Front Office & Operations Manager

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Vuoi avere un ruolo centrale nella crescita della sede di Milano di un brand che sta ridefinendo il concetto di longevità in Italia?

È questo il ruolo che sta cercando? Se sì, continui a leggere per maggiori dettagli e si ricordi di candidarsi oggi stesso.

GS LOFT ha innovato il mondo della longevità e del coaching ad alte performance grazie al Metodo Spazzini: scienza, performance, tecnologia ed esperienza premium in un unico ecosistema.

Dal 2019 cresciamo con logiche da startup: dinamismo, attenzione ai numeri, voglia di costruire. Oggi siamo un team di circa 35–40 persone tra dipendenti e collaboratori, in piena fase di sviluppo, con la crescita della sede di Milano e nuovi progetti in arrivo.

Per la nostra sede di Milano, in Via Ceresio 7 , cerchiamo un/una Front Office & Operations Manager che coordini il Front Office e presidi l’operatività quotidiana della location, garantendo un’esperienza Cliente premium e un’organizzazione fluida per professionisti e team.

Il tuo obiettivo

- Non cerchiamo semplicemente qualcuno che coordini una reception, ma una persona capace di presidiare il funzionamento complessivo della sede .
- Clienti accolti e seguiti con attenzione, professionisti messi nelle condizioni di lavorare al meglio, agende e informazioni sotto controllo, procedure applicate, ambienti curati e criticità operative gestite con autonomia.
- Milano è una sede in crescita: cerchiamo una persona che abbia voglia di contribuire a costruire un’organizzazione solida, precisa e capace di funzionare bene ogni giorno , mantenendo elevati sia gli standard dell’esperienza Cliente sia quelli dell’operatività interna. coerenti con il posizionamento premium del Brand.

Mentalità che cerchiamo

Abbiamo un metodo, procedure, standard e un modello già costruito. Cerchiamo una persona capace di trasformarli ogni giorno in un’operatività solida e coerente con il livello di servizio GS LOFT.Per noi significa:

- Ownership: se vedi qualcosa che non funziona, te ne occupi.
- Prevenzione: controllare prima è meglio che gestire un problema dopo.
- Pragmatismo: non basta segnalare una criticità, bisogna contribuire a risolverla e chiuderla.
- Buon senso e autonomia: sapere cosa gestire direttamente e quando è necessario un confronto.
- Attenzione ai dettagli: precisione operativa e cura del Cliente devono convivere.
- Coerenza con il mondo GS LOFT: interesse autentico per salute, benessere, performance e stile di vita sano.

Di cosa ti occuperai

Sarai il principale riferimento operativo della sede di Milano e avrai la responsabilità di garantire che esperienza Cliente, Front Office, professionisti, agende, processi e attività quotidiane funzionino in modo fluido, preciso e coerente con gli standard GS LOFT.

Per GS LOFT un’esperienza premium significa unire professionalità, calore, attenzione autentica e cura dei dettagli , supportate da un’organizzazione solida dietro le quinte.

Ti occuperai di:

- garantire standard di accoglienza e assistenza coerenti con il posizionamento GS LOFT, facendo sì che ogni Cliente si senta seguito, ascoltato e riconosciuto lungo il proprio percorso;
- conoscere progressivamente il percorso dei Clienti, anticiparne quando possibile le esigenze e assicurare comunicazioni e follow-up precisi;
- gestire direttamente reclami, criticità e situazioni delicate , con particolare attenzione anche all’accoglienza e al coordinamento dei Clienti VIP;
- organizzare attività, priorità e coperture del team Front Office, assegnando responsabilità chiare,



verificando la qualità dell’esecuzione e supportandone la crescita nel tempo ;
- supervisionare agende, appuntamenti, consulenze e utilizzo degli spazi , intervenendo su variazioni, ritardi, priorità e imprevisti della giornata;
- essere il riferimento operativo dei professionisti e garantire una comunicazione chiara e tempestiva tra Front Office, professionisti, Direzione e altre funzioni aziendali ;
- garantire continuità nel percorso Cliente, assicurandoti che le informazioni rilevanti vengano raccolte, tracciate e trasferite tempestivamente alla persona corretta ;
- contribuire all’inserimento operativo di nuove risorse e professionisti , assicurando il corretto onboarding su procedure, strumenti, organizzazione della sede e standard GS LOFT;
- presidiare le principali attività di Front e Back Office , tra cui anagrafiche Cliente, documentazione, preventivi, cassa, fatturazione, comunicazioni operative e attività connesse a prodotti, materiali o spedizioni;
- garantire che dati, attività, appuntamenti e follow-up siano correttamente registrati e tracciati su CRM e gestionali , assicurando ordine, completezza e qualità delle informazioni;
- far applicare correttamente procedure, standard, listini e condizioni aziendali , contribuendo anche al miglioramento dei processi della nuova sede;
- conoscere approfonditamente servizi, percorsi e prodotti GS LOFT e assicurarti che anche il team Front Office sappia comunicarli in maniera chiara e coerente;
- supportare il lavoro commerciale dei professionisti, intercettando esigenze e opportunità emerse nella relazione con i Clienti, trasferendole alle figure dedicate, supportando preventivi e attività operative successive alle proposte e garantendone la corretta tracciabilità sul CRM ;
- monitorare i principali KPI operativi e di Front Office , predisponendo una reportistica periodica sintetica per la Direzione e mettendo in evidenza criticità, trend e aree di miglioramento;
- partecipare agli incontri settimanali e mensili di allineamento con la Direzione e la sede di Desenzano , condividendo andamento, priorità e criticità;
- presidiare concretamente la location, assicurando ordine e decoro degli ambienti, disponibilità di materiali e forniture, manutenzioni e coordinamento dei fornitori .

