Management Assistant

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Principali responsabilità

• Organizzare e gestire agende e appuntamenti degli Amministratori Delegati e del Management Team;
• Coordinarsi con le segreterie direzionali dei gruppi Boluda (Valencia) e MSC (Ginevra) per le attività istituzionali;
• Organizzare l’accoglienza degli ospiti;
• Contribuire a migliorare l’efficacia delle riunioni del Management Team, curando il coordinamento delle partecipazioni, la raccolta delle presentazioni, la redazione dei verbali e il monitoraggio delle azioni concordate e delle relative scadenze;
• Curare la preparazione di presentazioni aziendali, report, verbali e corrispondenza del Top Management, nonché supportare le attività di gestione del brand aziendale e dei gadget;
• Gestire in autonomia gli eventi aziendali, quali convention, workshop ed eventi istituzionali, gestendo i rapporti con fornitori, location, agenzie e partner coordinando tutti gli aspetti logistici e operativi, inclusi catering, allestimenti, materiali, trasferimenti e ospitalità;
• Custodire la documentazione aziendale e la corrispondenza istituzionale,



compresa la casella di posta elettronica certificata (PEC), assicurando ordine, aggiornamento e reperibilità delle informazioni;
• Assicurare il coordinamento dei flussi informativi con le segreterie delle società controllate;
• Supportare il Top Management la gestione delle trasferte, delle note spese e delle attività amministrative connesse, in coordinamento con le funzioni competenti, avvalendosi della collaborazione di una risorsa attualmente dedicata alle attività di reception e al centralino;
• Gestire le comunicazioni e le informazioni riservate con la massima discrezione, professionalità e attenzione alle gerarchie e alle procedure aziendali;
• Intraprendere iniziative e soluzioni volte al miglioramento dei servizi interni, in collaborazione con le funzioni aziendali.

Requisiti richiesti

• Laurea in discipline umanistiche, linguistiche o equivalenti;
• Esperienza di almeno 5 anni in ruoli di Managem

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