Property Delivery & Facilities Manager - temporary contract

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Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.
Finalità del ruolo Si tratta di un ruolo ibrido di nuova creazione che combina le discipline del Property Management e del Facilities Management: un'opportunità unica per una professionista o un professionista ambizioso che desidera compiere il prossimo passo nella propria carriera, acquisendo esperienza su un portafoglio industriale europeo.
La figura di Property Delivery & Facilities Manager fungerà da principale punto di riferimento per i clienti nell’ambito del portafoglio assegnato, garantendo un’erogazione impeccabile di tutti i servizi immobiliari e di facility management. Il ruolo viene valutato sulla base di KPI e SLA contrattuali e comporta piena responsabilità per la soddisfazione di clienti e occupanti presso tutti i siti assegnati.
L’attenzione iniziale sarà rivolta al supporto per l’onboarding e la mobilizzazione degli asset, per poi passare alla gestione operativa completa.
Cosa comporta questo lavoro Fase 1: Mobilizzazione fino al "Giorno 1 Operativo" (Priorità Immediate)
Transizione e Onboarding degli Asset:
Condurre ispezioni congiunte di ciascun asset e completare i relativi report
Sostenere le richieste di informazioni dai property manager uscenti su questioni operative
Fornire consulenza al Property Management sui requisiti della transizione
Supportare l'onboarding dei fornitori e le sistemazioni temporanee necessarie all'erogazione dei servizi
Supportare la preparazione per la gestione delle unità sfitte
Effettuare ricognizione sulle utenze per comprendere la situazione attuale
Supportare la configurazione dei contratti di servizio
Comprendere i servizi da erogare per ciascun asset
Supportare il piano di transizione del Property Management
Configurazione Operativa Immediata:
Effettuare tutte le letture dei contatori necessarie
Avviare l'erogazione dello scope dei servizi
Supportare l'implementazione di un sistema CAFM (Corrigo)
Fungere da primo punto di contatto con occupanti e fornitori (in linea con la soluzione Corrigo)
Supportare la supervisione dei lavori programmati / coordinarsi con il team di consulenza edile locale
Avviare da subito la costruzione di relazioni con gli occupanti
Supportare il coordinamento con i lavori programmati (non reattivi)
Fase 2: Gestione Operativa Continuativa
Gestione di Clienti e Occupanti
Fungere da principale punto di riferimento per i clienti, gestendo tutte le questioni relative a property e facilities nell'ambito delle autorità delegate e in linea con i piani aziendali e le istruzioni del cliente
Guidare le comunicazioni regolari con gli occupanti, fornendo consulenza esperta e orientamento sulle operazioni quotidiane degli edifici
Dimostrare una conoscenza approfondita dei termini di locazione degli occupanti, con focus sulle implicazioni di gestione immobiliare e sugli obblighi di erogazione del servizio del cliente
Tenere riunioni regolari con i proprietari, garantendo il rispetto degli obblighi di locazione (es. manutenzione esterna, gestione impianti centrali)
Interfacciarsi con il team di leadership del sito (Country Manager, HR, Finance, Legal, IT) quando necessario
Condurre visite trimestrali agli asset
Preparare e distribuire i materiali delle Business Review trimestrali/annuali (QBR/ABR) con soddisfazione del cliente
Operazioni Property e Facilities
Garantire un’erogazione efficiente ed economicamente efficace della manutenzione reattiva e dei servizi quotidiani, ottimizzando le prestazioni immobiliari e di facility management
Supervisionare e monitorare tutta la manutenzione tecnica delle installazioni (AC/riscaldamento, antincendio, elettrico, HVAC, gestione verde, ecc.)
