Personal Assistant/ Secretary

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Job Description Addetto Front Office (Receptionist)

L’addetto al Front Office (Receptionist) rappresenta il primo contatto tra le famiglie, i fornitori ed, in generale, il personale esterno e l'Istituto. Gioca un ruolo essenziale nell'esperienza del cliente e deve pertanto seguire rigide norme aziendali riguardo al proprio comportamento, all'abbigliamento e alle mansioni.

Responsabilità principali
- Accogliere l’utenza che necessita di informazioni o prestazioni, sia in presenza che telefoniche.
- Fornire informazioni a ospiti e clienti;
- Rispondere alle chiamate e alle email;
- Smistare la posta;
- Redigere comunicazioni e lettere;
- Archiviare documentazione;
- Offrire supporto alle segreterie;
- Fornire cartellini identificativi ai visitatori;
- Sorvegliare gli ingressi alla struttura.

Competenze, qualifiche ed esperienza

1. Doti comunicative e relazionali: Trattandosi di un lavoro a stretto contatto con il pubblico e rappresentando il primissimo contatto dei clienti con l'Istituto,



è indispensabile che l'addetto alla reception abbia eccellenti doti relazionali e comunicative. Questo significa essere cordiale, gentile, paziente, disponibile, avere un'educazione impeccabile e vestirsi secondo il codice aziendale.
2. Doti informatiche: Lavorare al front office significa gestire telefonate, email, comunicazioni, prenotazioni, usare calendari, archiviare dati e file, usare fogli di calcolo, usare tool informatici per la creazione di riunioni, conoscere il pacchetto Microsoft Office e altri strumenti informatici. Insomma, bisogna svolgere varie attività su PC, tablet o altri dispositivi in modo protetto e veloce. Per questo è importante avere buone competenze informatiche e un'ottima conoscenza dei principali dispositivi e programmi informatici, magari attestata da una certificazione riconosciuta.
3. Capacità organizzative e multitasking: La persona addetta al front office deve saper gestire efficacemente più compiti contemporaneamente, ad esempio rispondere al tel

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