Sr. Administration and Payroll Officer

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Paese
Italia

Lingue richieste
Italiano e inglese

Tipologia di contratto
Tempo determinato di 12 mesi con possibilità di continuità; RANGE RAL € 26.000 - € 28.000 (commisurata all’esperienza) + Ticket pasto; Possibilità di lavorare da remoto 9 giorni al mese, dopo un periodo di formazione

Requisiti fondamentali
Esperienza di almeno 5 anni in attività di amministrazione del personale e payroll, che implicano attività nella gestione end to end del ciclo di vita del/della dipendente e solida conoscenza dell'amministrazione del personale e della normativa giuslavoristica italiana.

Il/La Senior HR Administration and Payroll Officer entra a far parte del team HR Administration & Payroll del Dipartimento Risorse Umane e opera a diretto riporto del/della Responsabile dell’Area.

Il team ha l’obiettivo di assicurare a tutto lo staff di sede un supporto puntuale, affidabile e conforme alla normativa vigente lungo l’intero ciclo di vita del rapporto di lavoro, contribuendo a un’esperienza professionale efficace e orientata alla persona.

In questo contesto, la figura supporta la gestione dei processi HR legati all’amministrazione del personale e al payroll, assicurando il corretto svolgimento delle attività, il rispetto delle scadenze e un servizio di qualità. Si relaziona quotidianamente con dipendenti e stakeholder esterni per le tematiche di competenza e partecipa alle iniziative di miglioramento e ottimizzazione dei processi dell’area.

Sotto la supervisione del/della referente operativo/a e in collaborazione con le diverse funzioni organizzative, lo studio di consulenza del lavoro e i fornitori esterni, il/la Senior HR Administration and Payroll Officer si dedica all’attività connesse alla gestione amministrativa del personale. Si occupa dell’onboarding, delle assunzioni, delle variazioni e delle cessazioni del rapporto di lavoro, della rilevazione delle presenze tramite Zucchetti, della raccolta delle variabili payroll e dei relativi adempimenti post-paga. Supporta inoltre la gestione degli strumenti di welfare aziendale, quali buoni pasto e agevolazioni per il trasporto pubblico.

Nello specifico si occupa delle seguenti attività:

- organizzare tutte le attività propedeutiche all’ingresso e all’uscita del personale, garantendo il corretto coinvolgimento delle funzioni interessate,



il rispetto delle procedure interne e contribuendo a un’esperienza di onboarding e offboarding fluida e coerente con gli standard organizzativi;
- gestire operativamente l’intero iter amministrativo relativo al rapporto di lavoro del personale, predisponendo la documentazione relativa ad assunzioni, proroghe, trasformazioni, variazioni contrattuali, accordi individuali di smart working e cessazioni, documentazione inerente al trattamento dati, nonché effettuando le comunicazioni obbligatorie previste dalla normativa vigente;
- raccogliere, verificare e organizzare le informazioni necessarie per l’elaborazione delle paghe, inclusa la gestione dei rimborsi spese tramite apposito gestionale, assicurando la corretta trasmissione dei dati allo studio di consulenza del lavoro;
- collaborare alla gestione delle attività operative del processo payroll nelle diverse fasi: dalla rilevazione, controllo e validazione delle presenze, alla verifica dei cedolini paga e agli adempimenti post-paga (es. fondi di previdenza complementare), assicurando accuratezza e rispetto delle scadenze;
- monitorare ferie, permessi, recuperi e altre assenze del personale nel rispetto delle policy interne e delle disposizioni contrattuali;
- fornire consulenza e supporto quotidiano allo staff dipendente in materia di amministrazione del personale, normativa del lavoro, trattamento economico e istituti contrattuali;
- gestire le attività amministrative connesse ai benefit, i buoni pasto, l’assistenza sanitaria integrativa, le convenzioni (es. trasporto pubblico) e altri strumenti di welfare;
- creare, gestire e manutenere le utenze del personale nei sistemi HR organizzativi, garantendo la correttezza delle informazioni inserite;
- garantire l’archiviazione e la corretta gestione della documentazione del personale nel rispetto della normativa vigente e delle policy interne sulla protezione dei dati personali;




- collaborare con il Servizio di Prevenzione e Protezione e con le altre funzioni organizzative per gli adempimenti amministrativi relativi alla sorveglianza sanitaria del personale e organizzare le relative visite per il solo personale delle sedi italiane.
- Diploma o Laurea in discipline amministrative, economiche, giuridiche o affini;
- Esperienza di almeno 5 anni in attività di amministrazione del personale e payroll, che implicano attività nella gestione end to end del ciclo di vita del/della dipendente;
- Solida conoscenza dell’amministrazione del personale e della normativa giuslavoristica italiana;
- Conoscenza approfondita dei processi payroll e dei relativi adempimenti amministrativi, contributivi e fiscali;
- Ottima padronanza del pacchetto Office, in particolare Excel;
- Conoscenza della lingua inglese a livello intermedio;
- Costituisce titolo preferenziale la conoscenza di Zucchetti e/o di altri sistemi HRIS e payroll e quella del CCNL UNEBA.

Completano il profilo ottime capacità organizzative, quali precisione, attenzione al dettaglio, definizione delle priorità e problem solving, unite a un forte orientamento al servizio, alla collaborazione e al miglioramento continuo. Costituiscono inoltre elementi fondamentali affidabilità, riservatezza e solide capacità relazionali e comunicative.

Si informa che verranno contattate da un’agenzia di reclutamento partner esterna o dal team HR di EMERGENCY esclusivamente le persone il cui profilo risulti in linea con la posizione e che risponde ai requisiti richiesti.

Informativa ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)

EMERGENCY ONG ETS, Via Santa Croce, 19 – 20122 Milano, è Titolare del Trattamento ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR). I Dati Personali trattati per finalità di ricerca, selezione, avvio e gestione del rapporto di lavoro potranno essere conosciuti solo da personale specificamente incaricato delle operazioni di trattamento ed essere comunicati a terzi cui possono essere affidate specifiche attività di trattamento. I Dati Personali verranno conservati per il tempo necessario ad adempiere alle finalità sopra riportate salvo il rispetto di eventuali altri diritti, obblighi o esigenze di tutela a norma di Legge. Gli interessati possono esercitare i diritti di cui agli Artt. 15 e seguenti del GDPR scrivendo a (email hidden) .
Responsabile della Protezione dei Dati personali è Nicola Tarantino che può essere contattato scrivendo a (email hidden) .
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