Il tuo ruolo sarà garantire che l’operatività funzioni davvero , coordinando persone, priorità e attività e assicurandoti che ogni criticità venga presa in carico e portata a soluzione.

Chi sei

- Sei una persona presente, concreta e affidabile, capace di avere attenzione per le persone senza perdere di vista organizzazione, priorità e dettagli.
- Ti accorgi di ciò che succede intorno a te, sai mantenere lucidità quando Clienti, professionisti, agende e imprevisti richiedono attenzione contemporaneamente e non hai bisogno che qualcuno ti assegni ogni singola attività.
- Hai autorevolezza senza rigidità, sai relazionarti con persone diverse con educazione, fermezza e buon senso.
- Ti piace costruire, migliorare e prenderti responsabilità reali

Requisiti

- Almeno 3 anni di esperienza in ruoli di Front Office Management, Customer Experience,



Clinic Manager / Site Operations Manager o coordinamento operativo.
- Esperienza nel coordinamento di persone o piccoli team .
- Capacità di organizzare attività, priorità e agende complesse , coordinando più professionisti, appuntamenti, variazioni e imprevisti.
- Ottima dimestichezza con CRM, gestionali e strumenti digitali
- Ottima autonomia nell’utilizzo di Excel e/o Google Sheets per attività e reportistica operativa.
- Ottima conoscenza della lingua inglese , parlata e scritta

Plus apprezzati

- Esperienza in hospitality premium, luxury, wellness, healthcare, fitness premium o servizi di fascia alta alla persona.
- Conoscenza di HubSpot .
- Dimestichezza con i principali tool AI
- Interesse personale per salute, benessere, nutrizione, fitness o performance.

Non è il ruolo giusto per te se…

- Cerchi un ruolo principalmente esecutivo e preferisci ricevere indicazioni precise su ogni attività.
- Ti interessa soprattutto l’accoglienza, ma non la parte organizzativa e operativa della sede.
- Di fronte a un problema preferisci segnalarlo piuttosto che prenderlo in carico.
- Fai fatica a gestire contemporaneamente più attività.
- Hai bisogno di un contesto completamente stabile e fai fatica ad adattare o migliorare procedure quando necessario.

Come misureremo il successo

Progressivamente prenderai sempre maggiore autonomia nella gestione della sede. A regime ci aspettiamo che:

il Front Office lavori con responsabilità e priorità chiare;

agende, spazi e flussi Cliente siano organizzati in modo efficace;

procedure, strumenti e dati siano correttamente gestiti;

i principali KPI della sede siano monitorati e leggibili;

criticità operative e informazioni Cliente vengano gestite rapidamente e correttamente;

l’esperienza Cliente mantenga standard elevati e professionisti e Front Office lavorino in modo coordinato;

Milano e Desenzano mantengano standard e modalità operative coerenti;

attività di Front e Back Office, cassa, fatturazione, documentazione e gestione della sede siano sotto controllo.

Cosa troverai

- Un ruolo con responsabilità concreta sul funzionamento della sede di Milano.
- La possibilità di contribuire alla costruzione di una nuova sede fin dalle sue prime fasi.
- Un contesto vivace e in crescita, con spazio reale per portare proposte e miglioramenti.
- Un ambiente orientato a salute, benessere, performance e miglioramento continuo.
- La possibilità di lavorare a contatto con, nutrizionisti, coach e professionisti con competenze differenti.

Retribuzione e benefit

- Sede: Milano, Via Ceresio 7
- Orario: lunedì–venerdì 9.00–18.00 + fino a due sabati al mese (attualmente la sede è operativa un solo sabato al mese)
- Contratto: tempo indeterminato — CCNL Terziario Confcommercio
- RAL: €28.000–€30.000
- Buoni pasto
- Percorso multidisciplinare di benessere seguito dal team Longevity & Performance di GS LOFT
- Inserimento: fine ottobre/inizio novembre 2026
- Formazione iniziale: prevista presso la sede GS LOFT di Desenzano del Garda, con alloggio a carico dell'azienda

Candidatura

Se hai esperienza nel Front Office, ti riconosci nella nostra filosofia legata al benessere e alla cura della persona e vuoi diventare il punto di riferimento per il Front Office e l'operatività di GS LOFT Milano , inviaci la tua candidatura. xysqume

La ricerca è rivolta a candidati di entrambi i sessi nel rispetto dei principi di pari opportunità e non discriminazione. I dati personali saranno trattati esclusivamente per finalità di selezione ai sensi del Regolamento UE 2016/679.

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