Executive Office Manager

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Für unseren Kunden suchen wir eine erfahrene und strukturierte Persönlichkeit als Executive Office Manager (m/w/d), die das Executive Office als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Gesellschaftsorganen, Unternehmensbereichen und externen institutionellen Ansprechpartnern mitgestaltet.Dabei geht es ausdrücklich um mehr als klassische Assistenz: Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der Koordination, organisatorischen Steuerung, Unterstützung von Entscheidungsprozessen und institutionellen Kommunikation und arbeiten eng mit unserem Generaldirektor und den verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen.Ihre AufgabenUnterstützung der GeschäftsführungPlanung und Koordination der Agenda des Generaldirektors mit Blick auf strategische PrioritätenOrganisation von Meetings, Sitzungen, institutionellen Terminen und GeschäftsreisenSteuerung der internen und externen Kommunikation, einschließlich institutioneller Korrespondenz und PECErstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Berichten, Schreiben und InformationsunterlagenKoordination und Nachverfolgung von Anfragen,



Aufgaben und Fristen der GeschäftsführungSicherstellung des Follow-ups von Entscheidungen der Geschäftsführung und der GesellschaftsorganeKoordination von Governance & GesellschaftsorganenOrganisation und Koordination von Verwaltungsratssitzungen und GesellschafterversammlungenKoordination des Management Committee sowie weiterer interner KomiteesVerwaltung der entsprechenden Dokumentations- und GenehmigungsprozesseSicherstellung der ordnungsgemäßen Aufbewahrung, Archivierung und Nachverfolgung offizieller UnternehmensdokumenteDokumentenmanagement & OrganisationVerantwortung für zentrale Unternehmensregister und DokumentationsprozessePflege und Weiterentwicklung des physischen und digitalen UnternehmensarchivsKoordination administrativer und organisatorischer Aufgaben im Auftrag der GeschäftsführungUnterstützung bei Prozessen rund um Business Continuity und die entsprechende DokumentationInstitutio

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