Executive Office Manager (m/w/d)
Pubblicato il 21-09-2026 - Linkedin in Trento
Für unseren Kunden suchen wir eine erfahrene und strukturierte Persönlichkeit als Executive Office Manager (m/w/d), die das Executive Office als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Gesellschaftsorganen, Unternehmensbereichen und externen institutionellen Ansprechpartnern mitgestaltet.
Dabei geht es ausdrücklich um mehr als klassische Assistenz: Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der Koordination, organisatorischen Steuerung, Unterstützung von Entscheidungsprozessen und institutionellen Kommunikation und arbeiten eng mit unserem Generaldirektor und den verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen.
Il suo CV è pronto? Se sì, e se è convinto/a che questo sia il ruolo giusto per lei, si candidi il prima possibile.
Ihre Aufgaben
Unterstützung der Geschäftsführung
- Planung und Koordination der Agenda des Generaldirektors mit Blick auf strategische Prioritäten
- Organisation von Meetings, Sitzungen, institutionellen Terminen und Geschäftsreisen
- Steuerung der internen und externen Kommunikation, einschließlich institutioneller Korrespondenz und PEC
- Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Berichten, Schreiben und Informationsunterlagen
- Koordination und Nachverfolgung von Anfragen, Aufgaben und Fristen der Geschäftsführung
- Sicherstellung des Follow-ups von Entscheidungen der Geschäftsführung und der Gesellschaftsorgane
Koordination von Governance & Gesellschaftsorganen
- Organisation und Koordination von Verwaltungsratssitzungen und Gesellschafterversammlungen
- Koordination des Management Committee sowie weiterer interner Komitees
- Verwaltung der entsprechenden Dokumentations- und Genehmigungsprozesse
- Sicherstellung der ordnungsgemäßen Aufbewahrung, Archivierung und Nachverfolgung offizieller Unternehmensdokumente
Dokumentenmanagement & Organisation
- Verantwortung für zentrale Unternehmensregister und Dokumentationsprozesse
- Pflege und Weiterentwicklung des physischen und digitalen Unternehmensarchivs
- Koordination administrativer und organisatorischer Aufgaben im Auftrag der Geschäftsführung
- Unterstützung bei Prozessen rund um Business Continuity und die entsprechende Dokumentation
Institutionelle Kommunikation
- Unterstützung bei der institutionellen Kommunikation in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung
- Mitwirkung bei Pressemitteilungen, Informationsschreiben, Präsentationen und Kommunikationsmaterialien
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Treffen mit Investoren, Behörden, öffentlichen Einrichtungen, Verbänden und Geschäftspartnern
- Beobachtung und Aufbereitung strategisch relevanter Entwicklungen
- Sicherstellung eines professionellen und konsistenten Außenauftritts in Zusammenarbeit mit Sales & Marketing
Ihr Profil
- Abgeschlossenes Studium, idealerweise in Wirtschaftswissenschaften, Rechtswissenschaften,
Sprachwissenschaften oder einem vergleichbaren Bereich
- Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Management Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren koordinierenden Funktion
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie ein sehr gutes Gespür für Prioritäten und Fristen
- Hervorragende Kommunikations- und Sozialkompetenzen
- Strukturierte, präzise, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise
- Selbstständigkeit sowie ein hohes Verantwortungsbewusstsein xbvzest
- Sehr gute Fähigkeiten in der Erstellung und Überarbeitung professioneller Dokumente und Geschäftskorrespondenz
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und idealerweise Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen
- Sehr gute Deutsch- und Italienischkenntnisse; gute Englischkenntnisse von Vorteil
- Professionelles, kooperatives und lösungsorientiertes Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern
Was das Unternehmen bietet
- Eine zentrale und bereichsübergreifende Position in engem Austausch mit der Geschäftsführung
- Die Möglichkeit, Entscheidungs-, Organisations- und Governance-Prozesse des Unternehmens aus nächster Nähe kennenzulernen und aktiv mitzugestalten
- Ein dynamisches, professionelles und kollegiales Arbeitsumfeld
- Eine verantwortungsvolle Position mit hoher Sichtbarkeit und vielfältigen Schnittstellen im Unternehmen
- Einstufung in die 1. oder 2. Ebene des CCNL Commercio e Terziario
- Eine attraktive Vergütung, die sich an der Erfahrung und den Kompetenzen der ausgewählten Person orientiert