Tirocinio Back Office e Coordinamento Agende

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Chi siamo

Sportmedica, con il marchio Ataraxiamed, organizza visite medico-sportive per chi fa sport a livello amatoriale, presso le strutture dei nostri clienti nel Nord Italia. Il medico va nella struttura, visita, referta e firma il certificato: chi si allena trova la visita dove si allena già.

Dietro ogni giornata di visite c'è un lavoro di regia: trovare il medico, aprire la data, riempire l'agenda, avvisare le persone. È esattamente il lavoro per cui cerchiamo una persona.

Il ruolo

Cerchiamo una persona che diventi il punto di riferimento operativo del nostro ufficio di Bergamo, affiancata ogni giorno da chi questo mestiere lo ha costruito. Dall'ufficio si coordinano le giornate di visita presso le strutture dei nostri clienti: medici, strutture e persone prenotate passano tutti da qui.

Cosa fai, nel concreto.

Medici e agende

- contatti i medici della nostra rete per raccogliere le disponibilità e confermare le date;
- chiami le strutture per aprire nuove giornate di visite e concordare il calendario;
- apri e gestisci le agende sul portale aziendale, controllando che le prenotazioni siano corrette;
- quando una data salta, la rimetti in piedi: avvisi la struttura, richiami le persone prenotate e sposti gli appuntamenti sul portale.

Strutture e pazienti
- rispondi a chiamate, mail e messaggi WhatsApp di strutture e pazienti;
- verifichi sul portale che i certificati risultino emessi e mandi il link per scaricarli;
- quando un certificato manca, ti coordini con il medico perché chiuda la visita;
- rimandi le fatture a chi le chiede e raccogli dai medici i tracciati ECG richiesti;
- guidi le strutture passo passo nell'uso del portale di prenotazione;
- correggi le anagrafiche errate e, quando serve, chiedi al medico di aggiornare il certificato;
- a chi chiama per prenotare mandi il link per la prenotazione online.

Organizzazione dell'ufficio
- segnali e segui gli ordini del materiale per le visite, come elettrodi e POS;
- passi all'amministrazione, in modo ordinato, le richieste sui pagamenti;
- tieni in ordine i dati: anagrafiche, elenchi, calendari, piccole verifiche amministrative.

È un ruolo al telefono: si risolve, si richiama, si chiude.



Ed è un ruolo in cui impari un mestiere completo: come funziona un servizio sanitario che lavora su tante strutture diverse, come si tiene insieme una rete di medici, come si gestisce un portale di prenotazioni.

Chi stiamo cercando

Requisiti essenziali

- ottima capacità di stare al telefono, anche nelle chiamate in uscita, con medici e titolari di strutture;
- precisione e ordine: qui una data sbagliata significa una persona che si presenta a vuoto;
- dimestichezza con computer, posta elettronica, fogli di calcolo e gestionali web (il nostro portale lo impari con noi);
- italiano scritto e parlato corretto;
- disponibilità a lavorare in presenza nel nostro ufficio di Bergamo, dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 17:30, con 30 minuti di pausa pranzo;
- requisiti di legge per il tirocinio extracurriculare (stato di disoccupazione o inoccupazione, iscrizione al Centro per l'Impiego).

Graditi
- esperienza in segreteria, back office, front office, reception, call center o studi medici;
- conoscenza dell'contesto sportivo o sanitario;
- patente B.

Cosa offriamo
- Tirocinio extracurriculare di 6 mesi, rinnovabile, con progetto formativo, tutor aziendale e obiettivi di apprendimento chiari.
- Affiancamento vero, ogni mattina: dalle 9:00 alle 14:30 lavori a fianco della persona che ti forma passo passo; nel pomeriggio metti in pratica quello che hai imparato, con il tutor sempre raggiungibile.
- Indennità di partecipazione di 1.000 euro al mese, erogata il 20 di ogni mese.
- Sede: il nostro ufficio in Passaggio dei Canonici Lateranensi, Bergamo. Il lavoro si svolge interamente in sede. Orario: dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 17:30, con 30 minuti di pausa pranzo.
- Un ruolo che cresce: l'obiettivo è formare la persona che diventerà il riferimento operativo dell'ufficio.





Come candidarsi Invia il CV tramite Indeed e rispondi alle domande che trovi al momento della candidatura. Ricontattiamo entro pochi giorni le candidature in linea con il profilo, per una breve prova pratica (un caso reale di gestione agenda, circa 30 minuti) e un colloquio in sede a Bergamo.

La selezione è aperta a candidati di ogni genere, età e provenienza (D.lgs. 198/2006 e D.lgs. (phone hidden)). I dati inviati servono solo per questa selezione, ai sensi degli artt. 13-14 del Regolamento UE 2016/679: l'informativa completa arriva al primo contatto. Nella prima lettura delle risposte ci aiutiamo con uno strumento di intelligenza artificiale; la valutazione e la scelta le fa sempre una persona.

Retribuzione: €1.000,00 al mese

Domande di preselezione

- Sei disponibile a lavorare in presenza a Bergamo, dal lunedì al venerdì dalle 9:00 alle 17:30, con 30 minuti di pausa pranzo?
- Sei in stato di disoccupazione o inoccupazione e iscritto/a al Centro per l'Impiego? È un requisito di legge per il tirocinio.
- Ti è capitato di fare chiamate in uscita per lavoro (clienti, fornitori, appuntamenti)? Racconta in breve.
- Da 1 a 5, quanto sei a tuo agio con fogli di calcolo e gestionali web?
- Sei disponibile a svolgere una breve prova pratica (circa 30 minuti) prima del colloquio?
- Sono le 11:00. Il medico che domani alle 9:00 deve visitare presso una palestra cliente ti avvisa che salta la giornata. In agenda ci sono 8 persone prenotate. Cosa fai, in ordine, nella prossima ora? (massimo 5 righe)
- Sono le 8:30 e sei in ufficio. La dottoressa che alle 9:00 deve iniziare le visite presso una palestra cliente ti chiama: ha un imprevisto e salta la giornata. Le prime persone stanno già arrivando in palestra. Cosa dici alla palestra? Cosa fai con le persone che dovevano fare la visita oggi? (massimo 6 righe)
- Una palestra chiama con tono seccato: un suo iscritto aspetta ancora il certificato dopo la visita. Scrivi le prime due frasi che gli dici al telefono.
- Sono le 16:00, sei in ufficio da sola/o e una struttura ti chiede di aprire una nuova data. Le disponibilità dei medici per quel giorno ancora ti mancano. Cosa rispondi?

Sede di lavoro: Di persona

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