Front Office Assistant

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Per notevole azienda cliente leader nel settore Finance siamo alla ricerca di un/a Front Office Assistant
Posizione:
Front Desk & Accoglienza
Accoglienza e gestione di clientela, investitori, advisor e fornitori in conformità con i protocolli di sicurezza aziendali.
Presidio e gestione del centralino telefonico: smistamento chiamate e gestione delle comunicazioni in entrata e in uscita (in italiano e inglese).
Gestione, pianificazione e preparazione delle sale riunioni per i meeting operativi e con la clientela (prenotazioni, allestimento, pranzi e coffee break).
Coordinamento per organizzazione meetings.
Amministrazione & Office Support
Gestione della posta in entrata e uscita (e relativa protocollazione), corrieri espressi e raccomandate.
Supporto alla prenotazione di viaggi, trasferte, voli e soggiorni per il team di gestione e la direzione.
Supporto operativo per la preparazione di presentazioni, stampe, rilegature, documentazione societaria o archiviazione di contratti e fatture passive d'ufficio nonché documenti per i CDA della società.
Monitoraggio degli ordini di cancelleria, materiale di consumo e forniture per le sale riunioni.
Redazione delle rendicontazione delle note spese e supporto nella richiesta dei rimborsi medici.
Coordinamento dei Servizi Generali
Collaborazione continua con i servizi generali per la supervisione dei manutentori esterni, servizi di pulizia, IT e fornitura degli impianti aziendali nonché della sicurezza sul lavoro.




Segnalazione e tracciamento tempestivo di eventuali anomalie o guasti logistici all'interno degli uffici.
Requisiti:
Esperienza:
Gradita esperienza pregressa (2-4 anni) in ruoli analoghi (Receptionist, Office Assistant, Executive Assistant)
Lingue:
Conoscenza fluente della lingua inglese (sia parlata che scritta), indispensabile per l'interazione con controparti e investitori internazionali.
Competenze Informatiche:
Ottima padronanza del Pacchetto Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) e familiarità con sistemi di gestione sale riunioni/centralini VoIP.
Flessibilità oraria:
Effettiva disponibilità a coprire il turno 10:*******:00.
Competenze Trasversali:
Elevata riservatezza e discrezione nella gestione di informazioni confidenziali.
Forte attitudine al lavoro di squadra e spiccata capacità di coordinamento con il team Operations e Facility.
Eccellenti doti relazionali, orientamento al servizio e capacità di gestione dello stress nei momenti di picco di lavoro.
Altre informazioni:
Orario di lavoro:
Full-time, 10:*******:00 (con 1 ora di pausa pranzo)
Offerta contrattuale:
tempo indeterminato, RAL fino a 32K, ticket giornalieri, welfare 3k annuali, assicurazione sanitaria integrativa + chech up sanitario annuale.
L'annuncio è rivolto ad ambo i sessi (D.lgs n. ********) e nel rispetto di quanto disposto dall'art. 10 del D.Lgs n. ********. I candidati sono invitati a leggere l'informativa privacy ai sensi dell'art. 13 e art. 14 del Regolamento UE ******** sulla protezione dei dati. Aut. Min. Prot. R.******* del 31/12/2021.

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