28 set - Italia
Business Pool
Für unseren Kunden suchen wir eine erfahrene und strukturierte Persönlichkeit als Executive Office Manager (m/w/d), die das Executive Office als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Gesellschaftsorganen, Unternehmensbereichen und externen institutionellen Ansprechpartnern mitgestaltet.Dabei geht es ausdrücklich um mehr als klassische Assistenz: Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der Koordination, organisatorischen Steuerung, Unterstützung von Entscheidungsprozessen und institutionellen Kommunikation und arbeiten eng mit unserem Generaldirektor und den verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen.Ihre AufgabenUnterstützung der Geschäftsführung- Planung und Koordination der Agenda des Generaldirektors mit Blick auf strategische Prioritäten- Organisation von Meetings, Sitzungen, institutionellen Terminen und Geschäftsreisen- Steuerung der internen und externen Kommunikation, einschließlich institutioneller Korrespondenz und PEC- Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Berichten, Schreiben und Informationsunterlagen- Koordination und Nachverfolgung von Anfragen, Aufgaben und Fristen der Geschäftsführung- Sicherstellung des Follow-ups von Entscheidungen der Geschäftsführung und der GesellschaftsorganeKoordination von Governance & Gesellschaftsorganen- Organisation und Koordination von Verwaltungsratssitzungen und Gesellschafterversammlungen- Koordination des Management Committee sowie weiterer interner Komitees- Verwaltung der entsprechenden Dokumentations- und Genehmigungsprozesse- Sicherstellung der ordnungsgemäßen Aufbewahrung,
Archivierung und Nachverfolgung offizieller UnternehmensdokumenteDokumentenmanagement & Organisation- Verantwortung für zentrale Unternehmensregister und Dokumentationsprozesse- Pflege und Weiterentwicklung des physischen und digitalen Unternehmensarchivs- Koordination administrativer und organisatorischer Aufgaben im Auftrag der Geschäftsführung- Unterstützung bei Prozessen rund um Business Continuity und die entsprechende DokumentationInstitutionelle Kommunikation- Unterstützung bei der institutionellen Kommunikation in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung- Mitwirkung bei Pressemitteilungen, Informationsschreiben, Präsentationen und Kommunikationsmaterialien- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Treffen mit Investoren, Behörden, öffentlichen Einrichtungen, Verbänden und Geschäftspartnern- Beobachtung und Aufbereitung strategisch relevanter Entwicklungen- Sicherstellung eines professionellen und konsistenten Außenauftritts in Zusammenarbeit mit Sales & MarketingIhr Profil- Abgeschlossenes Studium, idealerweise in Wirtschaftswissenschaften, Rechtswissenschaften,
Sprachwissenschaften oder einem vergleichbaren Bereich- Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Management Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren koordinierenden Funktion- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie ein sehr gutes Gespür für Prioritäten und Fristen- Hervorragende Kommunikations- und Sozialkompetenzen- Strukturierte, präzise, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise- Selbstständigkeit sowie ein hohes Verantwortungsbewusstsein- Sehr gute Fähigkeiten in der Erstellung und Überarbeitung professioneller Dokumente und Geschäftskorrespondenz- Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und idealerweise Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen- Sehr gute Deutsch- und Italienischkenntnisse;gute Englischkenntnissevon Vorteil- Professionelles, kooperatives und lösungsorientiertes Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen internen und externen AnsprechpartnernWas das Unternehmen bietet- Eine zentrale und bereichsübergreifende Position in engem Austausch mit der Geschäftsführung- Die Möglichkeit, Entscheidungs-, Organisations- und Governance-Prozesse des Unternehmens aus nächster Nähe kennenzulernen und aktiv mitzugestalten- Ein dynamisches, professionelles und kollegiales Arbeitsumfeld- Eine verantwortungsvolle Position mit hoher Sichtbarkeit und vielfältigen Schnittstellen im Unternehmen- Einstufung in die 1. oder 2. Ebene des CCNL Commercio e Terziario- Eine attraktive Vergütung, die sich an der Erfahrung und den Kompetenzen der ausgewählten Person orientiert
29 set - Benevento
Adecco
29 set - Novara
Amazon
29 set - Milano
GFT TECHNOLOGIES
29 set - Piemonte
ITC WORLDWIDE