Property Delivery & Facilities Manager - Temporary Contract

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Questa posizione è in JLL Il processo di selezione sarà interamente gestito JLL.
-- JLL empowers you to shape a brighter way. Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you've got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you're looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward. Finalità del ruolo Si tratta di un ruolo ibrido di nuova creazione che combina le discipline del Property Management e del Facilities Management: un'opportunità unica per una professionista o un professionista ambizioso che desidera compiere il prossimo passo nella propria carriera, acquisendo esperienza su un portafoglio industriale europeo. La figura di Property Delivery interfacciarsi con le autorità governative quando richiesto Gestione Finanziaria Supervisionare la gestione finanziaria degli immobili, inclusa preparazione e monitoraggio dei budget delle spese di servizio, reporting trimestrale delle varianze e riconciliazione delle spese di servizio, aderendo alle pratiche contabili concordate Gestire e autorizzare ordini di acquisto e fatture tramite il sistema Yardi Voyager del cliente, secondo i limiti concordati e i protocolli finanziari Processare e controllare fatture e ordini di lavoro; aprire e monitorare budget nei sistemi finanziari; preparare e aggiornare previsioni Negoziare, rinegoziare e mantenere contratti con i fornitori per garantire convenienza economica Pianificare e preventivare lavori di allestimento interno e installazioni tecniche Acquistare mobili e organizzare spostamenti di uffici/spazi dipartimentali interni quando richiesto Salute, Sicurezza e Conformità Sviluppare e mantenere dispositivi di salute e sicurezza di alta qualità, collaborando con i principali stakeholder del cliente e terze parti per garantire conformità con i contratti di servizio e gli standard di settore Guidare la revisione e la risoluzione dei rischi identificati nelle Valutazioni dei Rischi indipendenti, supervisionando il processo di audit JLL e le ispezioni di conformità del sito Gestire la presentazione di richieste di risarcimento assicurative relative a incidenti in loco, coordinandosi con assicuratori e periti secondo necessità Dimostrare una solida comprensione degli obblighi di riparazione e manutenzione di proprietari e inquilini Dimostrare una solida comprensione delle richieste degli inquilini per accordi di Licenza di Alterazione, accordi di sublocazione e cessioni Gestione Progetti Guidare la transizione fluida di singoli immobili nel portafoglio di gestione, garantendo continuità del servizio e soddisfazione del cliente Gestire le attività di progetto durante le fasi di allestimento: interfacciarsi con i team, organizzare gli orari di lavoro e garantire un'erogazione di qualità Formare e guidare tutti i team di progetto (subappaltatori, tecnici di manutenzione e tecnici di messa in servizio) attraverso i cicli completi dei progetti Supportare la valutazione e pianificazione degli spazi, incluso l'aggiornamento delle planimetrie in collaborazione con i partner architetti del cliente Procurement e Gestione Fornitori Collaborare con i team specialistici interni per garantire che tutte le forniture e i servizi immobiliari siano approvvigionati in linea con il programma di procurement JLL,



