FRONT OFFICE ASSISTANT

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Per importante azienda cliente leader nel settore Finance siamo alla ricerca di un/a Front Office Assistant

Front Desk & Accoglienza

- Accoglienza e gestione di clientela, investitori, advisor e fornitori in conformità con i protocolli di sicurezza aziendali.
- Presidio e gestione del centralino telefonico: smistamento chiamate e gestione delle comunicazioni in entrata e in uscita (in italiano e inglese).
- Gestione, pianificazione e preparazione delle sale riunioni per i meeting operativi e con la clientela (prenotazioni, allestimento, pranzi e coffee break).
- Coordinamento per organizzazione meetings.

Amministrazione & Office Support

- Gestione della posta in entrata e uscita (e relativa protocollazione), corrieri espressi e raccomandate.
- Supporto alla prenotazione di viaggi, trasferte, voli e soggiorni per il team di gestione e la direzione.
- Supporto operativo per la preparazione di presentazioni, stampe, rilegature, documentazione societaria o archiviazione di contratti e fatture passive d'ufficio nonché documenti per i CDA della società.
- Monitoraggio degli ordini di cancelleria, materiale di consumo e forniture per le sale riunioni.
- Redazione delle rendicontazione delle note spese e supporto nella richiesta dei rimborsi medici.

Coordinamento dei Servizi Generali

- Collaborazione continua con i servizi generali per la supervisione dei manutentori esterni, servizi di pulizia, IT e fornitura degli impianti aziendali nonché della sicurezza sul lavoro.




- Segnalazione e tracciamento tempestivo di eventuali anomalie o guasti logistici all'interno degli uffici.

- Esperienza: Gradita esperienza pregressa (2-4 anni) in ruoli analoghi (Receptionist, Office Assistant, Executive Assistant)
- Lingue: Conoscenza fluente della lingua inglese (sia parlata che scritta), indispensabile per l'interazione con controparti e investitori internazionali.
- Competenze Informatiche: Ottima padronanza del Pacchetto Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) e familiarità con sistemi di gestione sale riunioni/centralini VoIP.
- Flessibilità oraria: Effettiva disponibilità a coprire il turno 10:00 – 19:00.

Competenze Trasversali:

- Elevata riservatezza e discrezione nella gestione di informazioni confidenziali.
- Robusto attitudine al lavoro di squadra e spiccata capacità di coordinamento con il team Operations e Facility.
- Eccellenti doti relazionali, orientamento al servizio e capacità di gestione dello stress nei momenti di picco di lavoro.

Orario di lavoro: Full-time, 10:00 – 19:00 (con 1 ora di pausa pranzo)

Offerta contrattuale: tempo indeterminato, RAL fino a 32K, ticket giornalieri, welfare 3k annuali, assicurazione sanitaria integrativa + chech up sanitario annuale.

L’annuncio è rivolto ad ambo i sessi (D.lgs n. 198/2006) e nel rispetto di quanto disposto dall’art. 10 del D.Lgs n. 276/2003. I candidati sono invitati a leggere l’informativa privacy https://www.wexecutive.eu/privacy-policy ai sensi dell'art. 13 e art. 14 del Regolamento UE 2016/679 sulla protezione dei dati. Aut. Min. Prot. R.0000155 del 31/12/2021.

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