Office Manager & Sales Assistant

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Sia è un gruppo di management consulting globale di nuova generazione. Fondata nel 1999, siamo nati digitali. Oggi le nostre competenze in strategia e management sono potenziate dalla data science, valorizzate dalla creatività e orientate da un forte senso di responsabilità.

Sia crede nel cambiamento come opportunità e affianca i propri clienti nell’avviare, gestire e trarre pieno beneficio dai processi di trasformazione. Grazie a competenze consolidate in un’ampia gamma di settori e servizi, i nostri consulenti affiancano clienti in tutto il mondo. Per la nostra sede di Milano siamo alla ricerca di una figura di Office Manager & Team Assistant / Sales Assistant : un ruolo centrale e trasversale, a diretto contatto con il management, pensato per chi vuole essere un punto di riferimento organizzativo e operativo per tutta l’azienda.

Di cosa ti occuperai: 1) Gestione ufficio e facility Gestione operativa dell’ufficio di Milano (rapporti con la proprietà, acquisti, fornitori) Coordinamento con la sede di coworking di Roma (gestione contratto e accessi team) Supporto nella ricerca di nuovi spazi ufficio 2) Amministrazione e finance Gestione pagamenti aziendali (stipendi, fornitori, adempimenti) tramite bonifici, carte di credito e home banking, con relativo rapporto con la banca Elaborazione mensile delle note spese aziendali Supporto amministrativo per il rinnovo di documentazione societaria (es. CCIAA, DURC, visura camerale, assicurazioni) e adempimenti vari, in coordinamento con lo studio fiscale 3) Eventi e comunicazione interna Organizzazione di piccoli eventi aziendali e team building (acquisti, logistica, catering, prenotazione spazi) Gestione delle comunicazioni interne al team (canali aziendali, avvisi, informazioni) 4) Qualità,



sicurezza e compliance Supporto al Responsabile Qualità per la preparazione di documenti e processi in vista degli audit ISO 9001 Ruolo di Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS): organizzazione corsi di formazione, supporto rinnovo DVR, coordinamento visite mediche del team Supporto a procedure e reportistica di Gruppo (es. raccolta dati CSR/ESG) 5) HR operations e people support Punto di contatto per il team italiano su: Onboarding e offboarding dei dipendenti (dotazioni, policy aziendali e di sicurezza) Coordinamento con l’IT internazionale per la gestione delle dotazioni tecnologiche Gestione del welfare aziendale e delle piattaforme dedicate (buoni pasto, fondi sanitari e assistenziali) Fleet management: gestione del parco auto aziendale (assegnazione, manutenzione, contratti, sinistri) Prenotazione di trasferte e gestione delle relative note spese dove richiesto 6) Supporto commerciale (Sales Assistant) Organizzazione dell’agenda del management Supporto all’aggiornamento dei contatti clienti/prospect e alle attività di recall su campagne marketing (tramite CRM) Elaborazione e gestione della documentazione per qualifiche fornitori e contratti clienti Elaborazione, revisione e pubblicazione della documentazione necessaria alla partecipazione a gare con clienti pubblici e privati, nel rispetto delle scadenze Formazione ed esperienza: Laurea o diploma (in ambito economico, giuridico o linguistico è un plus,



ma non essenziale dato il profilo trasversale del ruolo) Esperienza di almeno 3 anni in ruoli analoghi (Office Manager, Executive/Team Assistant, Administrative Assistant) Pregressa esperienza in contesti aziendali dinamici o di consulenza è un plus Buona conoscenza della lingua inglese (scritto e parlato) Conoscenza del francese come plus Competenze tecniche/informatiche: Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) Familiarità con piattaforme di home banking Gradita esperienza con CRM Gradita conoscenza base di contabilità/note spese Disponibilità a lavorare in sede a Milano almeno 3⁄4 giorni a settimana Ottime capacità organizzative, precisione e autonomia nella gestione di attività diverse e in parallelo Spirito di collaborazione e attitudine multidisciplinare, capacità di lavorare con interlocutori diversi (management, team, fornitori, clienti) Naturale predisposizione all’accoglienza e attenzione al dettaglio nella gestione dell’ufficio Un percorso di carriera dinamico e meritocratico, basato sulle performance Un contesto di lavoro realmente internazionale, dove collaborerai con i data hub degli altri uffici dislocati su scala globale all’interno di Team multidisciplinari Un rapporto diretto con il top management interno e dei nostri clienti Un luogo che abbraccia la concezione di lavoro flessibile e fa propri valori come la fiducia, l’autonomia e il rispetto tra le persone Un ambiente dove la diversità e l’inclusività sono il fulcro di ciò che siamo e di come lavoriamo Sia is an equal opportunity employer. All aspects of employment, including hiring, promotion, remuneration, or discipline, are based solely on performance, competence, conduct, or business needs.

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