Finance & HR Administration Assistant – Part-Time Gorgonzola | Hybrid Working

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Open Gate S.p.A., a software company based in Gorgonzola, is looking for an organised and proactive Finance & HR Administration Assistant with at least 3 years of relevant experience.

Reporting to the Finance & Administration Manager, you will support our day-to-day financial and employee administration

This role would suit someone who enjoys varied, practical work, communicates confidently with colleagues and external partners, and handles financial and employee information with accuracy and discretion.

Your responsibilities

Finance & Administration

- Prepare and issue customer/supplier invoices, checking them against sales orders and supporting documentation.
- Monitor customer balances and payment deadlines, send payment reminders and assist with account reconciliations.
- Check supplier invoices against orders and follow up on discrepancies.
- Reconcile bank and company credit card transactions and prepare payments for approval.
- Check employee expense reports and maintain accurate financial and administrative records.
- Gather documentation for the external tax consultants and support periodic accounting and tax deadlines.
- Update payment schedules, financial spreadsheets and routine administrative reports.
- Support company car fleet administration and other administrative projects as needed.

HR Administration

- Maintain employee records, internal databases and HR documentation.
- Support onboarding and offboarding, coordinating the necessary documents with employees and the external payroll provider.
- Collect and check attendance, leave, absence and other monthly payroll information, following up on any discrepancies.
- Act as an initial contact for routine employee queries, referring more complex matters to the Finance & Administration Manager or external advisers.
- Support recruitment by organising applications, assisting with initial CV screening, first interviews, and scheduling second interviews.
- Coordinate employee training, including bookings, attendance records and training deadlines.
- Help keep internal policies and employee communications up to date under the manager’s guidance.
- Assist with HR projects and improvements to administrative processes.

What we’re looking for

- At least 3 years of relevant experience, with hands-on experience in finance administration, accounting support or bookkeeping.
- Practical knowledge of customer and supplier invoicing, payment follow-up and bank reconciliations.
- Previous experience in HR administration or payroll coordination is strongly preferred.




- A diploma in accounting or business administration, a relevant degree, or equivalent practical experience.
- Good working knowledge of Excel or Google Sheets, including formulas and managing financial data.
- Familiarity with accounting or invoicing software; experience with electronic invoicing would be an advantage.
- Confidence using Google Workspace, including Drive, Docs, Sheets and Meet.
- Strong attention to detail, good time management and the ability to manage recurring deadlines.
- Clear communication skills, a collaborative attitude and a willingness to take initiative.
- Reliability and discretion when handling confidential information.
- A good command of written and spoken English would be an advantage.

Flexible working hours, Hybrid working (office in Gorgonzola + Smart Working)

ITALIANO

Open Gate S.p.A., software house con sede a Gorgonzola, ricerca una figura da inserire nell’area amministrazione, contabilità e risorse umane, con almeno 3 anni di esperienza in ambito amministrativo-contabile.

La persona affiancherà la Responsabile Finance & Administration nella gestione delle attività quotidiane, occupandosi sia degli aspetti contabili sia delle attività amministrative e organizzative legate al personale.

Cerchiamo una persona precisa, organizzata e intraprendente, che apprezzi un ruolo vario, sappia relazionarsi con colleghi, clienti, fornitori e consulenti e lavori con la necessaria riservatezza.

Principali attività

Amministrazione e contabilità

- Emissione delle fatture attive e verifica della corrispondenza con gli ordini e la documentazione di riferimento.
- Controllo delle fatture fornitori, verifica degli ordini di acquisto e gestione di eventuali incongruenze.
- Monitoraggio degli incassi e dello scadenzario clienti, invio dei solleciti di pagamento e riconciliazione delle partite aperte.
- Riconciliazione dei movimenti bancari e delle carte di credito aziendali e predisposizione dei pagamenti per l’autorizzazione.
- Verifica delle note spese e gestione della relativa documentazione.




- Raccolta e predisposizione dei documenti per il commercialista e supporto agli adempimenti contabili e fiscali periodici.
- Aggiornamento degli scadenzari e dei prospetti di controllo e preparazione di report amministrativi.
- Gestione amministrativa del parco auto aziendale e supporto alle altre attività dell’ufficio.

Risorse umane e amministrazione del personale

- Aggiornamento delle anagrafiche, degli archivi e della documentazione del personale.
- Supporto nella gestione di assunzioni e cessazioni, in collaborazione con lo studio paghe.
- Raccolta e controllo delle presenze, delle ferie, dei permessi e delle altre informazioni necessarie all’elaborazione mensile delle buste paga.
- Gestione delle richieste ordinarie dei dipendenti, con il supporto della responsabile o dei consulenti per gli aspetti più complessi.
- Supporto alla ricerca e selezione del personale: gestione delle candidature, screening dei CV, primi colloqui conoscitivi e organizzazione dei colloqui successivi.
- Organizzazione dei corsi di formazione e aggiornamento dei registri e delle relative scadenze.
- Collaborazione all’aggiornamento delle procedure interne e alla predisposizione delle comunicazioni al personale.
- Supporto ai progetti HR e al miglioramento delle procedure amministrative.

Requisiti

- Almeno 3 anni di esperienza in ambito amministrativo-contabile, con dimestichezza nella fatturazione attiva e passiva, nella gestione degli scadenzari e nelle riconciliazioni bancarie.
- Preferibile esperienza nell’amministrazione del personale e nei rapporti con lo studio paghe.
- Diploma di ragioneria o titolo equivalente, laurea in discipline economiche oppure esperienza qualificato adeguata al ruolo.
- Buona conoscenza di Excel o Google Sheets, con capacità di utilizzare formule ed elaborare dati contabili.
- Familiarità con software gestionali e di fatturazione; la conoscenza della fatturazione elettronica sarà considerata un plus.
- Buona dimestichezza con gli strumenti Google Workspace, tra cui Drive, Docs, Sheets e Meet.
- Precisione, capacità organizzativa e autonomia nella gestione delle attività e delle scadenze.
- Buone capacità relazionali, spirito di collaborazione e iniziativa.
- Affidabilità e riservatezza nella gestione dei dati aziendali e del personale.
- La conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata, sarà considerata un plus.

Cosa offriamo

- Un impiego part-time
- Modalità di lavoro ibrida, con presenza presso la sede di Gorgonzola e giornate in smart working.

Per candidarti, inviaci il tuo CV tramite LinkedIn

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