Junior Administrative Assistant - Fashion Luxury

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Firenze Centro, Via dei Calzaiuoli
Full-time | In presenza |
My Mancini è un brand italiano in forte crescita, con una clientela internazionale e un modello di business che unisce fashion, luxury retail, artigianalità, tecnologia e personalizzazione.
Per il nostro Showroom & Atelier nel cuore di Firenze stiamo cercando una nuova figura junior da inserire principalmente a supporto delle attività amministrative e di controllo quotidiano dellazienda.
La persona si occuperà concretamente di fatture, documentazione, controllo ore e presenze, email, scadenze, Excel, planning e gestione delle informazioni, lavorando a stretto contatto con la figura responsabile del coordinamento aziendale.
Accanto a questa attività principale, avrà modo di conoscere progressivamente anche la parte organizzativa e operativa dellazienda, entrando in contatto con store, Atelier, HQ e diversi reparti.
La posizione è pensata anche per studenti universitari, neolaureati e profili alla prima esperienza professionale, in particolare provenienti da percorsi legati a Economia, Management, Fashion Business, Luxury Management e discipline affini.
Non cerchiamo qualcuno che sappia già fare tutto.
Possiamo insegnare un processo amministrativo, lutilizzo di un gestionale o il funzionamento interno dellazienda.
Quello che cerchiamo è più difficile da insegnare: organizzazione, precisione, velocità mentale, memoria, problem solving, affidabilità e capacità di tenere sotto controllo molte piccole attività contemporaneamente.
IL RUOLO
Il ruolo ha una forte componente amministrativa, di controllo e di follow-up.
La persona diventerà un supporto quotidiano nella gestione di tutte quelle attività che richiedono precisione, continuità e attenzione ai dettagli.
RESPONSABILITÀ
AMMINISTRAZIONE E CONTROLLO
• controllo quotidiano delle ore e delle presenze del personale
• verifica di assenze, ferie, permessi e anomalie
• aggiornamento e controllo dei planning delle diverse sedi
• raccolta, controllo e organizzazione della documentazione relativa al personale
• controllo e organizzazione di fatture attive e passive
• verifica della presenza e correttezza dei documenti amministrativi
• controllo di pagamenti, documenti e scadenze
• archiviazione e organizzazione della documentazione aziendale
• aggiornamento quotidiano di Excel, database e gestionali aziendali
• raccolta e organizzazione di dati relativi a vendite, performance e KPI
• preparazione di report e riepiloghi per il management
CLIENTI E COMUNICAZIONI
• gestione e controllo delle caselle email aziendali
• contatto con una clientela/fornitori internazionali
• controllo che ogni richiesta venga effettivamente presa in carico e risolta
• gestione dei relativi follow-up, assicurandosi che nessuna richiesta importante rimanga senza risposta
• gestione delle segnalazioni, problematiche, reclami e richieste post-vendita dei clienti, prendendo in carico ogni caso e seguendolodallapertura fino alla completa risoluzione
• coordinamento con i reparti coinvolti, come store, Atelier, produzione, logistica e amministrazione, per raccogliere le informazioni necessarie, individuare la soluzione e assicurarsi che venga effettivamente attuata
• gestione diretta dei follow-up con il cliente durante tutto il processo, mantenendolo aggiornato e verificando che riceva risposte chiare e tempestive
• monitoraggio dei casi aperti fino alla loro effettiva chiusura,



con lobiettivo di evitare che una segnalazione venga semplicemente inoltrata o rimanga in sospeso
LOGISTICA E OPERATIONS
• monitoraggio di ordini, spedizioni e consegne in Italia e allestero
• controllo dello stato delle spedizioni e gestione delle eventuali anomalie insieme ai reparti coinvolti
• coordinamento delle movimentazioni di prodotti e materiali tra HQ, Atelier e store
• supporto nella gestione di fornitori e ordini di acquisto
• verifica delle scadenze relative a ordini, produzioni e consegne
• supporto nelle necessità operative quotidiane dei diversi punti vendita
DENTRO IL MONDO MY MANCINI
La posizione permette di entrare concretamente nella quotidianità di un brand fashion e luxury e di vedere cosa succede dietro le quinte di un prodotto personalizzato, dalla richiesta del cliente fino alla consegna finale.
La persona avrà quindi modo di:
• seguire il percorso di alcuni ordini, dalla vendita alla personalizzazione, produzione e spedizione
• entrare in contatto quotidianamente con Atelier, store, designer, produzione e team commerciale
• vedere da vicino lorganizzazione delle Live Customization e delle experience dedicate ai clienti
• supportare lorganizzazione operativa di eventi, collaborazioni e progetti speciali del brand
• contribuire al coordinamento tra Firenze e le altre sedi My Mancini
• lavorare in un atmosfera con una forte presenza di clienti internazionali
• conoscere progressivamente il funzionamento di un fashion brand a 360°, attraverso prodotto, retail, customer experience, produzione, amministrazione e logistica
Lobiettivo è che anche unattività apparentemente amministrativa permetta di capire cosa cè dietro una vendita, una scarpa personalizzata, un cliente internazionale, una produzione e una consegna, acquisendo progressivamente una visione sempre più completa dellazienda.
La quotidianità non sarà quindi composta soltanto da fatture, Excel e documenti.
Nella stessa giornata potresti controllare le ore del personale, verificare una fattura, seguire una spedizione internazionale, risolvere una richiesta di un cliente, confrontarti con lAtelier su un ordine e supportare lorganizzazione di una Live Experience.
Un ruolo amministrativo come punto di partenza, dentro unazienda dove ogni giorno prodotto, persone, clienti e creatività si incontrano.
NON SOLO ESECUZIONE, MA CONTROLLO
Per noi è importante che la persona impari progressivamente a non limitarsi semplicemente a svolgere unattività.
Se arriva una richiesta da parte di un cliente, non significa soltanto inoltrare unemail.
Significa comprendere la richiesta, capire chi deve gestirla, indirizzarla correttamente e verificare successivamente che il cliente abbia ricevuto una risposta.
Lo stesso principio vale per una fattura mancante, unanomalia nelle ore, una spedizione, un documento o una scadenza.
Cerchiamo quindi una persona con una naturale predisposizione al controllo, allordine e al follow-up.
UN PERCORSO CHE PUÒ CRESCERE
Il ruolo nasce come posizione prevalentemente amministrativa e di controllo, ma non è pensato necessariamente per rimanere confinato a queste attività.




