Office Assistant
Pubblicato il 15-10-2026 - Ingenium in Roma
DESCRIZIONE La risorsa sarà inserita all’interno dell’organizzazione con il ruolo di Office Assistant / Executive Assistant, con responsabilità di supporto organizzativo e operativo al General Counsel e, più in generale, al Management aziendale.
In particolare, si occuperà di:
- Gestione delle attività di Office Management e supporto organizzativo alle attività aziendali.
- Supporto diretto al CEO, COO e General Counsel nella gestione delle attività quotidiane, degli impegni e delle priorità.
- Gestione delle agende, pianificazione e coordinamento di appuntamenti, call, riunioni, eventi e incontri interni ed esterni.
- Organizzazione e preparazione delle riunioni aziendali, inclusa la predisposizione di documentazione, presentazioni e materiali necessari.
- Organizzazione e gestione delle trasferte di lavoro del Management, inclusa la prenotazione e il coordinamento di voli, treni, hotel e transfer.
- Preparazione, revisione e impaginazione di presentazioni aziendali, report, documenti e materiali destinati a meeting interni ed esterni.
- Supporto alle attività di marketing e comunicazione, inclusa la gestione dei social media, la creazione e l'aggiornamento dei contenuti, il mantenimento dei contenuti del sito web, le presentazioni corporate e le attività promozionali.
- Gestione dei rapporti con i fornitori di servizi generali necessari al funzionamento dell'ufficio.
- Coordinamento dell'organizzazione dell'ufficio, degli approvvigionamenti e dei materiali di consumo.
- Supervisione dei servizi esterni relativi alla pulizia, manutenzione e organizzazione degli spazi di lavoro, al fine di garantire un ambiente ordinato, snello e funzionale.
- Gestione e organizzazione delle sale riunioni, delle visite e degli incontri con clienti,
consulenti, partner e altri interlocutori esterni.
- Gestione e smistamento della corrispondenza e delle comunicazioni generali.
- Gestione e aggiornamento della rubrica aziendale e dei contatti professionali.
- Supporto al coordinamento delle attività tra Management, team aziendali e interlocutori esterni.
- Collaborazione con i diversi membri del team nella gestione di progetti, iniziative e attività speciali.
- Gestione della documentazione e delle informazioni aziendali con un elevato livello di riservatezza e discrezione.
- Supporto alle ulteriori esigenze organizzative e operative necessarie a garantire il corretto ed efficiente funzionamento dell'ufficio.
- Riporto diretto al General Counsel.
PROFILO DESIDERATO
- Laurea o titolo di studio equivalente.
- Esperienza pregressa, anche breve, in ruoli di Office Assistant, Executive Assistant, Personal Assistant o posizioni analoghe.
- Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Outlook, Word, Excel e PowerPoint.
- Ottima capacità di gestione di agende, appuntamenti, meeting, trasferte e priorità.
- Italiano madrelingua o conoscenza equivalente.
- Requisito imprescindibile: ottima conoscenza della lingua spagnola, scritta e parlata.
- Requisito imprescindibile: ottima conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata.
- La conoscenza della lingua tedesca costituisce un plus.
- Ottime capacità organizzative e di pianificazione.
- Capacità di gestire contemporaneamente più attività, interlocutori e scadenze.
- Precisione, affidabilità e forte attenzione ai dettagli.
- Elevato livello di riservatezza e discrezione, considerata la natura delle informazioni gestite.
- Ottime capacità relazionali e comunicative, anche nell’interazione con interlocutori senior ed esterni all’azienda.
- Proattività, autonomia e capacità di problem solving.
- Flessibilità e capacità di adattarsi rapidamente alle priorità aziendali.
- Ottime presentation skills e particolare attenzione alla qualità formale di presentazioni e documenti.
CONDIZIONI PRINCIPALI
- Contratto: Tempo pieno.
- Sede di lavoro: Roma.
- Data di inserimento: da definire.
- Benefit: Buoni pasto.
ABOUT INGENIUM Ingenium è un’azienda specializzata nello sviluppo e finanziamento di progetti nel settore della Transizione Energetica, con oltre 15 anni di esperienza.
Il Gruppo Ingenium opera prevalentemente in Italia e Spagna e Germania e dispone di un portfolio di oltre 2500 MW di progetti attualmente in sviluppo o in gestione.
In continua e sostenibile crescita, Ingenium opera attraverso un team internazionale attivo in Italia, Spagna e altri mercati.
Modifiche principali: ho tolto completamente il taglio amministrativo-contabile e reso il ruolo più chiaramente executive, con particolare peso su agenda, meeting, organizzazione, viaggi, presentazioni, follow-up e rapporto con interlocutori esterni. Inoltre, inglese e spagnolo sono esplicitamente requisiti imprescindibili, mentre il tedesco è valorizzato come plus.