Office Operations Assistant-/99
Pubblicato il 16-09-2026 - IQVIA Italia in Milano
IQVIA, società leader a livello globale nei servizi dedicati alle aziende del settore farmaceutico e biotecnologico, è alla ricerca, per conto dell’azienda biofarmaceutica svizzera Idorsia, di una figura di Office Operations Assistant , appartenente alle Categorie Protette , da inserire presso la sede di Milano con un contratto Part Time di 25 ore .
La risorsa svolgerà un ruolo centrale nel garantire l’efficienza, l’organizzazione e il regolare funzionamento dell’ambiente di lavoro. Questa posizione richiede una figura professionale proattiva e orientata al servizio, in grado di gestire i flussi di lavoro amministrativi, supportare diverse funzioni aziendali, coordinare i fornitori.
Il/la candidato/a ideale garantisce la continuità del servizio, migliora la comunicazione interna e contribuisce a creare un’atmosfera lavorativa produttiva.
RESPONSABILITA’:
Front Office e Reception
•Fungere da punto di contatto principale per l’ufficio, garantendo un contesto accogliente e professionale;
•Accogliere e assistere visitatori, clienti e partner esterni, garantendo il rispetto dei protocolli di visita e delle procedure di sicurezza;
Organizzazione dell’ufficio e coordinamento della struttura
•Supervisionare le operazioni quotidiane dell’ufficio, assicurando che gli spazi di lavoro, le sale riunioni e le aree comuni siano organizzati e funzionali;
•Coordinare gli aspetti logistici quali l’allestimento delle sale, il catering, i badge e le registrazioni degli ospiti;
Amministrazione e gestione dei documenti
•Fornire assistenza alla direzione e ai team, compresa l’archiviazione della documentazione amministrativa;
•Supportare la preparazione, la classificazione e l’archiviazione di contratti, ordini di acquisto e documentazione aziendale;
Gestione dei fornitori
•Gestire i rinnovi contrattuali, i preventivi e la documentazione relativa agli appalti;
•Monitorare le voci di bilancio relative a forniture, manutenzione e servizi.
REQUISITI:
•Appartenenza alle categorie protette (Legge 68⁄99);
•Precedente esperienza in attività di office management;
•Ottima padronanza di MS Office (Outlook, Excel, Word);
•Conoscenza base della lingua inglese;
•La familiarità con strumenti digitali (sistemi CRM, sistemi di ticketing, piattaforme di gestione visitatori) costituisce titolo preferenziale;
•Ottime capacità organizzative e di multitasking;
•Buone capacità comunicative e di problem solving;
•Atteggiamento proattivo e spirito di squadra;
OFFRIAMO:
-CCNL: Industria Chimica e Farmaceutica;
-Tipologia contrattuale: Tempo determinato, Part Time di 25 ore, 12 mesi in somministrazione con IQVIA;
-Range retributivo o Retribuzione Annua Lorda: 17. 500⁄20 .000€ RAL.
Il pacchetto retributivo sarà definito in base all’esperienza, alle competenze e ai criteri di equità interna. La crescita professionale e gli adeguamenti retributivi sono basati su criteri trasparenti e oggettivi. Ci impegniamo a garantire pratiche retributive eque e inclusive, in linea con le normative sulla trasparenza salariale (Direttiva UE 2023⁄970).
Candidature SENZA i requisiti richiesti non saranno prese in piena considerazione. Si prega di inserire l’autorizzazione al trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 13 d. lgs. 30 giugno 2003 n°196 – “Codice in materia di protezione dei dati personali” e dell’art. 13 GDPR 679⁄16 – “Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali” e autorizzazione alla cessione di tali dati alle aziende Clienti di IQVIA. La ricerca è di carattere urgente ed è rivolta ad entrambi i sessi (L. 903⁄77).