Executive Office Manager
Pubblicato il 13-09-2026 - Business Pool in Roma
Für unseren Kunden suchen wir eine erfahrene und strukturierte Persönlichkeit als Executive Office Manager (m/w/d), die das Executive Office als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Gesellschaftsorganen, Unternehmensbereichen und externen institutionellen Ansprechpartnern mitgestaltet.
Dabei geht es ausdrücklich um mehr als klassische Assistenz: Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der Koordination, organisatorischen Steuerung, Unterstützung von Entscheidungsprozessen und institutionellen Kommunikation und arbeiten eng mit unserem Generaldirektor und den verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen.
Qualifiche, competenze e l'esperienza necessaria per questo ruolo sono disponibili nella descrizione completa riportata di seguito.
Ihre Aufgaben
Unterstützung der Geschäftsführung
Planung und Koordination der Agenda des Generaldirektors mit Blick auf strategische Prioritäten
Organisation von Meetings, Sitzungen, institutionellen Terminen und Geschäftsreisen
Steuerung der internen und externen Kommunikation, einschließlich institutioneller Korrespondenz und PEC
Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Berichten, Schreiben und Informationsunterlagen
Koordination und Nachverfolgung von Anfragen, Aufgaben und Fristen der Geschäftsführung
Sicherstellung des Follow-ups von Entscheidungen der Geschäftsführung und der Gesellschaftsorgane
Koordination von Governance & Gesellschaftsorganen
Organisation und Koordination von Verwaltungsratssitzungen und Gesellschafterversammlungen
Koordination des Management Committee sowie weiterer interner Komitees
Verwaltung der entsprechenden Dokumentations- und Genehmigungsprozesse
Sicherstellung der ordnungsgemäßen Aufbewahrung, Archivierung und Nachverfolgung offizieller Unternehmensdokumente
Dokumentenmanagement & Organisation
Verantwortung für zentrale Unternehmensregister und Dokumentationsprozesse
Pflege und Weiterentwicklung des physischen und digitalen Unternehmensarchivs
Koordination administrativer und organi