Back Office - Bunker Department

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Categoria:
Transport & Distribution
Luogo di lavoro:
Genova
La figura di Back Office supporta il team commerciale e operativo nella gestione amministrativa e documentale delle forniture di bunker, assicurando il corretto inserimento degli ordini, la gestione della documentazione relativa alle consegne e il corretto flusso delle informazioni tra reparto commerciale, amministrazione, clienti e fornitori.
Principali responsabilità
Inserimento e aggiornamento degli ordini di acquisto e vendita nel gestionale aziendale.
Acquisizione e registrazione dei dati relativi a clienti e fornitori.
Verifica della correttezza dei dati commerciali inseriti: cliente, fornitore, nave, porto, prodotto, quantità, prezzo, termini di pagamento e condizioni concordate.
Emissione e gestione di order confirmation, nomination e documentazione commerciale relativa alla fornitura.
Supporto nel monitoraggio delle linee di credito dei clienti e delle performance di pagamento, in coordinamento con i reparti Commerciale e Amministrativo.
Gestione e archiviazione digitale della documentazione relativa alle singole forniture.
Supporto nella gestione di credit/debit note, document corrections e richieste amministrative provenienti da clienti e fornitori.
Comunicazione quotidiana con clienti,



fornitori e reparti interni per gli aspetti amministrativi e documentali delle forniture.
Monitoraggio delle pratiche aperte e verifica che ogni operazione venga correttamente completata e chiusa nel gestionale.
Supporto alla preparazione di report, statistiche e riconciliazioni relative alle attività di bunkeraggio.
Requisiti
Competenze richieste: È richiesta un'elevata attenzione al dettaglio.
Laurea triennale preferibile.
Esperienza come back office di circa 3-5 anni nel settore shipping, bunker trading o oil & gas (preferibile)
Sono inoltre importanti
buona conoscenza della lingua inglese scritta;
buona padronanza di Excel e strumenti Office;
capacità di utilizzo di software gestionali/ERP;
capacità organizzativa e gestione contemporanea di più pratiche;
precisione e affidabilità nella gestione dei dati;
capacità di lavorare con scadenze e tempistiche ristrette;
capacità di organizzare il lavoro e definire le priorità, gestendo contemporaneamente più pratiche;
buona comunicazione con reparti commerciali, amministrativi e operativi;
capacità di individuare anomalie e discrepanze prima della chiusura della pratica.
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