CEO Executive Assistant&Office Coordinator

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Position Mission
L’Executive Assistant lavorerà a stretto contatto con il CEO, supportandolo nella gestione delle attività quotidiane e contribuendo ad assicurare un efficace flusso di informazioni all’interno dell’organizzazione. Sarà inoltre un punto di riferimento per il coordinamento delle attività di direzione, office management e accoglienza presso la sede aziendale, garantendo elevati standard di efficienza, organizzazione e professionalità.

Responsibilities

• Supporto diretto al CEO nella gestione delle attività quotidiane, garantendo elevati standard di efficienza, precisione e riservatezza.
• Gestione dell'agenda, con pianificazione e coordinamento di meeting, visite, eventi e trasferte.
• Organizzazione e coordinamento delle riunioni di Direzione, predisposizione dei materiali e follow-up delle attività concordate.
• Interfaccia con funzioni aziendali interne, clienti, fornitori e stakeholder esterni.
• Predisposizione di presentazioni, reportistica, documentazione amministrativa e supporto alle attività della Direzione.
• Gestione di note spese,



richieste di acquisto e pratiche amministrative.
• Coordinamento delle attività di reception e office management, inclusi l'accoglienza di ospiti e visitatori, la gestione degli spazi comuni e delle sale riunioni, nonché il supporto operativo ai servizi generali della sede.

Qualifications

• Esperienza pregressa (2-4 anni) in ruoli di Executive Assistant, Personal Assistant o Office Manager, preferibilmente in contesti strutturati.
• Ottime doti relazionali e comunicative, robusto orientamento alla collaborazione.
• Proattività, capacità organizzative, precisione e gestione efficace delle priorità.
• Elevata riservatezza e professionalità nella gestione di informazioni sensibili.
• Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel, PowerPoint, Outlook e Teams.
• Esperienza nell'utilizzo di strumenti di AI applicati alle attività di segreteria, organizzazione, produzione documentale e support

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