Executive Assistant, CEO Office
Pubblicato il 10-09-2026 - TreeLead in Milano
TreeLead è alla ricerca di una persona da inserire stabilmente nel CEO Office di una multinazionale operante nel settore della logistica.
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La figura dovrà garantire la continuità del supporto al CEO durante il periodo di assenza dell'attuale Executive Assistant, a partire da ottobre 2026; dalla primavera 2027, il ruolo proseguirà come supporto all'Executive Leadership Team, nel suo complesso oppure in affiancamento a uno specifico Executive, in funzione delle esigenze organizzative che verranno definite in prossimità di tale periodo.
È prevista flessibilità sia rispetto al luogo di lavoro sia agli orari. Come per qualsiasi ruolo di supporto al senior leadership, tale flessibilità sarà bilanciata con le esigenze operative dell'organizzazione e con le necessità degli Executive supportati.
Principali responsabilità
- Agenda e trasferte — garantire una gestione fluida dell'agenda: organizzazione e sequenza degli appuntamenti, protezione dei momenti di focus, gestione delle riprogrammazioni quando necessario, risoluzione dei conflitti e pianificazione delle trasferte nazionali e internazionali;
- Corrispondenza — monitorare e prioritizzare le comunicazioni attraverso le diverse mailbox; gestire o indirizzare autonomamente la maggior parte delle richieste, in italiano e inglese;
- Meeting e documentazione — predisporre agende e materiali e redigere verbali di livello executive per le riunioni di leadership, con particolare attenzione a decisioni, responsabili e scadenze; supportare successivamente il follow-up fino alla chiusura delle attività. Mantenere file e documentazione accurati;
- Supporto all'organizzazione di executive offsite e board meeting — supportare la gestione della relativa logistica e degli eventi aziendali; interfacciarsi quotidianamente con senior leader,
membri del Board, investitori e partner.
Possibili responsabilità aggiuntive con l'evoluzione del ruolo
Agenda e trasferte
- Agenda e trasferte — gestire integralmente l'agenda dell'Executive supportato, assicurando che la definizione delle priorità sia coerente con le priorità aziendali;
Corrispondenza
- Corrispondenza — monitorare e prioritizzare la mailbox dell'Executive; gestire o indirizzare autonomamente la maggior parte delle richieste, predisponendo la corrispondenza per conto dell'Executive quando opportuno, in italiano e inglese;
Preparazione dei materiali
- Preparazione dei materiali — supportare la preparazione di presentazioni, report e materiali di briefing per meeting interni ed esterni. Supportare l'Executive nella gestione di progetti, attività di ricerca e special assignments. xpdaelo
Requisiti
- Esperienza nel supporto executive con esperienza diretta a livello C-level in contesti internazionali, idealmente all'interno di una scale-up o di un team di piccole dimensioni, durante una fase di definizione dei processi;
- Inglese livello C1, sia scritto sia parlato;
- Capacità di lavorare in autonomia, stabilire le priorità e adattarsi a priorità in continua evoluzione;
- Capacità di mantenere calma, professionalità ed efficacia sotto pressione e in presenza di cambiamenti nelle priorità;
- Eccellenti capacità organizzative, di gestione del tempo e di gestione contemporanea di più attività;
- Elevato livello di discrezione, integrità e professionalità;
- Laurea o esperienza equivalente preferibile;
- Dimostrata capacità di utilizzare efficacemente AI e strumenti digitali, esercitando al contempo un forte giudizio competente e garantendo accuratezza, riservatezza e qualità degli output a supporto dei processi decisionali degli Executive.
Inquadramento: RAL €40.000 - €45.000, commisurata all'esperienza e alle competenze
Sede di lavoro: Como