Property Delivery & Facilities Manager - temporary contract
Pubblicato il 11-10-2026 - Jll in Italia
pJLL empowers you to shape a brighter way . /ppOur people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward. /ph3Finalità del ruolo /h3pSi tratta di un ruolo ibrido di nuova creazione che combina le discipline del Property Management e del Facilities Management: un'opportunità unica per una professionista o un professionista ambizioso che desidera compiere il prossimo passo nella propria carriera, acquisendo esperienza su un portafoglio industriale europeo. /ppLa figura di Property Delivery Facilities Manager fungerà da principale punto di riferimento per i clienti nell’ambito del portafoglio assegnato, garantendo un’erogazione impeccabile di tutti i servizi immobiliari e di facility management. Il ruolo viene valutato sulla base di KPI e SLA contrattuali e comporta piena responsabilità per la soddisfazione di clienti e occupanti presso tutti i siti assegnati. /ppL’attenzione iniziale sarà rivolta al supporto per l’onboarding e la mobilizzazione degli asset, per poi passare alla gestione operativa completa. /ph3Cosa comporta questo lavoro /h3pFase 1: Mobilizzazione fino al "Giorno 1 Operativo" (Priorità Immediate) /pulliTransizione e Onboarding degli Asset: /liliCondurre ispezioni congiunte di ciascun asset e completare i relativi report /liliSostenere le richieste di informazioni dai property manager uscenti su questioni operative /liliFornire consulenza al Property Management sui requisiti della transizione /liliSupportare l'onboarding dei fornitori e le sistemazioni temporanee necessarie all'erogazione dei servizi /liliSupportare la preparazione per la gestione delle unità sfitte /liliEffettuare ricognizione sulle utenze per comprendere la situazione attuale /liliSupportare la configurazione dei contratti di servizio /liliComprendere i servizi da erogare per ciascun asset /liliSupportare il piano di transizione del Property Management /liliConfigurazione Operativa Immediata: /liliEffettuare tutte le letture dei contatori necessarie /liliAvviare l'erogazione dello scope dei servizi /liliSupportare l'implementazione di un sistema CAFM (Corrigo) /liliFungere da primo punto di contatto con occupanti e fornitori (in linea con la soluzione Corrigo) /liliSupportare la supervisione dei lavori programmati / coordinarsi con il team di consulenza edile locale /liliAvviare da subito la costruzione di relazioni con gli occupanti /liliSupportare il coordinamento con i lavori programmati (non reattivi) /li /ulpFase 2: Gestione Operativa Continuativa /ppGestione di Clienti e Occupanti /pulliFungere da principale punto di riferimento per i clienti, gestendo tutte le questioni relative a property e facilities nell'ambito delle autorità delegate e in linea con i piani aziendali e le istruzioni del cliente /liliGuidare le comunicazioni regolari con gli occupanti, fornendo consulenza esperta e orientamento sulle operazioni quotidiane degli edifici /liliDimostrare una conoscenza approfondita dei termini di locazione degli occupanti, con focus sulle implicazioni di gestione immobiliare e sugli obblighi di erogazione del servizio del cliente /liliTenere riunioni regolari con i proprietari, garantendo il rispetto degli obblighi di locazione (es. manutenzione esterna, gestione impianti centrali) /liliInterfacciarsi con il team di leadership del sito (Country Manager, HR, Finance, Legal, IT) quando necessario /liliCondurre visite trimestrali agli asset /liliPreparare e distribuire i materiali delle Business Review trimestrali/annuali (QBR/ABR) con soddisfazione del cliente /li /ulpOperazioni Property e Facilities /pulliGarantire un’erogazione ottimizzato ed economicamente efficace della manutenzione reattiva e dei servizi quotidiani, ottimizzando le prestazioni immobiliari e di facility management /liliSupervisionare e monitorare tutta la manutenzione tecnica delle installazioni (AC/riscaldamento, antincendio, elettrico, HVAC, gestione verde, ecc.) /liliCondurre ispezioni dei siti coprendo pulizia quotidiana, HVAC e manutenzione verde come parte del team Facilities /liliMonitorare e gestire proattivamente gli immobili sfitti/vuoti in conformità con i contratti di gestione e le best practice del settore /liliGarantire che le risorse contrattuali eseguano il lavoro rispettando gli obiettivi di durata e qualità, affrontando le problematiche di sotto-performance /liliStabilire e gestire sistemi informativi per una pianificazione e registrazione efficace del lavoro contrattuale /liliFungere da punto di contatto per la risposta di sicurezza/allarme e le procedure di emergenza /liliOrganizzare formazione sull’evacuazione antincendio e primo soccorso per il