Office/Administration Assistant
Pubblicato il 16-09-2026 - W Executive in Milano
Per nostro cliente, affermata realtà nel settore IT con sede a Milano zona Garibaldi, siamo alla ricerca di una figura di Office/Administration Assistant. Si offre contratto a tempo indeterminato Orario 9-18 straordinari eccezionali Budget: 30-35K + ticket resturant da 10 euro Previsti due giorni di smartworking alla settimana La risorsa selezionata si occuperà di:
- Gestione ufficio e facility management: coordinamento fornitori, manutenzioni, servizi generali e supervisione degli spazi aziendali. Accoglienza ospiti, corrispondenza e supporto operativo quotidiano;
- Organizzazione completa di trasferte nazionali e internazionali, con gestione logistica e ottimizzazione tempi/costi;
- Supporto amministrativo e HR: gestione fatture passive, controllo pagamenti, coordinamento studio paghe, onboarding, documentazione dipendenti e note spese
- Organizzazione di eventi aziendali, meeting, convention e attività di team building
- Coordinamento servizi interni: cancelleria, materiali di consumo, sale riunioni e gestione spazi comuni
- fatturazione ciclo passivo (non oltre il 20% del tempo) 1.
Esperienza e Background Seniority: 1-3 anni di esperienza pregressa in ruoli analoghi Contesti di provenienza: Aziende strutturate, multinazionali o studi professionali moderni, dove la gestione multitasking e la riservatezza sono requisiti quotidiani.
2.
Competenze Tecniche e Hard Skills Lingue straniere: Buona conoscenza della lingua Inglese Strumenti Digitali: Padronanza del Pacchetto Office e dei tool di collaborazione in cloud (Google Workspace, Microsoft Teams, Slack, Zoom) La conoscenza di SAP verrà considerata un Plus 3.
Competenze
Trasversali e Soft Skills Problem Solving & Proattività: capacità di anticipare le esigenze dell'ufficio e del management, trovando soluzioni rapide a imprevisti logistici.
Standing e Comunicazione: eccellenti doti relazionali, diplomazia e capacità di interagire con interlocutori di diversi livelli gerarchici.
Organizzazione e Time Management: abilità nel gestire scadenze multiple e nel dare priorità ai compiti in autonomia.
Riservatezza: gestione quotidiana di informazioni sensibili con il massimo livello di etica qualificato e discrezione. L’annuncio è rivolto ad ambo i sessi (D.lgs n. 198/2006) e nel rispetto di quanto disposto dall’art. 10 del D.Lgs n. 276/2003. I candidati sono invitati a leggere l’informativa privacy https://www.wexecutive.eu/privacy-policy ai sensi dell'art. 13 e art. 14 del Regolamento UE 2016/679 sulla protezione dei dati. Aut. Min. Prot. R.0000155 del 31/12/2021.