Executive assistant

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Luogo di lavoro: Milano

È pronto/a a candidarsi? Si assicuri di aver compreso tutte le responsabilità e i compiti associati a questo ruolo prima di procedere.
Profilo
Adecco Lifescience, divisione specializzata del gruppo Adecco, ricerca, per conto di un'rilevante realtà operante nel settore farmaceutico un/una:

Executive assistant
Responsabilità
La risorsa gestirà in linea diretta una figura attualmente impiegata come Office Assistant e addetta alla reception.

Si occuperà di:

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- Accoglienza di clienti e visitatori e ricezione delle chiamate in entrata.
- Coordinamento e prenotazione delle sale riunioni.
- Gestione delle forniture per ufficio, dell'inventario e degli ordini ai fornitori.
- Organizzazione e mantenimento delle aree comuni e smistamento della posta.
- Pianificazione delle trasferte aziendali e coordinamento di catering/eventi aziendali.
- Gestione di note spese, fatture e supporto amministrativo generale.
- Archiviazione e gestione della documentazione, in conformità con le procedure aziendali.




- Coordinamento dell'onboarding dei nuovi assunti (preparazione del materiale e delle postazioni di lavoro).
- Gestione degli accessi e della sicurezza dell'ufficio (badge, visitatori).
- Predisposizione di report periodici sulle attività amministrative e sui relativi costi.
- Collaborazione con HR e altri dipartimenti per attività operative ed eventi interni.
- Coordinamento degli interventi dell'IT di base e delle richieste hardware/software.
- Calcolo e gestione dei buoni pasto.
- Supporto ai dipendenti nella gestione delle note spese tramite Concur.
- Supporto ai dipendenti nell'utilizzo del sistema di prenotazione viaggi Egencia.
- Gestione del parco auto destinato ai dipendenti.

Skill e Professionalità
Requisiti:

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- Diploma di scuola superiore o titolo equivalente.
- Diploma/certificazione in segreteria o amministrazione considerato un plus.
- Esperienza pregressa come receptionist, assistente personale o in ruoli di amministrazione d'ufficio.
- B

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