Junior Site Administration & Operations Coordinator
Pubblicato il 11-10-2026 - Società riconosciuta in Piemonte
Description – Junior Site Administration & Operations Coordinator
Scopo del ruolo
La figura supporterà la gestione quotidiana delle attività amministrative e operative di sito, contribuendo a garantire correttezza documentale, tracciabilità delle informazioni, supporto ai fornitori e subappaltatori e continuità dei processi interni.
Il ruolo è pensato come posizione junior, con progressiva acquisizione di autonomia, mantenendo il coordinamento e la responsabilità complessiva delle attività in capo alla figura senior di riferimento.
Principali responsabilità
- Supportare la gestione della documentazione HSE relativa a personale, fornitori e subappaltatori, verificando completezza, scadenze e aggiornamenti.
- Gestire e aggiornare tracker, file condivisi, registri e repository documentali relativi alle attività di sito.
- Supportare le procedure di accesso al sito per dipendenti, fornitori, visitatori e personale esterno.
- Raccogliere, archiviare e verificare documentazione quali attestati formativi, DPI, idoneità, documenti di accesso e altri requisiti amministrativi richiesti.
- Supportare il monitoraggio delle scadenze documentali e sollecitare tempestivamente gli aggiornamenti necessari.
- Gestire attività amministrative legate a ordini di acquisto, richieste di materiale, servizi e forniture.
- Supportare la raccolta di offerte, il confronto tra fornitori e la preparazione della documentazione necessaria agli acquisti.
- Collaborare nella pianificazione e nel coordinamento amministrativo delle attività affidate a società esterne e subappaltatori.
- Supportare il controllo delle presenze di personale esterno e delle relative registrazioni.
- Predisporre e aggiornare report periodici destinati al management interno e al cliente.
- Supportare il controllo di budget, costi, ordini e fatture, segnalando eventuali incongruenze o informazioni mancanti.
- Gestire richieste amministrative relative a movimentazione materiali, accessi, permessi e documentazione di supporto alle attività tecniche.
- Mantenere aggiornati archivi e cartelle condivise, garantendo ordine, reperibilità e corretto accesso dei documenti.
- Collaborare con team interni, cliente, fornitori e subappaltatori per facilitare il flusso delle informazioni e la risoluzione delle problematiche amministrative.
- Supportare la preparazione documentale per audit interni, audit cliente e verifiche HSE.
- Contribuire alla standardizzazione e al miglioramento continuo dei processi amministrativi e documentali di sito.
- Supportare la figura senior nelle attività quotidiane, assumendo progressivamente autonomia sulle attività ricorrenti e di routine.
Competenze richieste
- Buona capacità organizzativa e attenzione al dettaglio.
- Precisione nella gestione di documenti, scadenze e dati.
- Capacità di lavorare su più attività contemporaneamente e di definire le priorità.
- Buone capacità comunicative e relazionali.
- Approccio proattivo e orientato alla soluzione dei problemi.
- Buona conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel, Outlook, Teams e SharePoint.
- Capacità di lavorare in un atmosfera dinamico e a contatto con diverse funzioni aziendali e fornitori esterni.
- Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata.
Requisiti preferenziali
- Diploma o laurea in ambito amministrativo, economico, gestionale o equivalente.
- Precedente esperienza, anche breve, in attività amministrative, procurement, HSE administration, facility management, project administration o supporto operativo.
- Familiarità con processi di gestione fornitori, ordini, documentazione HSE o attività su siti industriali/logistici.
- Conoscenza di strumenti ERP, sistemi di procurement o piattaforme documentali.
Sede di lavoro: Trecate (NO)
Range di RAL: €26.000-27000€
CCNL: Metalmeccanico Industria
Annuncio valido fino a: 31-Dec-2026