Back Office - Bunker Department

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Categoria: Transport & Distribution Luogo di lavoro: Genova

Per candidarsi, è sufficiente leggere la seguente descrizione del lavoro e assicurarsi di allegare i documenti pertinenti.

La figura di Back Office supporta il team commerciale e operativo nella gestione amministrativa e documentale delle forniture di bunker, assicurando il corretto inserimento degli ordini, la gestione della documentazione relativa alle consegne e il corretto flusso delle informazioni tra reparto commerciale, amministrazione, clienti e fornitori.

Principali responsabilità

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- Inserimento e aggiornamento degli ordini di acquisto e vendita nel gestionale aziendale.

- Acquisizione e registrazione dei dati relativi a clienti e fornitori.

- Verifica della correttezza dei dati commerciali inseriti: cliente, fornitore, nave, porto, prodotto, quantità, prezzo, termini di pagamento e condizioni concordate.

- Emissione e gestione di order confirmation, nomination e documentazione commerciale relativa alla fornitura.

- Supporto nel monitoraggio delle linee di credito dei clienti e delle performance di pagamento, in coordinamento con i reparti Commerciale e Amministrativo.

- Gestione e archiviazione digitale della documentazione relativa alle singole forniture.

- Supporto nella gestione di credit/debit note, document corrections e richieste amministrative provenienti da clienti e fornitori.





- Comunicazione quotidiana con clienti, fornitori e reparti interni per gli aspetti amministrativi e documentali delle forniture.

- Monitoraggio delle pratiche aperte e verifica che ogni operazione venga correttamente completata e chiusa nel gestionale.

- Supporto alla preparazione di report, statistiche e riconciliazioni relative alle attività di bunkeraggio.

Requisiti

Competenze richieste: È richiesta un'elevata attenzione al dettaglio. Laurea triennale preferibile. xysqume Esperienza come back office di circa 3-5 anni nel settore shipping, bunker trading o oil & gas (preferibile)

Sono inoltre importanti

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- buona conoscenza della lingua inglese scritta;

- buona padronanza di Excel e strumenti Office;

- capacità di utilizzo di software gestionali/ERP;

- capacità organizzativa e gestione contemporanea di più pratiche;

- precisione e affidabilità nella gestione dei dati;

- capacità di lavorare con scadenze e tempistiche ristrette;

- capacità di organizzare il lavoro e definire le priorità, gestendo contemporaneamente più pratiche;

- buona comunicazione con reparti commerciali, amministrativi e operativi;

- capacità di individuare anomalie e discrepanze prima della chiusura della pratica.

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