Facilities Manager

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AssertiveWe are looking for a Facilities Manager for our Integrated Facility Management business line on our Amazon account dedicated team.Possiede le qualifiche e le competenze giuste per questo lavoro? Lo scopra qui sotto e invii la sua candidatura per essere preso/a in considerazione.Role PurposeThe Facilities Manager (FM) is responsible for managing all aspects of facilities service as detailed in the scope of works section of the contract and will report to the Senior Facilities Manager or Regional FM. In this capacity, the role holder will be the person responsible for service delivery at specified locations, measured by contractual KPIs or SLAs. The role has functional accountability for an assigned sector of Client Sites, with responsibility for all aspects of client and tenant satisfaction. The FM works directly with the local client to ensure thorough understanding of their objectives and the implementation of acceptable property-specific operating strategies that achieve required standards. Once developed, the FM oversees the implementation of all approved initiatives and programs by managing and coordinating the efforts of the FM team (including direct reports, service providers, contractors, and building employees) to achieve goals. The FM represents Jones Lang LaSalle in the local and regional business and real estate community to promote Jones Lang LaSalle's reputation and capabilities to prospective tenants and clients.What This Job InvolvesCommunication with Site Leadership team (Country Manager, HR, Finance Legal, IT etc.)Preparation and distribution of Quarterly/Annual Business Review (QBR/ABR) information to client's satisfactionProcurement of goods and services for client's buildings utilizing Jones Lang LaSalle sourcing teamsHold regular meetings with Landlord, ensuring that terms of lease are being provided to client (e.G. external maintenance, central plant management)Space evaluation and planning, updating of floor plans using client's architect partnersResponsibility for meeting KPIs and SLAs defined within the contractProject Management during built-out phases, liaising with architects/landlords, organizing work schedulesCoach and guide all project teams (sub-contractors, maintenance engineers and commissioning engineers) throughout full project lifecyclesSite Inspections (with other members of Facility Team): daily cleaning, heating, ventilation, air conditioning, landscaping (when present)Ensure that contracted resources deliver work to meet duration and quality targets, addressing and ensuring the correction of under-performance issuesEstablish and operate the information systems necessary for effective scheduling and recording of contract workProcessing and controlling of invoices and work orders, opening and monitoring budgets in the financial system (Oracle), preparing and updating forecastsOversee and follow up on all technical maintenance for installations (AC/heating/fire extinguishing system, electrical installations etc.)Negotiate, renegotiate and maintain contracts with vendors in alignment with the procurement teamPlanning and budgeting of internal fit out works and technical installationsPurchasing of furniture, organization of internal departmental office/space movesManage a team of receptionists and an Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator, including allocating resource, delegating workload, ensuring adherence to best practices (roles not present on every site)General administration of department (holidays, training, performance reviews etc.)Guarantee safety standards in compliance with EHS policies and strategies by monitoring the following activities: Management of assets, systems and procedures according to local legislation (TU 81/08) in collaboration with the FMs, RSPP JLL and the reference account for all sites in the assigned countryPreparation and updating in agreement with the EHS manager of the safety documentation for the services provided both ordinary and extra works (DUVRI)



and evacuation planCoordinate the recruitment campaign and training for the first aid and firefighting teamsCoordinate site evacuation drillsPoint of Contact for security/alarm respondingDeputise/provide cover for Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator when appropriateAll additional duties commensurate to the level of the roleSounds like you? To apply you need to have:Ideally 6+ years of experience in Facilities Management role within a large commercial organizationExperience of owning facilities contracts and supplier/contractor managementExperience with EU Facility legislation and governing bodiesQuality Assurance knowledge and experience desirableFluency in local language and English essentialCustomer focusedAssertivePossess cultural awareness and sensitivityDecision making/complex problem solving: Proactively gathers information from appropriate sourcesProbes/considers all of the factsConsiders other perspectivesRefers to long term plans and goals, draws sound inferencesPrioritizes key factorsActs decisively, promptly and confidentlyAble to operate with limited guidanceExcellent verbal and written communicationStrong communication skills, leadership, teamwork, analysis, judgment and customer focusPlanning and organizing: Able to evaluate priorities and re-juggle as appropriateAble to resolve conflict and communicate intentions clearlyDeliver on time and with high quality resultsA self-starter who possesses intellectual curiosityA proven team player at ease with sleeves rolled up approachSpreadsheets and word processingHigh level of IT literacyStiamo cercando una figura di Facilities Manager per la nostra linea di business Integrated Facility Management nel team dedicato all'account Amazon.Scopo del RuoloLa figura di Facilities Manager (FM) è responsabile della gestione di tutti gli aspetti del servizio facility come dettagliato nella sezione dedicata all'ambito dei lavori del contratto e riporterà al Senior Facilities Manager o al Regional FM. In questa veste, la persona sarà responsabile dell'erogazione del servizio nelle location specificate, misurato attraverso KPI contrattuali o SLA. Il ruolo ha responsabilità funzionale per un settore assegnato dei Client Sites ed è responsabile di tutti gli aspetti relativi alla soddisfazione di clienti e tenant. La figura di FM lavora direttamente con il cliente locale per garantire una comprensione approfondita dei loro obiettivi e l'implementazione di strategie operative specifiche per ciascuna proprietà che raggiungano gli standard richiesti. Una volta sviluppate, il FM supervisiona l'implementazione di tutte le iniziative e i programmi approvati, gestendo e coordinando gli sforzi del team FM (inclusi collaboratori diretti, fornitori di servizi, appaltatori e dipendenti del building) per raggiungere gli obiettivi. Il FM rappresenta Jones Lang LaSalle nella comunità aziendale e immobiliare locale e regionale per promuovere la reputazione e le capacità di Jones Lang LaSalle presso potenziali tenant e clienti.Cosa comporta questo lavoroComunicazione con il Site Leadership team (Country Manager, HR, Finance Legal, IT ecc.)Preparazione e distribuzione delle informazioni relative alle Quarterly/Annual Business Review (QBR/ABR) secondo le aspettative del clienteApprovvigionamento di beni e servizi per gli edifici del cliente utilizzando i team di sourcing di Jones Lang LaSalleTenere riunioni regolari con il Landlord, assicurando che i termini del contratto di locazione siano rispettati per il cliente (es. manutenzione esterna, gestione impianti centrali)Valutazione e pianificazione degli spazi, aggiornamento delle planimetrie utilizzando i partner architetti del clienteResponsabilità per il raggiungimento dei KPI e degli SLA definiti nel contrattoProject Management durante le fasi di allestimento, interfacciandosi con architetti/landlord,