Condurre ispezioni dei siti coprendo pulizia quotidiana, HVAC e manutenzione verde come parte del team Facilities
Monitorare e gestire proattivamente gli immobili sfitti/vuoti in conformità con i contratti di gestione e le best practice del settore
Garantire che le risorse contrattuali eseguano il lavoro rispettando gli obiettivi di durata e qualità, affrontando le problematiche di sotto-performance
Stabilire e gestire sistemi informativi per una pianificazione e registrazione efficace del lavoro contrattuale
Fungere da punto di contatto per la risposta di sicurezza/allarme e le procedure di emergenza
Organizzare formazione sull’evacuazione antincendio e primo soccorso per il personale
Aggiornare e mantenere i documenti di sicurezza ufficiali; interfacciarsi con le autorità governative quando richiesto
Gestione Finanziaria
Supervisionare la gestione finanziaria degli immobili, inclusa preparazione e monitoraggio dei budget delle spese di servizio, reporting trimestrale delle varianze e riconciliazione delle spese di servizio, aderendo alle pratiche contabili concordate
Gestire e autorizzare ordini di acquisto e fatture tramite il sistema Yardi Voyager del cliente, secondo i limiti concordati e i protocolli finanziari
Processare e controllare fatture e ordini di lavoro; aprire e monitorare budget nei sistemi finanziari; preparare e aggiornare previsioni
Negoziare, rinegoziare e mantenere contratti con i fornitori per garantire convenienza economica
Pianificare e preventivare lavori di allestimento interno e installazioni tecniche
Acquistare mobili e organizzare spostamenti di uffici/spazi dipartimentali interni quando richiesto
Salute, Sicurezza e Conformità
Sviluppare e mantenere dispositivi di salute e sicurezza di alta qualità, collaborando con i principali stakeholder del cliente e terze parti per garantire conformità con i contratti di servizio e gli standard di settore
Guidare la revisione e la risoluzione dei rischi identificati nelle Valutazioni dei Rischi indipendenti,



supervisione del processo di audit JLL e le ispezioni di conformità del sito
Gestire la presentazione di richieste di risarcimento assicurative relative a incidenti in loco, coordinandosi con assicuratori e periti secondo necessità
Dimostrare una solida comprensione degli obblighi di riparazione e manutenzione di proprietari e inquilini
Dimostrare una solida comprensione delle richieste degli inquilini per accordi di Licenza di Alterazione, accordi di sublocazione e cessioni
Gestione Progetti
Guidare la transizione fluida di singoli immobili nel portafoglio di gestione, garantendo continuità del servizio e soddisfazione del cliente
Gestire le attività di progetto durante le fasi di allestimento: interfacciarsi con i team, organizzare gli orari di lavoro e garantire un’erogazione di qualità
Formare e guidare tutti i team di progetto (subappaltatori, tecnici di manutenzione e tecnici di messa in servizio) attraverso i cicli completi dei progetti
Supportare la valutazione e pianificazione degli spazi, incluso l’aggiornamento delle planimetrie in collaborazione con i partner architetti del cliente
Procurement e Gestione Fornitori
Collaborare con i team specialistici interni per garantire che tutte le forniture e i servizi immobiliari siano approvvigionati in linea con il programma di procurement JLL, bilanciando qualità ed efficacia dei costi
Identificare e implementare misure di risparmio sui costi nelle operazioni JLL, nei servizi per i clienti e nelle relazioni con i fornitori, concentrandosi sui miglioramenti dell'efficienza e sui metodi innovativi di erogazione dei servizi
Gestione Persone e Team
Gestire un team di Coordinatori Facilities ed Eventi/personale dell’edificio, inclusa allocazione delle risorse, delega del carico di lavoro e garanzia di adesione alle best practice
Amministrazione generale del dipartimento (ferie, formazione, valutazioni delle prestazioni, ecc.)
