Customer Exams Specialist (Freelance, Full Remote, Italiano)

Vedi l’offerta su Go Lavoro: golavoro.it/annuncio-lavoro/8f97qy

Chi Siamo

Aladia è protagonista nel settore dell'istruzione a distanza. Come leader dell'EdTech in Italia aiutiamo migliaia di studenti adulti a conseguire il diploma con un metodo smart e flessibile, e offriamo percorsi di recupero anni: nella nostra filosofia nessuno deve essere lasciato indietro.

Siamo un team vivace e in continua espansione. Per noi la tecnologia non è solo uno strumento, ma un elemento che, se utilizzato nel modo giusto, può aiutare tantissime persone a coronare i propri sogni e a crescere nella vita.

Chi stiamo cercando?

Entrerai nel Dipartimento Customer, Team Exams: il team che accompagna ogni studente dall'iscrizione all'esame fino alla collocazione in una sede d'esame, e che ne cura il ritorno l'anno successivo. Siamo il punto di raccordo tra studente, scuola sede d'esame e Aladia, e su date, ammissioni e documenti non lasciamo nulla al caso.

Il ruolo ha un focus principale sugli Esami, ma vive all'interno del Dipartimento Customer: su richiesta del tuo Team Lead, e in particolare nei periodi di maggior carico, darai supporto anche al team di Customer Success, seguendo gli studenti nel loro percorso di studio. Cerchiamo quindi una persona rigorosa sulle pratiche, ma anche capace di ascoltare e accompagnare lo studente.

Il ruolo

Come Customer Exams Specialist gestirai in autonomia le posizioni d'esame degli studenti, tracciate sul nostro CRM (Close):

- Presa in carico: apri la posizione e verifichi indirizzo di studi, annualità e sede di preferenza.
- Istruttoria: individui la sede idonea, verifichi i requisiti di ammissione (idoneità, esami integrativi, cambi di indirizzo) e chiedi allo studente una conferma inequivocabile.
- Rapporti con le sedi: tutte le comunicazioni passano via mail ufficiale, con studente, sede e Aladia in copia. Solleciti ammissioni e date e presidi le scritture private.
- Scadenze: 30 aprile per le idoneità, 15 giugno per gli integrativi, date dalla sede entro 20 giorni. Nessuna posizione resta ferma oltre la soglia.
- Re-iscrizioni: dopo gli esiti contatti gli studenti con titolo a proseguire e passi il testimone al team Sales per la chiusura.
- Tieni aggiornato lo stato di ogni posizione e prepari il riepilogo settimanale.

Non gestisci pagamenti e non trasmetti documenti al posto dello studente: presidi, orienti e tracci.

Supporto al Customer Success (su richiesta)

Oltre alle posizioni d'esame, quando richiesto affiancherai il team Customer Success, che segue lo studente durante tutto l'anno. In queste attività:

- Assistenza agli studenti: rispondi alle richieste via mail e telefono (accesso alla piattaforma,



calendario delle lezioni, materiali, informazioni sul percorso) e le risolvi o le smisti al team competente.
- Onboarding: accogli i nuovi iscritti, spieghi come funzionano piattaforma, lezioni e percorso d'esame, e verifichi che abbiano tutto il necessario per partire.
- Monitoraggio della frequenza: controlli presenza alle lezioni e avanzamento, e contatti in modo proattivo gli studenti poco attivi o a rischio abbandono per capire cosa li blocca e rimetterli in carreggiata.
- Check-in periodici: fai il punto con gli studenti sull'andamento del percorso e sulla preparazione all'esame, raccogliendo feedback utili a migliorare il servizio.
- Escalation: riconosci i casi delicati (reclami, situazioni personali complesse, richieste amministrative) e li passi tempestivamente a chi di competenza, senza lasciare lo studente senza risposta.
- Tracciamento: registri ogni contatto e il relativo esito sul CRM (Close), così che chiunque nel dipartimento abbia un quadro aggiornato dello studente.