personale /liliAggiornare e mantenere i documenti di sicurezza ufficiali; interfacciarsi con le autorità governative quando richiesto /li /ulpGestione Finanziaria /pulliSupervisionare la gestione finanziaria degli immobili, inclusa preparazione e monitoraggio dei budget delle spese di servizio, reporting trimestrale delle varianze e riconciliazione delle spese di servizio, aderendo alle pratiche contabili concordate /liliGestire e autorizzare ordini di acquisto e fatture tramite il sistema Yardi Voyager del cliente, secondo i limiti concordati e i protocolli finanziari /liliProcessare e controllare fatture e ordini di lavoro; aprire e monitorare budget nei sistemi finanziari; preparare e aggiornare previsioni /liliNegoziare, rinegoziare e mantenere contratti con i fornitori per garantire convenienza economica /liliPianificare e preventivare lavori di allestimento interno e installazioni tecniche /liliAcquistare mobili e organizzare spostamenti di uffici/spazi dipartimentali interni quando richiesto /li /ulpSalute, Sicurezza e Conformità /pulliSviluppare e mantenere dispositivi di salute e sicurezza di alta qualità, collaborando con i principali stakeholder del cliente e terze parti per garantire conformità con i contratti di servizio e gli standard di settore /liliGuidare la revisione e la risoluzione dei rischi identificati nelle Valutazioni dei Rischi indipendenti,
supervisione del processo di audit JLL e le ispezioni di conformità del sito /liliGestire la presentazione di richieste di risarcimento assicurative relative a incidenti in loco, coordinandosi con assicuratori e periti secondo necessità /liliDimostrare una solida comprensione degli obblighi di riparazione e manutenzione di proprietari e inquilini /liliDimostrare una solida comprensione delle richieste degli inquilini per accordi di Licenza di Alterazione, accordi di sublocazione e cessioni /li /ulpGestione Progetti /pulliGuidare la transizione fluida di singoli immobili nel portafoglio di gestione, garantendo continuità del servizio e soddisfazione del cliente /liliGestire le attività di progetto durante le fasi di allestimento: interfacciarsi con i team, organizzare gli orari di lavoro e garantire un’erogazione di qualità /liliFormare e guidare tutti i team di progetto (subappaltatori, tecnici di manutenzione e tecnici di messa in servizio) attraverso i cicli completi dei progetti /liliSupportare la valutazione e pianificazione degli spazi, incluso l’aggiornamento delle planimetrie in collaborazione con i partner architetti del cliente /li /ulpProcurement e Gestione Fornitori /pulliCollaborare con i team specialistici interni per garantire che tutte le forniture e i servizi immobiliari siano approvvigionati in linea con il programma di procurement JLL, bilanciando qualità ed efficacia dei costi /liliIdentificare e implementare misure di risparmio sui costi nelle operazioni JLL, nei servizi per i clienti e nelle relazioni con i fornitori, concentrandosi sui miglioramenti dell'efficienza e sui metodi innovativi di erogazione dei servizi /li /ulpGestione Persone e Team /pulliGestire un team di Coordinatori Facilities ed Eventi/personale dell’edificio, inclusa allocazione delle risorse, delega del carico di lavoro e garanzia di adesione alle best practice /liliAmministrazione generale del dipartimento (ferie, formazione, valutazioni delle prestazioni, ecc.) /li /ulpDati, Reporting e Amministrazione /pulliAssumersi la responsabilità dell'integrità dei dati all'interno della regione assegnata, garantendo accuratezza e completezza di tutte le informazioni relative agli immobili /liliGestire tutta la corrispondenza di routine, utilizzando e migliorando documenti e template standard secondo necessità /liliRispettare tutti i KPI e gli SLA contrattuali definiti nel contratto /li /ulh3Cosa cerchiamo /h3pRequisiti Essenziali /pulliMinimo 5 anni di esperienza nella gestione immobiliare commerciale e/o nel Facilities Management con solida comprensione delle pratiche di property management surveying /liliComprovata esperienza nella gestione di occupanti e partner di fornitura /liliCompetenze linguistiche in italiano essenziali; richiesta padronanza dell’inglese /liliPatente di guida europea valida /liliEccellenti capacità di comunicazione verbale e scritta, con capacità di presentare a stakeholder senior /liliEsperienza in Project Management /liliConoscenza delle pratiche di sostenibilità nel property e facilities management /liliCapacità di mobilizzarsi rapidamente e supportare l’onboarding urgente di asset in Italia /li /ulpPreferenziali /pulliEsperienza approfondita con Yardi Voyager o piattaforme comparabili di property management /liliEsperienza con sistemi finanziari come