Dati, Reporting e Amministrazione
Assumersi la responsabilità dell'integrità dei dati all'interno della regione assegnata, garantendo accuratezza e completezza di tutte le informazioni relative agli immobili
Gestire tutta la corrispondenza di routine, utilizzando e migliorando documenti e template standard secondo necessità
Rispettare tutti i KPI e gli SLA contrattuali definiti nel contratto
Cosa cerchiamo Requisiti Essenziali
Minimo 5 anni di esperienza nella gestione immobiliare commerciale e/o nel Facilities Management con solida comprensione delle pratiche di property management surveying
Comprovata esperienza nella gestione di occupanti e partner di fornitura
Competenze linguistiche in italiano essenziali; richiesta padronanza dell’inglese
Patente di guida europea valida
Eccellenti capacità di comunicazione verbale e scritta, con capacità di presentare a stakeholder senior
Esperienza in Project Management
Conoscenza delle pratiche di sostenibilità nel property e facilities management
Capacità di mobilizzarsi rapidamente e supportare l’onboarding urgente di asset in Italia
Preferenziali
Esperienza approfondita con Yardi Voyager o piattaforme comparabili di property management
Esperienza con sistemi finanziari come Oracle o equivalenti
Familiarità con il settore immobiliare industriale europeo e la gestione di portafogli transfrontalieri
Esperienza con sistemi CAFM (Corrigo preferibile)
Disponibilità a viaggiare
Condizioni
Lavoro da remoto – con sede ovunque in Italia
Contratto iniziale di 3 mesi con possibilità di proroga o trasformazione a tempo indeterminato
Richiesta disponibilità tempo pieno
What this job involves Role Purpose
This is a newly created, hybrid role blending both Property Management and Facilities Management disciplines — a unique opportunity for an ambitious professional to take the next step in their career by gaining experience across a European industrial portfolio.
The Property Delivery & Facilities Manager will serve as the primary point of contact for clients across the assigned portfolio, ensuring seamless delivery of all property and facilities services. The role is measured against contractual KPIs and SLAs and carries full accountability for client and occupier satisfaction across all assigned sites.
Initial focus will be on asset onboarding and mobilisation support, transitioning to full operational management responsibilities.
What This Job Involves Phase 1: Mobilisation to "Go Live Day 1" (Immediate Priorities)
Asset Transition & Onboarding:
Conduct joint inspections of each asset and complete inspection reports
Support information requests from incumbent managers on operational matters
Advise Property Management of transition requirements
Support supplier onboarding and temporary arrangements to deliver services where required
Support preparation for vacant unit management
Conduct discovery on utilities to understand what is currently in place
Support service contract setup
Understand services to be delivered for each asset
Support PM transitions plan
Immediate Operational Setup:
Undertake all required meter readings
Commence delivery of scope of services
Support implementation of a CAFM system (Corrigo)
Serve as first point of contact with occupiers and suppliers (aligned to Corrigo solution)
Support oversight of planned works / connect with in-country building consultancy team
Begin immediate relationship building with occupiers
Support coordination with planned works (not reactive)
Phase 2: Ongoing Operational Management
Client & Occupier Management
Serve as the primary point of contact for clients, managing all property and facilities-related matters within delegated authority and in line with business plans and client instructions
Lead regular communications with occupiers, providing expert advice and guidance on the day-to-day operations of buildings
Demonstrate an in-depth understanding of occupiers’ lease terms,



focusing on estate management implications and the client’s service provision obligations
Hold regular meetings with landlords, ensuring lease obligations are being met (e.g. external maintenance, central plant management)
Liaise with the site leadership team (Country Manager, HR, Finance, Legal, IT) as required
Conduct quarterly asset visits
Prepare and distribute Quarterly / Annual Business Review (QBR/ABR) materials to the client's satisfaction
Property & Facilities Operations
Ensure efficient and cost-effective delivery of reactive maintenance and day-to-day services, optimising property and facilities performance
Oversee and follow up on all technical maintenance for installations (AC/heating, fire suppression, electrical, HVAC, landscaping, etc.)
