27 set - Roma
VIVI LA VITA
La posizione
Siamo alla ricerca di una figura di Executive Assistant & Operations Coordinator che supporti direttamente il CEO nella gestione delle attività quotidiane e contribuisca al coordinamento delle principali attività operative aziendali.
La persona ideale è organizzata, autonoma, precisa e proattiva
, con ottime capacità di gestione delle priorità e di coordinamento di interlocutori interni ed esterni.
Il ruolo combina attività di Executive Assistance, Office Management, Operations e organizzazione di eventi
, con un'importante componente di supporto alla Direzione.
Responsabilità principali
Executive Assistance
- Gestione e organizzazione dell'agenda del CEO
- Pianificazione e coordinamento di meeting, appuntamenti e call
- Gestione delle comunicazioni e delle attività quotidiane della Direzione
- Organizzazione di trasferte, spostamenti e logistica quando necessario
- Monitoraggio di scadenze, appuntamenti e attività prioritarie
- Supporto operativo al CEO nelle attività quotidiane
Operations & Coordination
- Coordinamento delle attività operative e organizzative aziendali
- Gestione dei rapporti con agenzie, consulenti, fornitori e partner esterni
- Follow-up delle attività affidate a interlocutori interni ed esterni
- Monitoraggio di scadenze, deliverable e attività in corso
- Supporto nell'organizzazione e ottimizzazione dei processi aziendali
- Gestione e organizzazione della documentazione aziendale
Event Management
- Organizzazione e coordinamento di eventi aziendali
- Gestione dei rapporti con agenzie, location, fornitori e altri partner coinvolti
- Coordinamento della logistica e delle attività pre e post evento
- Monitoraggio di tempistiche, necessità operative e attività organizzative
Reporting & Administration
- Creazione, aggiornamento e gestione di file Excel
- Elaborazione di report periodici sull'andamento delle attività aziendali
- Raccolta, organizzazione e analisi di dati e informazioni
- Gestione, download e archiviazione delle fatture aziendali
- Supporto nelle attività amministrative e di segreteria
- Organizzazione e archiviazione della documentazione
Requisiti
- Esperienza pregressa in ruoli di Executive Assistant, Personal Assistant, Office Manager, Operations Coordinator o similari
- Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità
- Forte attenzione ai dettagli e precisione
- Capacità di lavorare in autonomia e di gestire contemporaneamente più attività
- Ottime capacità relazionali e di comunicazione
- Capacità di interfacciarsi professionalmente con CEO, management, fornitori e partner esterni
- Buona conoscenza di Microsoft Office, in particolare Excel, Outlook e PowerPoint
- Buona conoscenza della lingua inglese
- Riservatezza e affidabilità nella gestione di informazioni aziendali e confidenziali
Soft Skills
Cerchiamo una persona
- Proattiva , che sappia anticipare le necessità della Direzione
- Organizzata , capace di gestire diverse priorità contemporaneamente
- Problem solver , con un approccio pratico e orientato alla soluzione
- Autonoma , ma allo stesso tempo abituata a lavorare in team
- Flessibile , in grado di adattarsi rapidamente alle esigenze aziendali
- Precisa e affidabile
- Con ottime capacità di comunicazione e coordinamento
- Con un approccio professionale e discreto
Cosa offriamo
- Un ruolo trasversale e dinamico a stretto contatto con il CEO e il management
- La possibilità di avere un impatto diretto sull'organizzazione e sul funzionamento dell'azienda
- Un ambiente di lavoro stimolante e con elevato livello di responsabilità
- Possibilità di crescita qualificato nell'area Executive Support & Operations
Titolo della posizione Executive Assistant & Operations Coordinator
27 set - Genova
MedTug
27 set - Verona
Oniverse
27 set - Roma
BIP
27 set - Bologna
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