17 set - Cortemaggiore
GruppoNam
Job description Descrizione del ruolo Il ruolo di Portineria / Reception è essenziale per garantire un'accoglienza efficiente e professionale all'interno dell'azienda situata a Cortemaggiore.
Questa posizione rappresenta il primo punto di contatto per visitatori, clienti e dipendenti, assicurando una comunicazione chiara e un ambiente organizzato.
Il candidato selezionato sarà responsabile della gestione delle attività di front office, contribuendo al corretto svolgimento delle operazioni quotidiane e fornendo supporto amministrativo al team.
Principali responsabilità Accogliere e registrare visitatori, fornendo informazioni precise e indirizzandoli ai reparti competenti.
Gestire le chiamate telefoniche in entrata, smistando le comunicazioni in modo tempestivo ed efficace.
Coordinare la ricezione e la distribuzione della posta e dei pacchi.
Monitorare l'accesso agli edifici, garantendo la sicurezza e il rispetto delle procedure aziendali.
Supportare le attività amministrative di base, inclusa la gestione documentale e la compilazione di report.
Collaborare con i vari reparti per facilitare la comunicazione interna e risolvere eventuali problematiche.
Mantenere l'area reception ordinata, accogliente e professionale.
Requisiti richiesti Conoscenza operativa di strumenti informatici quali software per la gestione chiamate, posta elettronica e programmi di videosorveglianza.
Esperienza pregressa in ruoli di accoglienza o front office sarà considerata un valore aggiunto.
Capacità nell'utilizzo di sistemi di registrazione visitatori e gestione accessi.
Conoscenza delle procedure di sicurezza aziendale e delle normative sulla privacy.
Eccellenti competenze comunicative e organizzative.
Attitudine al lavoro autonomo e in team, mantenendo sempre un comportamento professionale.
Requirements La giornata tipo del Portineria / Reception inizia con l'apertura dell'area accoglienza, assicurando che lo spazio sia ordinato e competente per ricevere visitatori, clienti e dipendenti.
Durante la giornata, il ruolo prevede l'accoglienza e la registrazione puntuale dei visitatori, fornendo informazioni chiare e indirizzandoli ai reparti competenti.
La gestione delle chiamate telefoniche in entrata è costante, con lo smistamento tempestivo delle comunicazioni per garantire un flusso informativo efficiente.
Il Portineria / Reception coordina inoltre la ricezione e distribuzione della posta e dei pacchi, mantenendo un controllo rigoroso sull'accesso agli edifici per garantire la sicurezza e il rispetto delle procedure aziendali.
La collaborazione con i vari reparti è quotidiana, facilitando la comunicazione interna e risolvendo eventuali problematiche che possono emergere.
Il supporto amministrativo comprende la gestione documentale e la compilazione di report, attività svolte con attenzione e precisione.
La giornata si conclude con la verifica dell'area reception, assicurando che rimanga accogliente e funzionale.
Nel corso della giornata,
il Portineria / Reception accoglie visitatori registrandoli tramite sistemi dedicati, rispondendo a domande e indirizzandoli correttamente.
Gestisce le chiamate telefoniche utilizzando software specifici, smistando le comunicazioni in modo efficace e risolvendo eventuali richieste o problemi al primo contatto.
Coordina la ricezione della posta e dei pacchi, organizzandone la distribuzione interna e segnalando eventuali anomalie.
Monitora gli accessi agli edifici attraverso sistemi di videosorveglianza e controllo, garantendo il rispetto delle normative di sicurezza e privacy.
Supporta le attività amministrative di base, come la gestione documentale e la preparazione di report, collaborando con i team interni per facilitare la comunicazione e risolvere problemi operativi.
In situazioni di emergenza o imprevisti, prende decisioni rapide per mantenere l'ordine e la sicurezza dell'ambiente di lavoro.
Il ruolo richiede una conoscenza operativa di software per la gestione delle chiamate, posta elettronica e programmi di videosorveglianza, oltre a sistemi di registrazione visitatori e controllo accessi.
È fondamentale avere esperienza pregressa in ruoli di accoglienza o front office, che conferisca competenze comunicative ed organizzative eccellenti.
La conoscenza delle procedure di sicurezza aziendale e delle normative sulla privacy è indispensabile per garantire un ambiente protetto e conforme.
Il candidato deve dimostrare attitudine al lavoro autonomo e in team, mantenendo sempre un comportamento professionale e orientato al servizio.
La capacità di gestire situazioni complesse con calma e precisione rappresenta un valore aggiunto per affrontare le sfide quotidiane del ruolo.
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