Personal Assistant

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Per holding internazionale con sede

Milano centro

, sono alla ricerca di una

Assistant Family Office da inserire all'interno di un team di assistenti a supporto della proprietà e delle attività operative dell'ufficio. La figura entrerà in un contesto riservato

, strutturato e altamente professionale, collaborando con assistenti e occupandosi di attività che spaziano dalla personal assistance all'office management.

Responsibilities

- Supporto alla proprietà nella gestione di agenda

, appuntamenti, trasferte e attività organizzative quotidiane.

- Organizzazione di viaggi e trasferte nazionali e internazionali, incluse prenotazioni di voli, hotel, trasferimenti e predisposizione degli itinerari.

- Gestione di attività di personal assistance

, quali prenotazione di visite mediche, ristoranti, eventi e altre necessità personali e familiari.

- Gestione del personale domestico.

- Registrazione e gestione di note spese

,

rimborsi

, documentazione amministrativa e fatture

.

- Gestione, archiviazione e aggiornamento della documentazione sia in formato cartaceo sia digitale.

- Preparazione, aggiornamento e formattazione di presentazioni

, documenti e materiali di supporto.

- Coordinamento delle foresterie e supporto logistico per ospiti e collaboratori.

- Gestione dei servizi generali dell'ufficio, degli acquisti di cancelleria e delle forniture aziendali.

- Accoglienza ospiti e supporto nell'organizzazione di riunioni

,

eventi aziendali e pranzi di lavoro.

- Supervisione dell'ordine e dell'efficienza degli spazi di lavoro

, garantendo il corretto funzionamento delle attività quotidiane dell'ufficio.





- Ordine e aggiornamento del database aziendale Editing grafico, impaginazione

- Creazione di brochure, cataloghi, locandine

- Aggiornamento dei contatti dei fornitori del Presidente

- Gestione delle comunicazioni in entrata/uscita

- Traduzioni di documenti e comunicazioni

Your Profile

Requisiti:

- Esperienza pregressa nel ruolo di Personal Assistant, Executive Assistant

,

Office Manager o Family Office Assistant.

- Buona conoscenza della lingua inglese

(scritta e parlata)

- Ottima padronanza degli strumenti IT (

Word

,

PowerPoint

,

Excel

).

- Esperienza nella gestione di attività amministrative quali note spese, rimborsi, fatture e archiviazione documentale.

- Elevata precisione

, attenzione al dettaglio e capacità organizzativa

- Riservatezza

, discrezione e forte senso di responsabilità nella gestione di informazioni confidenziali.

- Costituisce titolo preferenziale un percorso di studi in ambito economico, amministrativo o contabile

.

Cosa offre l'azienda:

- Contratto

: tempo determinato di un anno a scopo assuntivo o indeterminato.

- RAL

: compresa tra €40.000 e €50.000, commisurata all'esperienza maturata nel ruolo.

- CCNL

: Chimico Industria.

- Buoni pasto:

€9 al giorno.

- Bonus

: sistema premiante discrezionale.

- Sede di lavoro

: Milano centro.

- Modalità di lavoro

: attività svolta interamente in presenza; non è previsto smart working.

- Orario di lavoro: full time con flessibilità oraria in entrata e in uscita

- Inserimento:

previsto un percorso di affiancamento in collaborazione con il team di assistenti già presente in azienda.

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