General Affairs & Office Services Specialist

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MISSIONE E PERIMETRO

Assicurare il funzionamento quotidiano della sede e la corretta erogazione dei servizi generali, garantendo accoglienza, gestione delle richieste, supporto organizzativo, presidio documentale e attività amministrative generiche, nel rispetto delle procedure aziendali. Il ruolo rappresenta un punto di riferimento operativo per dipendenti, collaboratori, fornitori e visitatori e fornisce supporto di primo livello alle altre sedi, alle funzioni e agli enti del Gruppo.

RESPONSABILITÀ E ATTIVITÀ PRINCIPALI

- Assicurare il regolare funzionamento della sede e la continuità dei servizi generali, presidiando le attività nelle fasce di servizio previste e segnalando tempestivamente anomalie, urgenze o criticità.
- Gestire centralino, corrispondenza, accoglienza e registrazione dei visitatori, nel rispetto delle procedure aziendali e della protezione dei dati.
- Raccogliere, classificare, gestire e tracciare le richieste di dipendenti, collaboratori, fornitori e funzioni aziendali, fornendo assistenza di primo livello e coinvolgendo le funzioni competenti quando necessario.
- Gestire e aggiornare archivi, documentazione e informazioni di competenza, assicurandone ordine, reperibilità, corretta conservazione e riservatezza.
- Gestire e monitorare le richieste relative a manutenzioni, pulizie, forniture, facility e altri servizi della sede, raccordandosi con i fornitori e le funzioni competenti.
- Supportare l’organizzazione di riunioni, visite, trasferte, prenotazioni, ticketing, attività logistiche e altri servizi aziendali di competenza.
- Fornire supporto operativo e amministrativo generale alle altre sedi, alle funzioni e agli enti del Gruppo attraverso i canali e gli applicativi aziendali.
- Collaborare con HR, IT, HSE, Procurement, Finance, Corporate Services e le altre funzioni, gestendo autonomamente le attività ricorrenti e standardizzate e sottoponendo al Responsabile General Affairs le richieste non standard, le eccezioni o gli impegni verso terzi fuori dal proprio perimetro.
- Svolgere, esclusivamente in presenza di formale incarico e adeguata formazione, le attività previste per la gestione delle emergenze, inclusi antincendio e primo soccorso.

RELAZIONI ORGANIZZATIVE

Interne: General Affairs, HR, IT, Finance, Procurement, HSE,



Corporate Services e responsabili delle sedi o delle unità supportate.

Esterne: fornitori di servizi, corrieri, società di manutenzione e facility, consulenti, visitatori e altri interlocutori autorizzati.

COMPLIANCE E RESPONSABILITÀ OPERATIVE

- Operare nel rispetto di procedure, deleghe, policy, istruzioni operative e livelli di servizio aziendali.
- Gestire informazioni e dati personali nel rispetto delle autorizzazioni assegnate e dei principi di protezione dei dati.
- Applicare le procedure relative a sicurezza fisica, informatica, controllo degli accessi e HSE, segnalando tempestivamente situazioni anomale o potenzialmente rischiose.
- Assicurare corretta gestione, conservazione, reperibilità e riservatezza della documentazione di competenza.

COMPETENZE

- Orientamento al servizio, comunicazione chiara e competente e capacità di gestione delle relazioni con interlocutori diversi.
- Capacità organizzativa, gestione delle priorità, continuità operativa e autonomia nelle attività ricorrenti.
- Problem solving operativo, pensiero critico e capacità di riconoscere il corretto livello di escalation.
- Accuratezza, affidabilità, riservatezza, proattività, adattabilità e capacità di collaborare in contesti variabili o urgenti.
- Utilizzo operativo di Microsoft 365, piattaforme collaborative, strumenti di gestione documentale, videoconferenza, prenotazioni, ticketing, workflow e travel management.
- Utilizzo responsabile di strumenti di Intelligenza Artificiale a supporto delle attività, nel rispetto delle policy aziendali, della riservatezza e della protezione dei dati.

REQUISITI

- Diploma di scuola secondaria di secondo grado.
- Esperienza, anche breve, in attività di segreteria, reception, office services, servizi generali o supporto amministrativo.
- Conoscenza operativa di Microsoft 365 o strumenti equivalenti e buona capacità di gestione e organizzazione della documentazione.




- Buona conoscenza della lingua italiana e conoscenza della lingua inglese adeguata alle esigenze operative del ruolo.
- Disponibilità alla presenza continuativa presso la sede assegnata, in relazione alle esigenze di presidio operativo.
- Costituiscono titolo preferenziale esperienza nella gestione di sedi con più funzioni, rapporti con fornitori di facility e servizi generali, sistemi di trasferte/prenotazioni/ticketing, processi di acquisto e supporto ad altre sedi o organizzazioni distribuite.
- Costituisce titolo preferenziale la formazione in materia di salute e sicurezza, o la disponibilità a conseguirla in caso di formale incarico.

RISULTATI ATTESI

- Continuità e regolare funzionamento dei servizi di sede.
- Presa in carico tempestiva e corretta gestione delle richieste di competenza, nel rispetto dei livelli di servizio.
- Corretta organizzazione, aggiornamento e conservazione della documentazione.
- Puntualità e qualità del supporto operativo e amministrativo alle funzioni, alle sedi e agli enti del Gruppo.

KPI

- Tempestività nella presa in carico e gestione delle richieste.
- Percentuale di richieste gestite entro i livelli di servizio e al primo livello.
- Accuratezza e completezza della documentazione e delle registrazioni.
- Livello di soddisfazione degli utenti interni e numero di segnalazioni o non conformità relative alle attività di competenza.

PERCORSO DI CRESCITA

Il ruolo prevede un progressivo sviluppo dell’autonomia e delle competenze professionali, in relazione ai risultati conseguiti, alle competenze maturate e alle esigenze organizzative. L’evoluzione professionale potrà orientarsi verso ruoli di maggiore specializzazione o responsabilità nell’ambito dei General Affairs e dei servizi di sede, nel rispetto dei processi aziendali di valutazione e sviluppo.

INCLUSIONE E PARI OPPORTUNITÀ

Il ruolo è aperto a candidature nel rispetto dei principi di pari opportunità e non discriminazione previsti dalla normativa vigente. La selezione si svolge secondo criteri oggettivi e trasparenti, sulla base delle competenze, delle esperienze e dei requisiti professionali richiesti dal ruolo.

Retribuzione: €25.000,00 - €30.000,00 all'anno

Benefit:

- Buoni pasto
- Cellulare aziendale

Sede di lavoro: In presenza

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