Lamministrazione rappresenta infatti un ottimo punto di osservazione per comprendere realmente come funziona unazienda: numeri, persone, vendite, documenti, processi, scadenze e organizzazione.
Con laumentare dellautonomia, della precisione e della conoscenza dellazienda, la persona potrà progressivamente ampliare il proprio ruolo e iniziare a supportare attività come:
• organizzazione di meeting, appuntamenti e scadenze
• preparazione di report per il management
• coordinamento e follow-up tra diversi reparti
• monitoraggio di progetti aziendali
• supporto organizzativo a store, Atelier e HQ
• contatto con i team Retail, Marketing, Prodotto, Produzione, Operations e Amministrazione
• supporto nellorganizzazione di eventi e progetti speciali
• progressiva assunzione di maggiori responsabilità organizzative
Lamministrazione è il punto di partenza.
La crescita dipenderà dalle capacità dimostrate.
Lobiettivo è inserire una persona che possa diventare progressivamente sempre più autonoma e, nel tempo, assumere maggiori responsabilità allinterno dellorganizzazione.
ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO
La posizione prevede un impegnofull-time di 40 ore settimanali, in presenza presso il nostro Showroom & Atelier nel centro di Firenze.
Lattività viene organizzata su5 giorni lavorativi a settimana, con 2 giorni di riposo, secondo una pianificazione che tiene conto sia delle esigenze aziendali sia della natura retail del brand.
È richiesta la disponibilità a lavorareanche nel weekend a rotazione.
Indicativamente, la presenza potrà essere organizzata alternandoun sabato e una domenica, mantenendo sempre il monte ore settimanale previsto e i relativi giorni di riposo.
Questo significa che, nelle settimane in cui è prevista la presenza il sabato o la domenica, uno dei giorni di riposo verrà collocato durante la settimana.
La distribuzione concreta degli orari e dei giorni di presenza verrà definita insieme alla persona selezionata e organizzata attraverso planning periodici.
CHI CERCHIAMO
Valutiamo con interesse persone che stanno frequentando o hanno recentemente concluso percorsi in:
Economia, Management, Business Administration, Fashion Management, Fashion Business, Luxury Management, International Business o discipline affini.
Lesperienza precedente è apprezzata, ma non rappresenta il principale criterio di selezione.
Valutiamo anche studenti universitari che desiderino affiancare agli studi una prima esperienza concreta allinterno di unazienda.
Cerchiamo una persona che davanti a qualcosa che non conosce non si fermi a dire "non lho mai fatto", ma abbia la curiosità e la capacità di capire come funziona, impararlo e diventare progressivamente autonoma.
COSA OFFRIAMO
Questa posizione può rappresentare una prima esperienza professionale concreta e formativa, anche durante il proprio percorso universitario.
Non si tratta di osservare passivamente il funzionamento di unazienda.
La persona entrerà fin da subito nella quotidianità del brand, lavorando su attività reali, documenti, numeri, persone, comunicazioni e processi.
Avrà inoltre la possibilità di vedere da vicino come funziona un brand fashion e luxury in crescita e come interagiscono tra loro retail, prodotto, produzione, marketing, operations, amministrazione e management.
Cerchiamo soprattutto precisione, affidabilità, curiosità e potenziale.
Lobiettivo è costruire un percorso nel quale, con il tempo e in base alle capacità dimostrate, possano crescere autonomia, responsabilità e ruolo allinterno dellazienda.

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