Executive assistant
Pubblicato il 12-10-2026 - Adecco Italia in Milano
Luogo di lavoro: Milano
Profilo
Adecco Lifescience, divisione specializzata del gruppo Adecco, ricerca, per conto di un'rilevante realtà operante nel settore farmaceutico un/una:
Executive assistant
Responsabilità
La risorsa gestirà in linea diretta una figura attualmente impiegata come Office Assistant e addetta alla reception.
Si occuperà di:
Accoglienza di clienti e visitatori e ricezione delle chiamate in entrata.
Coordinamento e prenotazione delle sale riunioni.
Gestione delle forniture per ufficio, dell'inventario e degli ordini ai fornitori.
Organizzazione e mantenimento delle aree comuni e smistamento della posta.
Pianificazione delle trasferte aziendali e coordinamento di catering/eventi aziendali.
Gestione di note spese, fatture e supporto amministrativo generale.
Archiviazione e gestione della documentazione, in conformità con le procedure aziendali.
Coordinamento dell'onboarding dei nuovi assunti (preparazione del materiale e delle postazioni di lavoro).
Gestione degli accessi e della sicurezza dell'ufficio (badge, visitatori).
Predisposizione di report periodici sulle attività amministrative e sui relativi costi.
Collaborazione con HR e altri dipartimenti per attività operative ed eventi interni.
Coordinamento degli interventi dell'IT di base e delle richieste hardware/software.
Calcolo e gestione dei buoni pasto.
Supporto ai dipendenti nella gestione delle note spese tramite Concur.
Supporto ai dipendenti nell'utilizzo del sistema di prenotazione viaggi Egencia.
Gestione del parco auto destinato ai dipendenti.
Skill e Professionalità
Requisiti:
Diploma di scuola superiore o titolo equivalente.
Diploma/certificazione in segreteria o amministrazione considerato un plus.
Esperienza pregressa come receptionist, assistente personale o in ruoli di amministrazione d'ufficio.
Buona conoscenza della lingua inglese; altre lingue costituiscono un plus.
Buona conoscenza del pacchetto Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) e di Internet.
Informazioni retributi