organizzando le pianificazioni dei lavoriGuidare e supportare tutti i team di progetto (subappaltatori, tecnici di manutenzione e tecnici di commissioning) durante l'intero ciclo di vita del progettoIspezioni del sito (con altri membri del Facility Team): pulizia quotidiana, riscaldamento, ventilazione, aria condizionata, paesaggistica (quando presente)Garantire che le risorse contrattuali consegnino il lavoro rispettando i target di durata e qualità, affrontando e assicurando la correzione di problemi di sottoperformanceStabilire e gestire i sistemi informativi necessari per una pianificazione e registrazione efficace dei lavori contrattualiElaborazione e controllo di fatture e ordini di lavoro, apertura e monitoraggio dei budget nel sistema finanziario (Oracle), preparazione e aggiornamento delle previsioniSupervisionare e seguire tutta la manutenzione tecnica per gli impianti (climatizzazione/riscaldamento/sistema antincendio, impianti elettrici ecc.)Negoziare, rinegoziare e mantenere contratti con i fornitori in allineamento con il team procurementPianificazione e budgeting di lavori di allestimento interno e installazioni tecnicheAcquisto di arredi, organizzazione di traslochi interni di uffici/spazi dipartimentaliGestire un team di receptionist e un Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator, inclusa l'allocazione delle risorse, la delega del carico di lavoro, garantendo l'aderenza alle best practice (ruoli non presenti in ogni sede)Amministrazione generale del dipartimento (ferie, formazione, valutazioni delle performance ecc.)Garantire standard di sicurezza in conformità con le politiche e strategie EHS monitorando le seguenti attività: Gestione di asset, sistemi e procedure secondo la legislazione locale (TU 81/08) in collaborazione con i FM, RSPP JLL e l'account di riferimento per tutte le sedi nel paese assegnatoPreparazione e aggiornamento in accordo con il responsabile EHS della documentazione di sicurezza per i servizi forniti sia lavori ordinari che straordinari (DUVRI) e piano di evacuazioneCoordinare la campagna di reclutamento e formazione per i team di primo soccorso e antincendioCoordinare le esercitazioni di evacuazione del sitoPunto di Contatto per risposta a sicurezza/allarmiSostituire/fornire copertura per Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator quando appropriatoTutti i compiti aggiuntivi commisurati al livello del ruoloTi riconosci in questo profilo? xysqume Per candidarti devi avere:Idealmente 6+ anni di esperienza nel ruolo di Facilities Management all'interno di una notevole organizzazione commercialeEsperienza nella gestione di contratti facility e nella gestione di fornitori/appaltatoriEsperienza con la legislazione UE sulle Facility e gli enti di governoConoscenza ed esperienza di Quality Assurance desiderabiliConoscenza fluente della lingua locale e dell'inglese essenzialeOrientamento al clienteAssertivitàPossedere consapevolezza culturale e sensibilitàDecision making/risoluzione di problemi complessi: Raccoglie proattivamente informazioni da fonti appropriateEsamina/considera tutti i fattiConsidera altre prospettiveSi riferisce a piani e obiettivi a lungo termine, trae inferenze solideStabilisce priorità tra i fattori chiaveAgisce con decisione, prontezza e fiduciaCapacità di operare con guida limitataEccellenti capacità di comunicazione verbale e scrittaForti competenze di comunicazione, leadership, lavoro di squadra, analisi, giudizio e focus sul clientePianificazione e organizzazione: Capacità di valutare le priorità e riorganizzarle come appropriatoCapacità di risolvere conflitti e comunicare intenzioni chiaramenteConsegnare puntualmente e con risultati di alta qualitàPersona proattiva che possiede curiosità intellettualeTeam player comprovato a proprio agio con un approccio pratico e operativoFogli di calcolo e elaborazione testiAlto livello di alfabetizzazione informaticaEstimated compensation for this position:40.900 – 51.100 EUR per yearFinal compensation packages are determined by various considerations including, but not limited to, skills and competencies assessed on the basis of objective criteria.#J-18808-Ljbffr

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