Impiegato amministrativo

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Area: Amministrativa

Riporto gerarchico: Direzione Aziendale

Titolo di studio: Laurea in Giurisprudenza/economia

Scopo della posizione La risorsa sarà inserita nell’area amministrativa di ILS STEEL S.r.l. e supporterà la Direzione nella gestione delle attività amministrative, documentali e contrattuali connesse all’operatività aziendale.

La posizione prevede l'affiancamento iniziale nella gestione dei contratti e delle problematiche di natura contrattuale e legale derivanti dai rapporti con clienti, fornitori e altri interlocutori aziendali.

La formazione giuridica è preferenziale poiché l'attività da svolgere consta di una prima analisi della documentazione e degli obblighi contrattuali, scadenze e potenziali criticità, raccolta degli elementi necessari alla gestione delle pratiche da parte della Direzione e, quando necessario, dei consulenti legali esterni.

Principali attività e responsabilità

Parte amministrativa e segreteria

- smistamento telefonate e corrispondenza aziendale;
- gestione quotidiana della casella PEC aziendale, con verifica, smistamento e archiviazione delle comunicazioni ricevute e inviate;
- individuazione e monitoraggio delle comunicazioni che prevedono termini o necessità di riscontro;
- organizzazione e aggiornamento dell’archivio documentale aziendale, digitale e cartaceo;
- supporto alla gestione del ciclo di fatturazione attiva e passiva;

- emissione e registrazione della documentazione di competenza;
- verifica della corretta corrispondenza tra fatture, ordini, contratti e altra documentazione amministrativa;
- gestione e archiviazione della documentazione collegata ai rapporti commerciali con clienti e fornitori;

- supporto agli altri uffici aziendali per il reperimento della documentazione amministrativa necessaria.

Parte contrattuale

- Supporto alla gestione amministrativa dei contratti con clienti e fornitori,



dalla ricezione alla corretta archiviazione e successivo monitoraggio;
- lettura e prima analisi delle condizioni contrattuali, con particolare attenzione a obblighi delle parti, termini, condizioni economiche, modalità di pagamento, penali, garanzie, responsabilità, recesso e risoluzione;
- predisposizione di schede o riepiloghi delle principali condizioni contrattuali a supporto della Direzione e degli uffici interessati;
- monitoraggio di scadenze, adempimenti e obblighi contrattuali;
- verifica preliminare delle contestazioni ricevute e riscontro rispetto alle previsioni contenute nei relativi contratti;
- analisi e riscontro delle penali contrattuali, verificandone presupposti, modalità di applicazione e relativa documentazione;
- predisposizione di bozze di comunicazioni e riscontri formali da sottoporre alla Direzione, anche relativamente a eventuali contestazioni ricevute da clienti o formulate nei confronti di fornitori;
- supporto nella gestione di problematiche di natura giuridico-amministrativa connesse all'esecuzione dei contratti, sia di giudiziali che stragiudiziali;
- raccordo operativo con avvocati e consulenti esterni, trasmettendo la documentazione necessaria e monitorando richieste, adempimenti e scadenze;
- aggiornamento dello stato delle pratiche legali e dei contenziosi in corso.

Requisiti
- Laurea in Giurisprudenza;
- buona capacità di lettura e comprensione di contratti e documentazione di carattere giuridico-amministrativo;




- ottima capacità di redazione di comunicazioni formali;
- buona conoscenza degli strumenti informatici e del pacchetto Microsoft Office;
- capacità di gestione di PEC, archivi digitali e documentazione aziendale;
- precisione nella gestione di scadenze e adempimenti.

Costituisce titolo preferenziale una precedente esperienza in uffici amministrativi aziendali, uffici contratti, studi legali o realtà industriali, in particolare nell'ambito di rapporti B2B, forniture e appalti.

Competenze richieste La posizione richiede una persona precisa, organizzata e riservata, con capacità di gestire contemporaneamente attività amministrative ordinarie e pratiche che richiedono maggiore attenzione sotto il profilo contrattuale.

Sono particolarmente importanti la capacità di analizzare i documenti senza limitarsi alla loro mera gestione formale, individuare tempestivamente criticità e scadenze, reperire le informazioni necessarie all'interno dell'azienda e sottoporre alla Direzione le questioni che richiedono una decisione.

È inoltre richiesta una buona capacità di interfacciarsi con interlocutori differenti – Direzione, amministrazione, produzione, clienti, fornitori, consulenti e legali – mantenendo ordine e tracciabilità della documentazione.

Obiettivo della posizione

Garantire una gestione ordinata, tempestiva e strutturata dell'attività amministrativa e contrattuale, assicurando che comunicazioni, contratti, scadenze, contestazioni e pratiche con rilevanza legale siano correttamente gestiti e portati all'attenzione della Direzione, riducendo il rischio di omissioni, ritardi o mancati adempimenti.

E' previsto il periodo di prova.

Retribuzione: a partire da €1.300,00 al mese

Agevolazioni

- Computer aziendale
- Distributori automatici di snack e bevande
- Parcheggio libero

Sede di lavoro: In presenza

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