Oracle o equivalenti /liliFamiliarità con il settore immobiliare industriale europeo e la gestione di portafogli transfrontalieri /liliEsperienza con sistemi CAFM (Corrigo preferibile) /liliDisponibilità a viaggiare /li /ulpCondizioni /pulliLavoro da remoto – con sede ovunque in Italia /liliContratto iniziale di 3 mesi con possibilità di proroga o trasformazione a tempo indeterminato /liliRichiesta disponibilità full time /li /ulh3What this job involves /h3pRole Purpose /ppThis is a newly created, hybrid role blending both Property Management and Facilities Management disciplines — a unique opportunity for an ambitious professional to take the next step in their career by gaining experience across a European industrial portfolio. /ppThe Property Delivery Facilities Manager will serve as the primary point of contact for clients across the assigned portfolio, ensuring seamless delivery of all property and facilities services. The role is measured against contractual KPIs and SLAs and carries full accountability for client and occupier satisfaction across all assigned sites. /ppInitial focus will be on asset onboarding and mobilisation support, transitioning to full operational management responsibilities. /ph3What This Job Involves /h3pPhase 1: Mobilisation to "Go Live Day 1" (Immediate Priorities) /pulliAsset Transition Onboarding: /liliConduct joint inspections of each asset and complete inspection reports /liliSupport information requests from incumbent managers on operational matters /liliAdvise Property Management of transition requirements /liliSupport supplier onboarding and temporary arrangements to deliver services where required /liliSupport preparation for vacant unit management /liliConduct discovery on utilities to understand what is currently in place /liliSupport service contract setup /liliUnderstand services to be delivered for each asset /liliSupport PM transitions plan /liliImmediate Operational Setup: /liliUndertake all required meter readings /liliCommence delivery of scope of services /liliSupport implementation of a CAFM system (Corrigo) /liliServe as first point of contact with occupiers and suppliers (aligned to Corrigo solution) /liliSupport oversight of planned works / connect with in-country building consultancy team /liliBegin immediate relationship building with occupiers /liliSupport coordination with planned works (not reactive) /li /ulpPhase 2: Ongoing Operational Management /ppClient Occupier Management /pulliServe as the primary point of contact for clients, managing all property and facilities-related matters within delegated authority and in line with business plans and client instructions /liliLead regular communications with occupiers, providing expert advice and guidance on the day-to-day operations of buildings /liliDemonstrate an in-depth understanding of occupiers’ lease terms,
focusing on estate management implications and the client’s service provision obligations /liliHold regular meetings with landlords, ensuring lease obligations are being met (e.g. external maintenance, central plant management) /liliLiaise with the site leadership team (Country Manager, HR, Finance, Legal, IT) as required /liliConduct quarterly asset visits /liliPrepare and distribute Quarterly / Annual Business Review (QBR/ABR) materials to the client's satisfaction /li /ulpProperty Facilities Operations /pulliEnsure efficient and cost-effective delivery of reactive maintenance and day-to-day services, optimising property and facilities performance /liliOversee and follow up on all technical maintenance for installations (AC/heating, fire suppression, electrical, HVAC, landscaping, etc.) /liliConduct site inspections covering daily cleaning, HVAC, and landscaping as part of the Facilities team /liliProactively monitor and manage vacant/void properties in accordance with management contracts and industry best practices /liliEnsure that contracted resources deliver work to meet duration and quality targets, addressing underperformance issues /liliEstablish and operate information systems for effective scheduling and recording of contract work /liliServe as point of contact for security/alarm response and emergency procedures /liliOrganise fire evacuation and first aid training for employees /liliUpdate and maintain official safety documents; liaise with government authorities as required /li /ulpFinancial Management /pulliOversee financial management of properties, including preparation and monitoring of service charge budgets, quarterly variance reporting and service charge reconciliation, adhering to agreed accounting practices /liliManage and authorise purchase orders and invoices through the client's Yardi Voyager