;

Impegno settimanale: 20h, dal lunedì al venerdì
Orario: 8:30-12:30

luogo di lavoro:

Scandicci

Requirements

La giornata tipo dell'addetto alla segreteria inizia con la verifica delle comunicazioni ricevute via email e telefono, rispondendo prontamente alle richieste e smistando le informazioni ai reparti competenti. Durante le ore di lavoro, distribuite dal lunedì al venerdì dalle 8:30 alle 12:30, l'addetto organizza gli appuntamenti e coordina gli incontri interni, assicurando un flusso di lavoro efficiente tra i vari team. La collaborazione con colleghi di diversi reparti è costante, facilitando la comunicazione e il supporto amministrativo quotidiano. Periodicamente,



partecipa a brevi riunioni per aggiornare lo stato delle attività e pianificare le priorità. Nel corso della giornata, si occupa della preparazione e archiviazione di documenti e report, garantendo precisione e tempestività. L'addetto utilizza principalmente il pacchetto Office, inclusi Word, Excel e Outlook, per gestire documenti, fogli di calcolo e corrispondenza elettronica. Tra le sfide più comuni vi è la gestione efficace del tempo e delle priorità, affrontata con autonomia e organizzazione. Questa posizione offre l'opportunità di sviluppare competenze amministrative e comunicative in un ambiente dinamico e strutturato. L'addetto alla segreteria gestisce quotidianamente le comunicazioni telefoniche e via email, rispondendo alle richieste e indirizzandole ai reparti appropriati. Organizza gli appuntamenti, coordinando gli orari per evitare sovrapposizioni e garantire la disponibilità delle persone coinvolte. Supporta l'amministrazione preparando documenti e report, curandone la correttezza e la presentazione. In situazioni di imprevisti, come modifiche dell'ultimo minuto agli appuntamenti o richieste urgenti, prende decisioni rapide per riorganizzare le attività senza compromettere l'efficienza. Collabora con i vari reparti per assicurare che le informazioni circolino senza intoppi, facilitando il lavoro di squadra e contribuendo al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Esperienza pregressa in ruoli di segreteria o amministrazione, con comprovata capacità di gestione autonoma delle attività. Ottima conoscenza della lingua italiana, sia scritta che parlata, e abilità comunicative efficaci. Competenza nell'uso degli strumenti informatici di base, in particolare del pacchetto Office (Word, Excel, Outlook). Capacità di organizzazione e gestione del tempo, con attitudine a lavorare in modo responsabile e proattivo. Disponibilità a lavorare part-time per 20 ore settimanali, dal lunedì al venerdì, dalle 8:30 alle 12:30, in un contesto aziendale dinamico e strutturato.

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