Conduct site inspections covering daily cleaning, HVAC, and landscaping as part of the Facilities team
Proactively monitor and manage vacant/void properties in accordance with management contracts and industry best practices
Ensure that contracted resources deliver work to meet duration and quality targets, addressing underperformance issues
Establish and operate information systems for effective scheduling and recording of contract work
Serve as point of contact for security/alarm response and emergency procedures
Organise fire evacuation and first aid training for employees
Update and maintain official safety documents; liaise with government authorities as required
Financial Management
Oversee financial management of properties, including preparation and monitoring of service charge budgets, quarterly variance reporting and service charge reconciliation, adhering to agreed accounting practices
Manage and authorise purchase orders and invoices through the client's Yardi Voyager system in accordance with agreed limits and financial protocols
Process and control invoices and work orders; open and monitor budgets in financial systems; prepare and update forecasts
Negotiate, renegotiate and maintain contracts with vendors to ensure cost-effectiveness
Plan and budget internal fit-out works and technical installations
Purchase furniture and organise internal departmental office/space moves as required
Health, Safety & Compliance
Develop and maintain high-quality health and safety arrangements, collaborating with key client stakeholders and third parties to ensure compliance with service contracts and industry standards
Lead the review and resolution of risks identified in independent Risk Assessments, overseeing JLL's audit process and Site Compliance inspections
Manage the submission of insurance claims related to on-site incidents, coordinating with insurers and loss adjusters as needed
Demonstrate a strong understanding of landlord & tenant repair and maintenance obligations
Demonstrate a strong understanding of tenant applications for Licence to Alter agreements, sub-let agreements and assignments
Project Management
Lead the seamless transition of individual properties into the management portfolio, ensuring continuity of service and client satisfaction
Manage project activities during built-out phases: liaise with teams, organise work schedules and ensure quality delivery
Coach and guide all project teams (subcontractors, maintenance engineers and commissioning engineers) throughout full project lifecycles
Support space evaluation and planning, including updating floor plans in partnership with client architect partners
Procurement & Supplier Management
Collaborate with internal specialist teams to ensure all property supplies and services are procured in line with JLL's procurement programme, balancing quality and cost-effectiveness
Identify and implement cost-saving measures across JLL operations, client services and supplier relationships, focusing on efficiency improvements and innovative service delivery methods
People & Team Management
Manage a team of Facilities and Events Coordinators/building staff, including allocating resources, delegating workload and ensuring adherence to best practices
Conduct general administration of the department (holidays, training, performance reviews, etc.)
Data, Reporting & Administration
Take responsibility for data integrity within the assigned region, ensuring accuracy and completeness of all property-related information
Manage all routine correspondence, utilising and improving standard documents and templates as appropriate
Meet all contractual KPIs and SLAs defined within the contract
What We're Looking For Essential
Minimum of 5 years' experience in commercial property management and/or Facilities Management with a solid understanding of property management surveying practices
Proven track record in occupier and supply partner management
Language capabilities in Italian essential; English proficiency required
Valid European driving licence
Excellent verbal and written communication skills, with the ability to present to senior stakeholders
Project Management experience
Knowledge of sustainability practices in property and facilities management
Ability to mobilise quickly and support urgent asset onboarding in Italy
Preferred
Extensive experience with Yardi Voyager or comparable property management platforms
Experience with financial systems such as Oracle or equivalent
Familiarity with European industrial real estate and cross-border portfolio management
Experience with CAFM systems (Corrigo preferred)
Availability to travel
Conditions
Remote work – located anywhere in Italy
3-month initial contract with possibility to extend or become permanent
Full-time availability required
Estimated compensation for this position 40.900 – 48.000 EUR per year
Estimated compensation for this position: 40,900.00 – 48,000.00 EUR per year
Location Remote –Milano, ITA, ROME, ITA
Company Culture Jones Lang LaSalle ("JLL") is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities. If you need a reasonable accommodation because of a disability for any part of the employment process, including the online application and/or overall selection process, you may email us at (email hidden). This email is only to request an accommodation. Please direct any other general recruiting inquiries to our Contact Us page.

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