04 ott - Milano
SGB Humangest Holding
Per importante azienda cliente, con una rete di sedi in Italia e in forte crescita, siamo alla ricerca di un/una Executive Assistant & Document Controller che riporti direttamente al CEO e al CFO.
L’azienda è impegnata in un importante piano di crescita, caratterizzato da nuove aperture, acquisizioni M&A;, refitting e sviluppo della rete. L'aumento del numero di progetti, interlocutori, advisor e documenti rende necessario rafforzare il supporto al vertice aziendale e strutturare in modo rigoroso la gestione della documentazione corporate.
Il ruolo combina due responsabilità complementari: da un lato valorizzare il tempo del management attraverso un executive support di elevata qualità; dall'altro costruire e presidiare un sistema ordinato, affidabile e facilmente consultabile per documenti, corporate records, due diligence, contratti, certificazioni e scadenze.
La figura dovrà diventare il punto di riferimento interno per l'organizzazione dell'informazione e della documentazione rilevante per il management.
La selezione è aperta a candidature di qualsiasi genere, età, orientamento, provenienza e background, nel rispetto dei principi di pari opportunità e inclusione.
Sede di lavoro
Milano (MI)
Modalità di lavoro: in presenza, senza smart working
Tipologia contrattuale
Contratto: tempo indeterminato
CCNL applicato: CCNL Logistica e Trasporti
Livello di inserimento previsto: 1 livello
Orario di lavoro: full-time
Retribuzione e condizioni economiche
Retribuzione annua lorda prevista: da € 40.000 a € 50.000 RAL, commisurata a competenze, esperienza e livello di autonomia coerenti con il ruolo.
Elementi aggiuntivi
- Welfare aziendale: per un valore di € 2.000
La proposta economica sarà definita sulla base di criteri oggettivi quali competenze tecniche, esperienza professionale, responsabilità del ruolo, livello di autonomia e coerenza con l’inquadramento contrattuale previsto.
Responsabilità principali La risorsa si occuperà di:
Executive support al CEO e al CFO
- Gestire e coordinare l'agenda del CEO e del CFO.
- Organizzare riunioni interne ed esterne, conference call, trasferte e appuntamenti.
- Preparare e raccogliere la documentazione necessaria prima di meeting, Board e incontri con azionisti, advisor e partner.
- Predisporre action list e assicurare il follow-up delle principali decisioni e richieste.
- Coordinare flussi informativi e richieste amministrative della Direzione.
Corporate Document Management
- Progettare, organizzare e mantenere il Corporate Document Repository
- Definire una struttura di archiviazione coerente per società, centro, progetto e materia..
- Garantire la rapida reperibilità dei documenti da parte delle persone autorizzate.
- Gestire in modo ordinato i livelli di accesso e la riservatezza della documentazione.
M&A; e Due Diligence documentation
- Creare e mantenere una struttura documentale standard per ciascuna operazione M&A.;
- Organizzare NDA, LOI, due diligence, contratti, SPA, signing e closing documentation.
- Raccogliere e classificare la documentazione proveniente da advisor legali, fiscali, finanziari e tecnici.
- Preservare una memoria aziendale ordinata delle acquisizioni concluse e dei relativi documenti.
Corporate records & compliance support
- Costruire e mantenere un registro centrale dei principali documenti e delle relative scadenze.
- Monitorare, a titolo di supporto documentale, certificazioni, assicurazioni, procure, deleghe, documentazione antincendio, amianto e altri corporate records rilevanti.
- Segnalare tempestivamente al responsabile competente documenti in scadenza, mancanti o da aggiornare.
- Supportare eventuali audit, due diligence e richieste documentali del management o dell'azionista.
Board, governance e management information
- Supportare la preparazione e organizzazione dei materiali destinati a Board, Steering Committee e incontri con l'azionista.
- Mantenere raccolte ordinate e facilmente consultabili delibere, presentazioni e documenti di governance.
Knowledge management e supporto al progetto AI
- Contribuire alla costruzione di una base documentale strutturata e affidabile utilizzabile in futuro da strumenti di knowledge management e AI.
- Collaborare con IT e Temporary Head of AI & Digital Transformation per la classificazione e organizzazione delle fonti documentali.
- Favorire l'utilizzo di metadati, nomenclature e criteri di archiviazione coerenti.
Requisiti richiesti
- 5–10 anni di esperienza in ruoli di Executive Assistant, Executive Office, Corporate Secretariat, Document Control, Legal/Corporate Administration o funzioni analoghe in organizzazioni strutturate
- Pregressa esperienza in aziende partecipate da fondi di private equity; real estate, construction, infrastructure o società multi-site; studi legali,
società di consulenza o advisory con elevata intensità documentale
- Eccellente padronanza di Microsoft Office, in particolare Outlook, Word, PowerPoint ed Excel
- Esperienza con SharePoint, Teams o altri document management system
- Capacità di costruire strutture di archiviazione, tassonomie, naming convention e sistemi di versioning.
- Familiarità con documentazione societaria, contratti e processi di due diligence
- Capacità di gestire registri, scadenziari e action tracker
- Ottima capacità di organizzazione digitale delle informazioni
- Buona/ottima conoscenza dell'inglese scritto e parlato
- Capacità di interagire con senior management, advisor, investitori e partner esterni
- Precisione e affidabilità molto elevate
- Eccezionale capacità organizzativa e attenzione ai dettagli
Competenze considerate preferenziali
Saranno considerate un plus
- Familiarità con strumenti AI e knowledge management considerata un plus.
- Approccio digitale e robusto predisposizione all'utilizzo di nuovi strumenti
- Proattività: capacità di anticipare necessità, scadenze e criticità.
Cosa offriamo
- Inserimento in un contesto in crescita, con il supporto di un primario investitore internazionale
- Ruolo di piena ownership, a riporto diretto del CEO / CFO
- Possibilità di costruire metodo e strumenti con impatto misurabile sui risultati di business
Iter di selezione
Il processo di selezione prevede:
1. Screening delle candidature
2. Primo colloquio conoscitivo
3. Colloquio tecnico e/o con il responsabile di funzione
4. Eventuale proposta contrattuale
Durante il processo non saranno richieste informazioni relative alla retribuzione attuale o pregressa del candidato/della candidata.
Pari opportunità
SGB Humangest offre ai lavoratori e lavoratrici pari opportunità di impiego ed è orientata verso la diversità e l'inclusione sul luogo di lavoro. Ogni Società del Gruppo ripudia, in qualsiasi fase di accesso all'occupazione e al lavoro, qualunque forma di discriminazione basata su razza, colore, genere, religione, orientamento sessuale, nazionalità, disabilità o altre caratteristiche personali protette, come definite dalle leggi nazionali vietandone la realizzazione al proprio interno
Privacy
I dati personali saranno trattati nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali. La selezione avverrà previa informativa sulla protezione dei dati ai sensi degli artt. 13 e 14 Reg. UE 2016/679 ed esclusivamente previa acquisizione di esplicito consenso del candidato.
Gli interessati, ambosessi, (l.903/77), sono invitati a consultare il sito www.sgbholding.it .
04 ott - Pinerolo
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04 ott - Catania
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04 ott - Parabiago
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04 ott - Roma
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