bilanciando qualità ed efficacia dei costi Identificare e implementare misure di risparmio sui costi nelle operazioni JLL, nei servizi per i clienti e nelle relazioni con i fornitori, concentrandosi sui miglioramenti dell'efficienza e sui metodi innovativi di erogazione dei servizi Gestione Persone e Team Gestire un team di Coordinatori Facilities ed Eventi/personale dell'edificio, inclusa allocazione delle risorse, delega del carico di lavoro e garanzia di adesione alle best practice Amministrazione generale del dipartimento (ferie, formazione, valutazioni delle prestazioni, ecc.) Dati, Reporting e Amministrazione Assumersi la responsabilità dell'integrità dei dati all'interno della regione assegnata, garantendo accuratezza e completezza di tutte le informazioni relative agli immobili Gestire tutta la corrispondenza di routine, utilizzando e migliorando documenti e template standard secondo necessità Rispettare tutti i KPI e gli SLA contrattuali definiti nel contratto Cosa cerchiamo Requisiti Essenziali Minimo 5 anni di esperienza nella gestione immobiliare commerciale e/o nel Facilities Management con solida comprensione delle pratiche di property management surveying Comprovata esperienza nella gestione di occupanti e partner di fornitura Competenze linguistiche in italiano essenziali; richiesta padronanza dell'inglese Patente di guida europea valida Eccellenti capacità di comunicazione verbale e scritta, con capacità di presentare a stakeholder senior Esperienza in Project Management Conoscenza delle pratiche di sostenibilità nel property e facilities management Capacità di mobilizzarsi rapidamente e supportare l'onboarding urgente di asset in Italia Preferenziali Esperienza approfondita con Yardi Voyager o piattaforme comparabili di property management Esperienza con sistemi finanziari come Oracle o equivalenti Familiarità con il settore immobiliare industriale europeo e la gestione di portafogli transfrontalieri Esperienza con sistemi CAFM (Corrigo preferibile) Disponibilità a viaggiare Condizioni Lavoro da remoto – con sede ovunque in Italia Contratto iniziale di 3 mesi con possibilità di proroga o trasformazione a tempo indeterminato Richiesta disponibilità tempo pieno ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ What this job involves: Role Purpose This is a newly created, hybrid role blending both Property Management and Facilities Management disciplines — a unique opportunity for an ambitious professional to take the next step in their career by gaining experience across a European industrial portfolio.
The Property Delivery liaise with government authorities as required Financial Management Oversee financial management of properties, including preparation and monitoring of service charge budgets, quarterly variance reporting and service charge reconciliation,



adhering to agreed accounting practices Manage and authorise purchase orders and invoices through the client's Yardi Voyager system in accordance with agreed limits and financial protocols Process and control invoices and work orders; open and monitor budgets in financial systems; prepare and update forecasts Negotiate, renegotiate and maintain contracts with vendors to ensure cost-effectiveness Plan and budget internal fit-out works and technical installations Purchase furniture and organise internal departmental office/space moves as required Health, Safety English proficiency required Valid European driving licence Excellent verbal and written communication skills, with the ability to present to senior stakeholders Project Management experience Knowledge of sustainability practices in property and facilities management Ability to mobilise quickly and support urgent asset onboarding in Italy Preferred Extensive experience with Yardi Voyager or comparable property management platforms Experience with financial systems such as Oracle or equivalent Familiarity with European industrial real estate and cross-border portfolio management Experience with CAFM systems (Corrigo preferred) Availability to travel Conditions Remote work – located anywhere in Italy 3-month initial contract with possibility to extend or become permanent Full-time availability required Estimated compensation for this position: *************** EUR per year Final compensation packages are determined by various considerations including, but not limited to, skills and competencies assessed on the basis of objective criteria.
Estimated compensation for this position: 40,***********,****** EUR per year Final compensation packages are determined by various considerations including, but not limited to, skills and competencies assessed on the basis of objective criteria.
Location: Remote –Milano, ITA, ROME, ITA If this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don't meet all of the requirements.
We're interested in getting to know you and what you bring to the table!
At JLL, we harness the power of artificial intelligence (AI) to efficiently accelerate meaningful connections between candidates and opportunities.
Using AI capabilities, we analyze your application for relevant skills, experiences, and qualifications to generate valuable insights about how your unique profile aligns with the specific requirements of the role you're pursuing.
JLL Privacy Notice Jones Lang LaSalle (JLL), together with its subsidiaries and affiliates, is a leading global provider of real estate and investment management services.
We take our responsibility to protect the personal information provided to us seriously.
Generally the personal information we collect from you are for the purposes of processing in connection with JLL's recruitment process.
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We will then delete it safely and securely.
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Jones Lang LaSalle ("JLL") is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities.
If you need a reasonable accommodation because of a disability for any part of the employment process – including the online application and/or overall selection process – you may email us at [******](mailto:******).
This email is only to request an accommodation.
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