Registrar
Pubblicato il 29-09-2026 - NOTTE in Italia
Tirocinio Extracurriculare Retribuito
NOTTE è alla ricerca di un/una Registrar da inserire nel proprio team.
Il ruolo è responsabile del coordinamento di tutte le spedizioni in entrata e in uscita relative a mostre, showroom, e progetti speciali.
Il/la candidato/a ideale è una persona altamente organizzata, con forte spirito di squadra e conoscenza delle migliori pratiche relative a condition report, movimentazione, imballaggio, realizzazione di casse, trasporto, spedizione, stoccaggio e assicurazione delle opere d'arte;
Per essere preso/a in considerazione per un colloquio, la preghiamo di assicurarsi che la sua candidatura sia pienamente in linea con le specifiche del lavoro riportate di seguito.
familiarità con le procedure di spedizione nazionali e internazionali, nonché con normative doganali e fiscali;
esperienza nella movimentazione delle opere e nella gestione degli inventari;
e una comprovata esperienza di collaborazione con una rete di spedizionieri e broker doganali a livello internazionale.
Attenzione ai dettagli, capacità di giudizio qualificato, gestione delle priorità e rispetto di scadenze strette sono fondamentali per il ruolo, così come eccellenti capacità comunicative, discrezione e abilità nel lavorare sia in team sia in autonomia.
Responsabilità
Le responsabilità includono, ma non si limitano a:
Mostre, progetti speciali, showroom e inventario generale (in sede e fuori sede)
Organizzare, monitorare e gestire le spedizioni in entrata e in uscita e la logistica, sia nazionale
sia internazionale.
- Interfacciarsi con il team della galleria, artisti, clienti, consignor, prestatori, organizzatori di mostre
esterni e fornitori, per garantire informazioni accurate sulle opere, istruzioni di movimentazione/
imballaggio/casse e indicazioni di installazione per spedizionieri, tecnici, clienti e destinatari.
- Documentare lo stato di conservazione delle opere in entrata e in uscita, creando e archiviando
condition report.
Collaborare con fornitori per cornici, produzione, conservazione e restauri quando necessario.
Interfacciarsi con assicurazioni e broker doganali per ottenere certificati e garanzie.
Richiedere preventivi competitivi per i servizi necessari, preparare e monitorare i budget.
Consegne post-vendita e servizi al cliente
Mantenere una conoscenza aggiornata delle normative fiscali statunitensi (sales tax) in
relazione a fatturazione e spedizioni, collaborando con lo studio commercialista per garantire
una corretta applicazione delle imposte.
- Collaborare con il team vendite e i clienti per avviare e coordinare ritiri e consegne post-vendita,
inclusa la richiesta di preventivi competitivi per servizi come incorniciatura, imballaggio, casse,
spedizione, installazione, assicurazione, conservazione/restauro e altri servizi necessari.
Agire come referente per il cliente quando necessario per organizzare consegne e installazioni.
Preparare fatture per le spedizioni e gestire i pagamenti ai fornitori.
Preparare moduli di rilascio per clienti e spedizionieri incaricati del ritiro delle opere.
Effettuare follow-up con gli spedizionieri per ottenere prove di consegna e altra documentazione
necessaria ai fini della conformità.
Gestione dell'inventario online
Gestione dello spazio di galleria e di tutte le necessità ivi connesse.
Competenze ed esperienza richieste:
- Il/la candidato/a ideale possiede almeno un anno di esperienza in ruoli analoghi a quelli sopra
descritti, maturata presso una galleria d'arte contemporanea, una società di spedizioni di opere
d'arte o un'istituzione artistica.
-Profilo junior con prime esperienze professionali consolidate, preferibilemnte tra i ******* anni.
- Ottima padronanza dell'ambiente Mac, inclusi Google Suite (Gmail, Calendar, Sheets), Microsoft
Office (Word, Excel, PowerPoint) e Adobe Acrobat Pro. La conoscenza di Adobe Photoshop e
InDesign è considerata un plus.
Conoscenza di database gestionali per collezioni e inventari (es. Artshell o sistemi equivalenti).
Familiarità con normative internazionali su import/export di opere d'arte, incluse pratiche di
customs compliance e documentazione.
- Ottima capacità di gestione simultanea di più progetti complessi, con forte orientamento al
problem solving.
Esperienza nella gestione di budget logistici e negoziazione con fornitori e spedizionieri.
Eccellenti capacità relazionali per interfacciarsi con istituzioni e stakeholder internazionali.
Ottima conoscenza dell'inglese professionale (scritto e parlato); la conoscenza di ulteriori lingue
è un plus.
Capacità di lavorare sotto pressione e rispettare scadenze strette in contesti dinamici. xrdztoy
Attitudine alla riservatezza e gestione di informazioni sensibili relative a opere e clienti.