system in accordance with agreed limits and financial protocols /liliProcess and control invoices and work orders; open and monitor budgets in financial systems; prepare and update forecasts /liliNegotiate, renegotiate and maintain contracts with vendors to ensure cost-effectiveness /liliPlan and budget internal fit-out works and technical installations /liliPurchase furniture and organise internal departmental office/space moves as required /li /ulpHealth, Safety Compliance /pulliDevelop and maintain high-quality health and safety arrangements, collaborating with key client stakeholders and third parties to ensure compliance with service contracts and industry standards /liliLead the review and resolution of risks identified in independent Risk Assessments, overseeing JLL's audit process and Site Compliance inspections /liliManage the submission of insurance claims related to on-site incidents, coordinating with insurers and loss adjusters as needed /liliDemonstrate a strong understanding of landlord tenant repair and maintenance obligations /liliDemonstrate a strong understanding of tenant applications for Licence to Alter agreements, sub-let agreements and assignments /li /ulpProject Management /pulliLead the seamless transition of individual properties into the management portfolio, ensuring continuity of service and client satisfaction /liliManage project activities during built-out phases: liaise with teams, organise work schedules and ensure quality delivery /liliCoach and guide all project teams (subcontractors, maintenance engineers and commissioning engineers) throughout full project lifecycles /liliSupport space evaluation and planning, including updating floor plans in partnership with client architect partners /li /ulpProcurement Supplier Management /pulliCollaborate with internal specialist teams to ensure all property supplies and services are procured in line with JLL's procurement programme, balancing quality and cost-effectiveness /liliIdentify and implement cost-saving measures across JLL operations, client services and supplier relationships, focusing on efficiency improvements and innovative service delivery methods /li /ulpPeople Team Management /pulliManage a team of Facilities and Events Coordinators/building staff, including allocating resources, delegating workload and ensuring adherence to best practices /liliConduct general administration of the department (holidays, training, performance reviews, etc.) /li /ulpData, Reporting Administration /pulliTake responsibility for data integrity within the assigned region, ensuring accuracy and completeness of all property-related information /liliManage all routine correspondence, utilising and improving standard documents and templates as appropriate /liliMeet all contractual KPIs and SLAs defined within the contract /li /ulh3What We're Looking For /h3pEssential /pulliMinimum of 5 years' experience in commercial property management and/or Facilities Management with a solid understanding of property management surveying practices /liliProven track record in occupier and supply partner management /liliLanguage capabilities in Italian essential; English proficiency required /liliValid European driving licence /liliExcellent verbal and written communication skills, with the ability to present to senior stakeholders /liliProject Management experience /liliKnowledge of sustainability practices in property and facilities management /liliAbility to mobilise quickly and support urgent asset onboarding in Italy /li /ulpPreferred /pulliExtensive experience with Yardi Voyager or comparable property management platforms /liliExperience with financial systems such as Oracle or equivalent /liliFamiliarity with European industrial real estate and cross-border portfolio management /liliExperience with CAFM systems (Corrigo preferred) /liliAvailability to travel /li /ulpConditions /pulliRemote work – located anywhere in Italy /lili3-month initial contract with possibility to extend or become permanent /liliFull-time availability required /li /ulh3Estimated compensation for this position /h3p40.900 – 48.000 EUR per year /ppEstimated compensation for this position: 40,900.00 – 48,000.00 EUR per year /ph3Location /h3pRemote –Milano, ITA, ROME, ITA /ph3Company Culture /h3pJones Lang LaSalle ("JLL") is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities. If you need a reasonable accommodation because of a disability for any part of the employment process, including the online application and/or overall selection process, you may email us at This email is only to request an accommodation. Please direct any other general recruiting inquiries to our Contact Us page. /p #J-18808-Ljbffr