Back Office Coordinator - Landscape

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Situata tra Pisa, Firenze e Siena, Castelfalfi è una tenuta immersa nel verde, dove un borgo medievale incontra l’ospitalità di lusso contemporaneo.

Il progetto di Castelfalfi si esprime attraverso tre anime connesse tra loro e integrate nel paesaggio e nella cultura del territorio: l’hotellerie d’eccellenza, l’agricoltura biologica e lo sviluppo immobiliare.

Al centro di tutto c’è un'attenzione autentica per le persone, per gli spazi e per la storia del luogo, che rende Castelfalfi una comunità viva e accogliente.

Certificata Great Place to Work ®, Castelfalfi conferma ogni giorno la propria attenzione al benessere delle persone, creando un ambiente in cui autenticità, eccellenza e cura reciproca convivono in armonia.

Se desideri far parte del nostro team, stiamo cercando un/a Back Office Coordinator del reparto Landscape.

Principali compiti e responsabilità

- Supportare il Landscape Manager nella gestione amministrativa e organizzativa del reparto, assicurando il corretto flusso delle informazioni e della documentazione.
- Raccogliere e predisporre le informazioni tecniche e operative necessarie alla formalizzazione dei contratti relativi alla fornitura di servizi e materiali, in coordinamento con Procurement e Legal.
- Predisporre le richieste di acquisto, raccogliere i preventivi e monitorare ordini, consegne e servizi, mantenendo i contatti operativi con i fornitori e segnalando eventuali criticità.
- Raccogliere e organizzare i dati relativi ai costi del reparto, supportandone la corretta ripartizione tra Tenuta Toscana, Tenuta di Castelfalfi, Condominio e Consorzio secondo le indicazioni condivise con Finance.
- Aggiornare i file di monitoraggio del budget Landscape e predisporre report periodici relativi a spese, impegni di costo ed eventuali scostamenti.
- Tenere aggiornato l’inventario dei mezzi e delle attrezzature del reparto,



monitorandone scadenze e necessità di manutenzione e coordinando gli interventi con i fornitori o le funzioni competenti.
- Monitorare le dotazioni e le scadenze relative ai dispositivi di protezione individuale, supportandone la gestione amministrativa e organizzativa in coordinamento con HSE.
- Supportare la comunicazione tra il reparto Landscape e Security per la gestione degli accessi dei fornitori, delle consegne e degli interventi programmati nelle diverse aree della proprietà.
- Supportare la pianificazione delle attività ordinarie e straordinarie del reparto, mantenendo aggiornati calendari, scadenze e documentazione operativa.
- Predisporre report, riepiloghi e documentazione a supporto delle riunioni del reparto e del coordinamento con le altre funzioni aziendali.

Competenze richieste

- Ottime capacità organizzative e di pianificazione, con attenzione alle scadenze e alla gestione simultanea di attività amministrative e operative.
- Capacità di coordinare e monitorare processi di acquisto, contratti, forniture e servizi.
- Buona conoscenza dei processi amministrativi e della documentazione contrattuale.
- Capacità di raccolta, analisi e monitoraggio dei dati economici e di budget.
- Competenza nella predisposizione di reportistica, dashboard e file di monitoraggio.
- Precisione nella gestione di inventari, attrezzature, mezzi e documentazione tecnica.
- Capacità di interfacciarsi efficacemente con fornitori e funzioni aziendali trasversali (Procurement, Finance, Legal, HSE, Security).
- Attitudine al problem solving e alla gestione delle priorità.
- Ottime capacità relazionali e di comunicazione scritta e verbale.




- Capacità di lavorare in autonomia mantenendo un elevato livello di affidabilità e riservatezza.
- Approccio proattivo e orientato al miglioramento continuo dei processi.
- Esperienza di almeno 2-3 anni in ruoli di back office, coordinamento amministrativo o supporto operativo.
- Esperienza nella gestione di budget, reportistica amministrativa e controllo dei costi.
- Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel.
- Familiarità con software gestionali aziendali ed ERP.
- Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata.
- Capacità di elaborare e interpretare dati economici e operativi.
- Disponibilità a collaborare con diversi stakeholder interni ed esterni in un contesto agile e multidisciplinare.

Condizioni contrattuali

- Contratto CCNL Turismo – Full Time.
- Retribuzione mensile lorda a partire da €2.000,00.

Benefit e vantaggi

- Accesso alla mensa aziendale anche nei giorni di riposo.
- Accesso a eventi riservati al personale Castelfalfi.
- Esperienze formative mirate, in base alle esigenze del ruolo e del team.
- Agevolazioni su ristorazione, benessere e attività sportive all’interno del resort e della tenuta.
- Soluzioni di housing allowance riconosciute, ove previsto, al personale proveniente da fuori zona.

Dotazioni fornite

- Dotazioni professionali adeguate alle esigenze del ruolo svolto.

Sede di lavoro: Castelfalfi (FI)

È richiesto il possesso del diritto legale di lavorare in Italia.

La presente selezione è rivolta a candidati di entrambi i sessi, ai sensi del D.Lgs. 198/2006 e della normativa vigente in materia di pari opportunità, nonché a persone di ogni età e nazionalità, nel rispetto delle disposizioni di legge.

Le candidature dovranno essere trasmesse a (email hidden), corredate da autorizzazione al trattamento dei dati personali ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018.

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