Le priorità tra Exams e Customer Success vengono definite settimanalmente con il tuo Team Lead: le scadenze d'esame restano sempre il primo presidio.

Con chi collaborerai?

- Il tuo Team Lead e l'Head of Department Customer, per priorità e allineamenti settimanali, inclusa la ripartizione del tempo tra Exams e Customer Success.
- Customer Success: sia per frequenza e situazione dello studente, sia operando direttamente al loro fianco quando richiesto.
- Sales, solo per le re-iscrizioni.
- Le segreterie delle scuole sede d'esame, ogni giorno via mail e PEC.
- Lavoriamo full remote: Google Workspace, Meet, Close e ClickUp.

Potresti essere la persona giusta se...

Ti senti a tuo agio tra norme, scadenze e pratiche. Sai leggere una circolare ministeriale e tradurla in un'azione concreta, sei preciso/a fino alla virgola e sai essere fermo/a ma cortese con una segreteria che non risponde. Ti piace vedere una coda di pratiche che si svuota.

Allo stesso tempo hai empatia e pazienza con le persone: sai spiegare con parole semplici un passaggio burocratico a uno studente adulto che lavora, ha una famiglia o torna a studiare dopo anni, e sai motivarlo quando perde il ritmo.



Passi senza difficoltà da una pratica d'esame a una telefonata con uno studente.

Must-have

- Laurea (anche triennale) in Giurisprudenza, Scienze Politiche, Scienze dell'Amministrazione, Scienze dei Servizi Giuridici o affine.
- Conoscenze giuridico-amministrative: ordinamento scolastico, esami da candidato privatista (idoneità, integrativi, esame di Stato), valore legale di PEC e comunicazioni ufficiali, nozioni di base sulle scritture private.
- Ottima scrittura formale in italiano: mail istituzionali chiare, complete e tracciabili.
- Attenzione al dettaglio e gestione di molte pratiche in parallelo, rispettando le scadenze.
- PC personale e connessione stabile.
- Disponibilità a presidiare la casella ogni giorno lavorativo.
- Doti relazionali e ottima comunicazione, scritta e orale, anche al telefono: tono cortese, chiaro e orientato alla soluzione con gli studenti.
- Flessibilità nel passare dalle attività Exams a quelle di Customer Success in base alle priorità del team.

Better-have

- Esperienza in ruoli di customer care, customer success o tutoraggio, meglio se in ambito formazione o EdTech.
- Esperienza in segreteria didattica o in una scuola paritaria secondaria di secondo grado.
- Uso di un CRM (Close in particolare), di ClickUp e di Google Workspace.
- Esperienza in studi legali, CAF o pubblica amministrazione.
- Profilo Upwork attivo o Partita IVA.

Cosa offriamo

- Formula contrattuale: collaborazione freelance, con Partita IVA o tramite Upwork.
- Retribuzione: 15,00 €/h, oppure 15,00 $/h tramite Upwork.
- Organizzazione: lavoro full remote per obiettivi, con disponibilità oraria settimanale concordata e organizzazione autonoma della giornata.
- Strumenti: si lavora con il proprio PC. Ti diamo gli accessi a Close, ClickUp e Google Workspace aziendale.
- Un contesto dinamico e in crescita, con una collaborazione continuativa e meritocratica.

Chiediamo di indicare in fase di candidatura la propria disponibilità oraria settimanale.

Videointervista di presentazione

Ti chiediamo inoltre di svolgere una breve videointervista di presentazione (circa 10 minuti): è un passaggio importante della candidatura. Puoi registrarla a questo link: https://interview.aladia.it/fxa70bsqq

Se il link non risulta cliccabile, copialo e incollalo nella barra degli indirizzi del tuo browser: https://interview.aladia.it/fxa70bsqq

By submitting this application, I agree that my personal data will be collected, processed, and retained by the company solely for the purposes of managing and assessing my candidacy.

Notice: This is a remote position based in Italy.

Vedi l’offerta su Go Lavoro: golavoro.it/annuncio-lavoro/8f97qy