Assistente di Segreteria

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Line of Service
Internal Firm Services
Industry/Sector
Not Applicable
Specialism
IFS - Internal Firm Services - Other
Management Level
Administrative
Job Description & Summary

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Assistente di Segreteria

Attività principali

· Gestione dell’agenda e delle riunioni: organizzazione efficiente dell’agenda e meeting in presenza o da remoto, con una gestione ottimale del tempo e un coordinamento tempestivo delle attività logistiche, per garantire fluidità operativa e massima efficacia.
· Gestione delle priorità e delle attività: supporto nella gestione delle attività giornaliere, anticipando le esigenze e assicurando il rispetto di scadenze e priorità.
· Pianificazione ed organizzazione dei viaggi: analisi e valutazione delle migliori soluzioni disponibili (voli, hotel, trasferimenti), verifica della documentazione necessaria per trasferte extra-UE e monitoraggio della validità dei documenti di viaggio.
· Gestione delle relazioni:



collaborazione con stakeholder facenti parte del network e gestione delle relazioni con interlocutori esterni, con attenzione alla qualità delle interazioni e alla costruzione di rapporti professionali efficaci.
· Organizzazione di eventi: organizzazione e supporto nella gestione di eventi, con particolare attenzione ai dettagli sia nella pianificazione logistica che negli aspetti organizzativi ed amministrativi, per garantire un'esecuzione efficace e in linea con gli standard richiesti.
· Comunicazione e corrispondenza: gestione e revisione di email, documenti e comunicazioni con riservatezza, precisione e professionalità.
· Gestione Note Spese: gestione delle spese mensili legate all’attività professionale del management, garantendo un monitoraggio accurato e una rendicontazione tempestivo in conformità alle policy aziendali.
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Profilo ricercato
· Diploma o Laurea
· Buona conoscenza del pacchetto Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
· Conoscenza fluente della lingua

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