Executive Office Manager (m/w/d)
Pubblicato il 13-09-2026 - Business Pool in Roma
Für unseren Kunden suchen wir eine erfahrene und strukturierte Persönlichkeit als Executive Office Manager (m/w/d), die das Executive Office als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Gesellschaftsorganen, Unternehmensbereichen und externen institutionellen Ansprechpartnern mitgestaltet.
Dabei geht es ausdrücklich um mehr als klassische Assistenz: Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der Koordination, organisatorischen Steuerung, Unterstützung von Entscheidungsprozessen und institutionellen Kommunikation und arbeiten eng mit unserem Generaldirektor und den verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen.
Il suo CV è pronto? Se sì, e se è convinto/a che questo sia il ruolo giusto per lei, si candidi il prima possibile.
Ihre Aufgaben
Unterstützung der Geschäftsführung
Planung und Koordination der Agenda des Generaldirektors mit Blick auf strategische Prioritäten
Organisation von Meetings, Sitzungen, institutionellen Terminen und Geschäftsreisen
Steuerung der internen und externen Kommunikation, einschließlich institutioneller Korrespondenz und PEC
Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Berichten, Schreiben und Informationsunterlagen
Koordination und Nachverfolgung von Anfragen, Aufgaben und Fristen der Geschäftsführung
Sicherstellung des Follow-ups von Entscheidungen der Geschäftsführung und der Gesellschaftsorgane
Koordination von Governance & Gesellschaftsorganen
Organisation und Koordination von Verwaltungsratssitzungen und Gesellschafterversammlungen
Koordination des Management Committee sowie weiterer interner Komitees
Verwaltung der entsprechenden Dokumentations- und Genehmigungsprozesse
Sicherstellung der ordnungsgemäßen Aufbewahrung, Archivierung und Nachverfolgung offizieller Unternehmensdokumente
Dokumentenmanagement & Organisation
Verantwortung für zentrale Unternehmensregister und Dokumentationsprozesse
Pflege und Weiterentwicklung des physischen und digitalen Unternehmensarchivs
Koordination administrativer und organisatorischer Aufgaben im Auftrag der Geschäftsführung
Unterstützung bei Prozessen rund um Business Continuity und die entsprechende Dokumentation
Institutionelle Kommunikation
Unterstützung bei der institutionellen Kommunikation in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung
Mitwirkung bei Pressemitteilungen, Informationsschreiben, Präsentationen und Kommunikationsmaterialien
Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Treffen mit Investoren, Behörden, öffentlichen Einrichtungen, Verbänden und Geschäftspartnern
Beobachtung und Aufbereitung strategisch relevanter Entwicklungen
Sicherstellung eines professionellen und konsistenten Außenauftritts in Zusammenarbeit mit Sales & Marketing
Ihr Profil
Abgeschlossenes Studium, idealerweise in Wirtschaftswissenschaften, Rechtswissenschaften,
Sprachwissenschaften oder einem vergleichbaren Bereich
Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Management Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren koordinierenden Funktion
Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie ein sehr gutes Gespür für Prioritäten und Fristen
Hervorragende Kommunikations- und Sozialkompetenzen
Strukturierte, präzise, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise
Selbstständigkeit sowie ein hohes Verantwortungsbewusstsein xpavfwm
Sehr gute Fähigkeiten in der Erstellung und Überarbeitung professioneller Dokumente und Geschäftskorrespondenz
Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und idealerweise Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen
Sehr gute Deutsch- und Italienischkenntnisse; gute Englischkenntnisse von Vorteil
Professionelles, kooperatives und lösungsorientiertes Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern
Was das Unternehmen bietet
Eine zentrale und bereichsübergreifende Position in engem Austausch mit der Geschäftsführung
Die Möglichkeit, Entscheidungs-, Organisations- und Governance-Prozesse des Unternehmens aus nächster Nähe kennenzulernen und aktiv mitzugestalten
Ein dynamisches, professionelles und kollegiales Arbeitsumfeld
Eine verantwortungsvolle Position mit hoher Sichtbarkeit und vielfältigen Schnittstellen im Unternehmen
Einstufung in die 1. oder 2. Ebene des CCNL Commercio e Terziario
Eine attraktive Vergütung, die sich an der Erfahrung und den Kompetenzen der ausgewählten Person orientiert