Assistente back office
Pubblicato il 15-10-2026 - QUO MILANO in Milano
BackOffice & Operations Assistant - FULL TIME
QUO Milano è uno spazio multifunzionale nel cuore di Milano che unisce un ostello, un bar, alloggi per studenti internazionali e una location per eventi privati.
La nostra missione è semplice: creare connessioni tra persone, in un ambiente internazionale, dinamico e inclusivo, dove viaggiatori, studenti e persone del quartiere possano incontrarsi, condividere esperienze e sentirsi parte di una comunità.
Cerchiamo persone che si riconoscano in questa filosofia, capaci di adattarsi a un atmosfera in continua evoluzione, collaborare con il team e affrontare ogni attività con responsabilità e spirito di iniziativa.
- Si riporta a:
L’assistente di Back Office & Operations riporta al Back Office & Operations Manager.
- Il ruolo:
Cerchiamo un/a Back Office & Operations Assistant che affianchi direttamente il Responsabile Back Office e Operazioni nella gestione quotidiana delle attività amministrative, finanziarie e operative di QUO Milano.
Si tratta di un ruolo trasversale, che coinvolge tutte le nostre attività: ostello, bar, alloggi per studenti e spazi per eventi.
La persona selezionata contribuirà al corretto funzionamento dell'azienda, supportando il Responsabile nelle diverse esigenze quotidiane, collaborando con i reparti e intervenendo nella risoluzione di problematiche operative.
Cerchiamo una persona versatile, organizzata e reattiva, capace di gestire più attività contemporaneamente, adattarsi rapidamente alle priorità e lavorare con autonomia, precisione e spirito pratico, anche nei momenti di maggiore pressione.
- Principale Responsabilità:
Supporto operativo e organizzativo
- Affiancare il Responsabile nella gestione quotidiana delle attività aziendali, offrendo supporto operativo ai diversi reparti.
- Monitorare le attività assegnate, gestire le priorità e contribuire alla risoluzione di problemi e imprevisti.
- Collaborare al rispetto delle procedure interne e al miglioramento dell'organizzazione dei processi aziendali.
Gestione amministrativa e finanziaria
- Supportare il controllo dei pagamenti, degli incassi e delle transazioni attraverso i sistemi aziendali.
- Compilare, aggiornare e verificare report finanziari e amministrativi, utilizzando Excel e software gestionali.
- Collaborare all'organizzazione e all'archiviazione della documentazione amministrativa e contabile.
Acquisti e fornitori
- Gestire ordini di acquisto, controllo delle scorte e ricezione dei materiali.
- Mantenere i contatti con i fornitori, richiedere preventivi e seguire le attività correlate fino alla loro conclusione.
Gestione del personale e alloggi per studenti
- Supportare il Responsabile nelle attività amministrative e organizzative relative al personale, alla formazione e alle procedure interne.
- Collaborare alla gestione degli alloggi per studenti internazionali, dalla selezione dei candidati alla preparazione dei contratti, fino al monitoraggio dei pagamenti e degli interventi di manutenzione.
- Il profilo che cerchiamo
Il/La candidato/a ideale dovrà avere le seguenti competenze professionali e caratteristiche Competenze professionali
- Buona conoscenza di Microsoft Office, in particolare Excel, per la gestione, il controllo e l'analisi dei dati.
- Familiarità con software gestionali e strumenti di controllo finanziario.
- Buona conoscenza dell'italiano e dell'inglese, almeno livello B2.
- Capacità organizzative e attenzione ai dettagli, soprattutto nella gestione di dati finanziari e documentazione amministrativa.
- Percorso di studi in ambito economico o amministrativo e precedenti esperienze in ruoli di supporto amministrativo,
finanziario o operativo.
Caratteristiche personali
- Agilità e capacità di adattamento: saper reagire rapidamente ai cambiamenti e gestire diverse priorità.
- Capacità di risolvere problemi: individuare soluzioni concrete, prendere iniziativa e affrontare gli imprevisti con spirito pratico.
- Gestione della pressione: mantenere lucidità, precisione e organizzazione anche nei momenti più intensi.
- Proattività e autonomia: anticipare le necessità, assumersi la responsabilità delle attività assegnate e portarle a termine.
- Collaborazione e comunicazione: lavorare efficacemente con persone e reparti diversi, in un ambiente internazionale.
- Affidabilità e voglia di crescere: dimostrare senso di responsabilità, curiosità e disponibilità ad apprendere nuove competenze.
È richiesto il domicilio a Milano o nelle vicinanze.
- Cosa Offriamo
L'opportunità di lavorare a stretto contatto con il Responsabile delle Operazioni, acquisendo una visione completa della gestione di una realtà multifunzionale.
Un ruolo dinamico, con responsabilità diversificate e possibilità di sviluppare progressivamente autonomia e competenze in ambito amministrativo, finanziario e operativo.
Un ambiente di lavoro internazionale, collaborativo e in continua evoluzione, dove iniziativa, capacità di adattamento e lavoro di squadra fanno la differenza.
Contratto di lavoro: FULL TIME (5 giorni settimanale) - 5° livello
Orario di lavoro: lunedì a venerdì dalle 8:30 alle 17:00 (30 min di pausa)
Durata del contratto: 3/6 mesi con scopo di assunzione a tempo indeterminato (valutiamo a seconda del profilo)
Compenso: 1.590€/mese (lordo) + 13ª + 14ª + Buoni pasto
Data di inizio prevista: Novembre 2026
Retribuzione: €1.400,00 - €1.600,00 al mese
Benefit:
- Buoni pasto
Domande di preselezione:
- Domiciliato (a) a Milano?
Esperienza:
- Gestione amministrativa: 1 anno (Preferenziale)
Lingua:
- Inglese (Obbligatorio)
Sede di lavoro: In presenza