Executive Office Manager
Pubblicato il 01-10-2026 - Altro in Italia
Für unseren Kunden suchen wir eine erfahrene und strukturierte Persönlichkeit als Executive Office Manager (m/w/d), die das Executive Office als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Gesellschaftsorganen, Unternehmensbereichen und externen institutionellen Ansprechpartnern mitgestaltet.
Dabei geht es ausdrücklich um mehr als klassische Assistenz: Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der Koordination, organisatorischen Steuerung, Unterstützung von Entscheidungsprozessen und institutionellen Kommunikation und arbeiten eng mit unserem Generaldirektor und den verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen.
Ihre Aufgaben Unterstützung der Geschäftsführung Planung und Koordination der Agenda des Generaldirektors mit Blick auf strategische Prioritäten
Organisation von Meetings, Sitzungen, institutionellen Terminen und Geschäftsreisen
Steuerung der internen und externen Kommunikation, einschließlich institutioneller Korrespondenz und PEC
Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Berichten, Schreiben und Informationsunterlagen
Koordination und Nachverfolgung von Anfragen,
Aufgaben und Fristen der Geschäftsführung
Sicherstellung des Follow-ups von Entscheidungen der Geschäftsführung und der Gesellschaftsorgane
Koordination von Governance & Gesellschaftsorganen Organisation und Koordination von Verwaltungsratssitzungen und Gesellschafterversammlungen
Koordination des Management Committee sowie weiterer interner Komitees
Verwaltung der entsprechenden Dokumentations- und Genehmigungsprozesse
Sicherstellung der ordnungsgemäßen Aufbewahrung, Archivierung und Nachverfolgung offizieller Unternehmensdokumente
Verantwortung für zentrale Unternehmensregister und Dokumentationsprozesse
Pflege und Weiterentwicklung des physischen und digitalen Unternehmensarchivs
Koordination administrativer und organisatorischer Aufgaben im Auftrag der Geschäftsführung
Unterstützung bei Prozessen rund um Business Continuity und die entsprechende Dokumentation
Unterstützung bei der inst