Für unseren Kunden suchen wir eine erfahrene und strukturierte Persönlichkeit als Executive Office Manager (m/w/d), die das Executive Office als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Gesellschaftsorganen, Unternehmensbereichen und externen institutionellen Ansprechpartnern mitgestaltet.
Dabei geht es ausdrücklich um mehr als klassische Assistenz: Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der Koordination, organisatorischen Steuerung, Unterstützung von Entscheidungsprozessen und institutionellen Kommunikation und arbeiten eng mit unserem Generaldirektor und den verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen.

Ihre Aufgaben

Unterstützung der Geschäftsführung
- Planung und Koordination der Agenda des Generaldirektors mit Blick auf strategische Prioritäten
- Organisation von Meetings, Sitzungen, institutionellen Terminen und Geschäftsreisen
- Steuerung der internen und externen Kommunikation, einschließlich institutioneller Korrespondenz und PEC
- Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Berichten, Schreiben und Informationsunterlagen

- Koordination und Nachverfolgung von Anfragen, Aufgaben und Fristen der Geschäftsführung
- Sicherstellung des Follow-ups von Entscheidungen der Geschäftsführung und der Gesellschaftsorgane

Koordination von Governance & Gesellschaftsorganen
- Organisation und Koordination von Verwaltungsratssitzungen und Gesellschafterversammlungen
- Koordination des Management Committee sowie weiterer interner Komitees
- Verwaltung der entsprechenden Dokumentations- und Genehmigungsprozesse
- Sicherstellung der ordnungsgemäßen Aufbewahrung, Archivierung und Nachverfolgung offizieller Unternehmensdokumente

Dokumentenmanagement & Organisation
- Verantwortung für zentrale Unternehmensregister und Dokumentationsprozesse
- Pflege und Weiterentwicklung des physischen und digitalen Unternehmensarchivs
- Koordination administrativer und organisatorischer Aufgaben im Auftrag der Geschäftsführung
- Unterstützung bei Prozessen rund um Business Conti

Executive Office Manager

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