Office/Administration Assistant
Pubblicato il 02-10-2026 - W Executive in Milano
Per nostro cliente, affermata realtà nel settore IT con sede a Milano zona Garibaldi, siamo alla ricerca di una figura di Office/Administration Assistant.
Si offre tempo indeterminato
Orario 9-18 straordinari eccezionali
Budget: 30-35K + ticket resturant da 10 euro
Previsti due giorni di smartworking alla settimana
La risorsa selezionata si occuperà di:
- Gestione ufficio e facility management: coordinamento fornitori, manutenzioni, servizi generali e supervisione degli spazi aziendali. Accoglienza ospiti, corrispondenza e supporto operativo quotidiano;
- Organizzazione completa di trasferte nazionali e internazionali, con gestione logistica e ottimizzazione tempi/costi;
- Supporto amministrativo e HR: gestione fatture passive, controllo pagamenti, coordinamento studio paghe, onboarding, documentazione dipendenti e note spese
- Organizzazione di eventi aziendali, meeting, convention e attività di team building
- Coordinamento servizi interni: cancelleria, materiali di consumo, sale riunioni e gestione spazi comuni
- fatturazione ciclo passivo (non oltre il 20% del tempo)
1. Esperienza e Background
Seniority: 1-3 anni di esperienza pregressa in ruoli analoghi
Contesti di provenienza: Aziende strutturate, multinazionali o studi professionali moderni, dove la gestione multitasking e la riservatezza sono requisiti quotidiani.
2. Competenze Tecniche e Hard Skills
Lingue straniere: Buona conoscenza della lingua Inglese
Strumenti Digitali: Padronanza del Pacchetto Office e dei tool di collaborazione in cloud (Google Workspace, Microsoft Teams, Slack, Zoom)
La conoscenza di SAP verrà considerata un Plus
3. Competenze Trasversali e Soft Skills
Problem Solving & Proattività: capacità di anticipare le esigenze dell'ufficio e del management, trovando soluzioni rapide a imprevisti logistici.
Standing e Comunicazione: eccellenti doti relazionali, diplomazia e capacità di interagire con interlocutori di diversi livelli gerarchici.
Organizzazione e Time Manageme